//

نرم افزار اتوماسیون اداری ، نرم افزار آرشیو ، نرم افزار مدیریت مستندات ، نرم افزار دبیرخانه ، بهترین نرم افزار دبیرخانه ، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون چیست

اتوماسیون هنر ضبط، پردازش و کنترل اطلاعات به صورت خودکار از طریق دستگاه های مکانیکی و الکترونیکی است. البته برخی از محققان معتقد هستند اتوماسیون بیش از مکانیزاسیون است چون از نظر انها اتوماسیون یک فرایند مستقل است که در آن کارکنان با حداقل تلاش های انسانی تکمیل می شوند. فرایندی است که تنظیم شده و جریان مداوم اطلاعات بدون دخالت انسان است.

انجام کارها به صورت خودکار

انجام کار با اتوماسیون به صورت خودکار است بنابراین خودکار بودن نه تنها اجازه می دهد وضعیت هر مورد خاص را مشاهده کرد بلکه اجازه می دهد که چشم اندازی از کل وضعیت کارها را دید. به عبارتی می توان پیگیری کرد که چه تعداد درخواست بوده است چه تعداد آن تایید شده و یا چه تعداد از آن رد شده است و چقدر برای هر وظیفه زمان صرف شده و کدام یک طولانی تر بوده است. می توان گزارش کلی از آنها تهیه کرد و از سوی دیگر سلسله مراتب نیز در آن شفاف است.

خودکارسازی اطلاعات کارآمد و دقیق

خودکار سازی اطلاعات کارآمد و دقیق از طریق استفاده از وسایل الکترونیکی رایانه ها را تسهیل و ضبط، پردازش و ارائه اطلاعات را تضمین می کند. حجم کار کاهش می باید اگر هم حجم کار بالا باشد کارها بهتر و در زمان کمتر انجام می شود. تولید را افزایش می دهد و در کل سازمان شاهد افزایش بهره وری و کارایی خواهد بود. سازمان هایی که دارای اتوماسیون هستند کارها به درستی انجام می شود و چون همه چیز مکانیزه شده است از این رو بر شهرت آن سازمان و شرکت می افزاید.

مزایای اتوماسیون

همانطور که پیش از این نیز بارها گفته شده است این سیستم دارای مزایای زیادی برای انجام کارها دارد. به صورت قابل ملاحظه‎ای از مکاتبات کاغذی در سازمان را حذف می کند. تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار قابل انجام است. استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری ممکن می شود. ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ آسان، برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه، به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک از دیگر مزایای این سیستم است.

مدیریت متمرکز در اتوماسیون

مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد، پایش فعالیت های سازمان و تولید گزارش های متنوع مدیریتی را شامل می شود. مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان، ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار از دیگر مزایای این سیستم است. از سوی دیگر مشتریان در هر لحظه می توانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع شوند. مشتریان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن خواهند بود. پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع، تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها، صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست از دیگر مزیت های اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون فرایندی تنظیم شده بدون دخالت انسانی
مطالعه اين مطلب را به ديگران پيشنهاد بدهيد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *