سامانه سیستم جلسات

برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دهد ، هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان ، تهیه مکان و وسائل پذیرایی ، پیگیری وضعیت مصوبات و… همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای سرپرستان و مدیران سازمان ها هستند.

لذا استفاده از یک سیستم نرم افزاری که به صورت کاملا کاربردی ، تمامی مراحل یک جلسه ، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد ، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات ، با نگاهی کاربردی ، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه ، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.


فرم ،فرآیند و گزارش های سامانه جلسات :
  • پیشنهاد درخواست دستور جلسه
  • شرح وظایف
  • مشخصات اعضای کمیته
  • تشکیل کمیته
  • درخواست جلسه
  • صورتجلسه
  • درخواست خدمات
  • روابط عمومی
  • مصوبات
  • اقدام کنندگان
امکانات و مزایای سیستم:
  • امکان تعریف کارگروه و گروه های تخصصی ذیل کارگروه
  • امکان تعیین دبیر ، رئیس و اعضای هر کارگروه و گروه تخصصی به تفکیک
  • امکان تعریف شرح وظایف برای هر کارگروه و گروه تخصصی
  • امکان تعریف جلسات متعدد
  • تعریف دستور جلسه به تفکیک برای هر کارگروه و یا گروه تخصصی
  • ارسال دستور جلسه برای دبیر
  • امکان نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهنده دستور جلسه
  • اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
  • امکان چک کردن تقویم کاری اعضا و نمایش تداخلات زمانی
  • امکان چک کردن تقویم سالن برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخلات زمانی
  • تولید و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای اعضا
  • امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
  • تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
  • ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
  • ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
  • ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
  • امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
  • امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
  • ایجاد لیست پیگیری های اقدامات مصوب شده در جلسات
  • ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات

فرم های مربوط به سامانه جلسات