ضرورت توسعه ی هر چه بیشتر سازمان الکترونیک 

  1. حدود %۸۳ اسناد همه ی کسب و کار ها شامل فرم ها می باشد. هزینه ی بایگانی، ذخیره سازی و دستیابی به این اسناد حدود ۳۰ برابر و هزینه ی بررسی، نگه داری و توزیع آن ها حدود ۷۵ برابر هزینه ی طراحی و چاپ فرم ها می باشد!
  2. هزینه های مرتبط با کاغذ (مانند چاپ، مرتب سازی، سازمان دهی، بایگانی، حفاظت، حذف و امحا) بدون احتساب هزینه های نفر ساعت کارکنان، بین ۱۳ تا ۳۱ برابر هزینه ی خرید خود کاغذ می باشد!
  3. آمار نشان می دهد که میانگین ۴ هفته در سال وقت مدیران برای جستجوی کاغذهای اشتباه بایگانی شده، اشتباه برچسب خورده، ردیابی نشده یا گم شده تلف می شود!
  4. کاغذ بازی (به معنای گردش مدارک کاغذی) یکی از بزرگ ترین هزینه ی سربار در هر سازمان است!
  5. تا بیش از %۹۵ مدارک یک سازمان می تواند به شکل الکترونیکی باشد!
  6. بیش از %۹۰ فعالیت های دفتری از ثبت و ضبط مدارک تشکیل شده است!
  7. بین %۸۰ تا %۹۰ کاغذ هایی که بایگانی می شوند، حتی یک بار هم در آینده، مورد رجوع قرار نمی گیرد!
  8. نرخ رشد سالیانه ی مدارک فعال در سازمان ها حدود %۲۵ است!
  9. اکثر دفتر های یک سازمان تا %۷۰ مدارک بیشتری را نسبت به آن چه مورد نیاز است، نگه داری می کنند!
  10. بین ۱ تا ۵ درصد از همه ی مدارک (کاغذی) در یک سازمان، اشتباه بایگانی می شوند و عموماً تا دو ساعت در روز (معادل ۶۲ روز کاری در سال)، وقت کارکنان دفتری برای یافتن مدارک کاغذی قرار گرفته در جای نادرست، تلف می شود!
  11. بین ۲ تا ۷ درصد از همه ی مدارک سازمان (کاغذی و الکترونیکی) در یک سازمان، اشتباه بایگانی می شوند!
  12. حدود %۹۵ ارجاعات به مدارک سه سال گذشته است!
  13. تا دو سوم مدارک سازمان که تحت مدیریت مدارک نیستند ممکن است از دفاتر جابجا شوند که یا از بین می روند یا به مکان های با هزینه ی کمتر ولی خارج از دسترس منتقل می شوند!
  14. کاربران رایانه ای حدود %۷٫۵ از وقت خود را صرف یافتن فایل های روی رایانه می کنند!
  15. حدود %۶۷ از پرش داده (از بین رفتن اطلاعات) مستقیماً ناشی از اشتباه سهوی کاربران است که این حجم، ۳۰ برابر بیشتر از تهدید ویروس ها است و بزرگ ترین علت پرش داده در سازمان ها می باشد!
  16. حدود %۳۰ کاغذ بازی (به معنای گردش مدارک کاغذی) بی فایده است و می تواند حذف شود. همچنین %۳۷ کپی هایی که گرفته می شود، غیر ضروری است!
  17. سازمان های بزرگ، هر ۱۲ ثانیه یک سند را از دست می دهند!
  18. در سال های اخیر، ایجاد، ذخیره سازی، دستیابی، توزیع و حذف یا آرشیو دائمی انواع مختلف اطلاعات در همه ی رسانه ها (مانند کاغذی، الکترونیکی) یک چالش فزاینده برای شرکت ها، صنایع و سازمان ها شده است!
  19. مدارک در هر سازمان، دارایی با ارزشی هستند که نگه داری و استفاده ی مجدد از آن ها به عنوان شاهد و گواه تصمیم گیری و فعالیت تجاری، می تواند هم بازدهی و هم اثربخشی سازمان را بهبود بخشد. به علاوه، سازمان با پیدا کردن و تولید شواهد مرتبط موجود در مدارک از مزایای کاهش ریسک های قانونی و چالش های نقض مقررات، بهره مند می شود.
  20. به طور میانگین، در سازمان ها، حدود %۳ از همه ی مدارک، واجد شرایط بایگانی شدن هستند و باید به مدت طولانی (حتی برخی به اندازه ی کل طول عمر سازمان) نگه داری شوند. مدارک بایگانی شدنی که به آن ها «حافظه ی سازمان» نیز گفته می شود؛ در واقع، یک مدرک از گذشته و حال را شکل می دهند که رشد، توسعه و پاسخ گویی بلند مدت را به ذی نفعان نمایش می دهند!
  21. رکورد های حیاتی معمولاً تنها %۵ تا %۷ از همه ی رکورد های سازمان را شامل می شوند ولی واضح است که این رکورد ها در بین مهم ترین ها برای عملیات یک سازمان هستند!
  22. هر چقدر سازمان الکترونیک بیشتر توسعه یافته باشد؛ بازسازی (Recovery) پس از فاجعه و بقای کسب و کار آسان تر خواهد شد!
  23. هزینه ی تولید مجدد یک مدرک یک صفحه ای (مانند فرم مرخصی یا صورت جلسه ی هیئت مدیره) در سازمان، از چند هزار تا چند صد هزار تومان باشد!
  24. با الکترونیکی شدن فرم های سازمان، حجم بایگانی فیزیکی به یک سوم و حتی خیلی کمتر کاهش می یابد!
  25. با افزایش نظم حاصل از الکترونیکی شدن سازمان، آزادی عمل و خلاقیت در سازمان افزایش می یابد که ارزش افزوده ی بالایی دارد.
  26. با الکترونیکی شدن سازمان، امکان Share کردن اطلاعات افزایش می یابد که ارزش افزوده ی بالایی ایجاد می کند.