//

چرا استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر «ابر» مهم است؟

اتوماسیون اداری” به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و ارتباطات شبکه اشاره دارد که برای ساده سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن و … به کار می رود و اهداف و وظایف آن نیز شامل ایجاد، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات و اطلاعات و … به صورت دیجیتالی است. به عبارتی سیستم اتوماسیون اداری پیشرفت در بهره وری و آسان کردن کارهای پیچیده را به ارمغان می آورد و از این رو کسب و کارها می توانند از این طریق به سود و بهره وری دست یابند.

صرفه جویی در زمان، پول و بهینه سازی کارها

همانطور که همه می دانند راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ها برای صرفه جویی در زمان و پول و بهینه سازی در کارها است ، چرا که ذخیره داده ها ، اطلاعات و اسناد مهم و محرمانه متنی و عکسی به راحتی در سیستم اتوماسیون ادرای صورت می گیرد و حتی قابل ادیت و ویرایش در اسناد، متن ها و تصاویر و … است. انواع مختلفی از برنامه های پردازش های متن و تصاویر نیز بر روی دستکتاپ ها قرار دارد و حتی برنامه های اختصاصی برای ویرایش صفحات با حجم بسیار بالا و گسترده و همچنین تصاویر وجود دارد . مدیریت داده ها یکی دیگر از اجزای مهم سیستم اتوماسیون اداری است و مهمترین مزیت استراتژیکی آن نیز ساده کردن مدیریت داده و اطلاعات و ذخیره سازی آنها است. تبادل داده ها و اطلاعات ذخیره شده جز مهم دیگری از سیستم اتوماسیون اداری است. امکان تبادل داده را با دیگر اعضای سازمان میسر و آسان می کند، چرا که همه از طریق شبکه به هم متصل هستند و در عرض چند ثانیه داده ها و اطلاعات ذخیره و تبادل می شود.

کنترل و نظارت با سیستم اتوماسیون اداری

سازمان های بزرگ می توانند از طریق سیستم اتوماسیون اداری به فعالیت ها، پروژه ها و دیگر کارهایی که در یک سازمان انجام می شود کنترل و نظارت داشته باشند. ار سوی دیگر دارای برنامه یادآوری وظایف مدیریت است از این رو از آشفتگی کارها در سازمان ها می کاهد و مهمتر اینکه بهره وری کارکنان را بالا برده و از بروز خطاها می کاهد.

اتوماسیون اداری بر بستر ابر

همانطور که گفته شد با سیستم اتوماسیون اداری داده ها و اطلاعات زیادی از جمله اسناد متنی و تصویری و … ذخیره می شود و در بیشتر موارد که اطلاعات در سازمان زیاد می شود کامپیوترهای رو میزی توانایی ذخیره اطلاعات بالا را ندارند بنابراین به تجهیزات زیاد سخت افزاری ، مکان برای جا دادن سخت افزار ها نیاز است و از سوی دیگر باید هزینه و پول زیادی را هزینه کرد تا توانست دستگاه ها را برای ذخیره بیشتر داده ها تجهیز کرد. از این رو گفته می شود برای صرفه جویی در مکان، زمان و پول بهتر است سازمان ها برای ذخیره سازی اطلاعات خود از سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر « ابر» استفاده کنند.

انعطاف پذیری اتوماسیون اداری بر بستر ابر

به گفته کارشناسان سیستم اتوماسیون مبتنی بر ابر (CLOUD) دارای انعاطف پذیری زیادی است. دیگر نیازی نیست که برای ارتقای سخت افزاری سیستم اتوماسیون ابری هزینه کرد. از سوی دیگر قابلیت تجزیه و تحلیل بالا در محاسبات را دارد . از سوی دیگر یکی از مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر این است که اعضا و مدیران می توانند از هر جا و زمانی که خواستند به اطلاعات و داده های خود دست یابند و کار را با اتصال به اینترنت انجام دهند . دیگر نیازی نیست به شرکت مراجعه کرده و یا منتظر روز بعد بمانندد تا کار با تاخیر انجام شود. از سوی دیگر دیگر نیازی نیست که کار را با ارتقای سخت افزای به ارتشی از متخصصان فناوری سپرد بلکه همه کار برونسپاری می شود و به عبارتی رانندگی به کس دیگری سپرده می شود این کار برای کسب و کارها و سازمان ها ارزانتر تمام می شود.

افزایش بهره وری و کارایی سازمان با اتوماسیون اداری بر بستر ابر

البته گفته می شود اگر سازمان ها تصمیم دارند سیستم اتوماسیون اداری خود را ابری کنند و از سیستم ابری استفاده کنند باید ابتدا مشخص کنند که آیا همه کارها را می خواهند بر روی این سیستم ابری متمرکز کنند و یا نه بخشی از داده ها و اطلاعات را . باید سازمان ها مشخص کنند برای چه کاری می خواهند از سیستم ابری استفاده کرده و پول بپردازند. از این رو باید پیش از استفاده از سیستم ابری به نکات زیادی توجه شود تا برای سازمان مقرون به صرفه باشد و کارایی و بهره وری سازمان را بالا ببرد.

چرا استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر «ابر» مهم است؟
مطالعه اين مطلب را به ديگران پيشنهاد بدهيد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *