آرشیو اسناد و مدارک

امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع و آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.

از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949 ) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است. 

در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدبربت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود می باشد. به علاوه معماری نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای  اطلاعات را فراهم می سازد و به دلیل این توانمندی ویژه، این محصول برای آرشیوهای تخصصی با حجم اسناد بالا توصیه می شود.

 ویژگی های آرشیو اسناد و مدارک آی کن:

قابلیت استفاده از طریق Web

← زبان برنامه نویسی: C# ASP.Net

• سیستم عامل سرویس‌دهنده وب:

← Windows Server 2012 Datacenter

Ican, database

موتور پایگاه داده

← SQL Server 2012 R2

• سیستم عامل پایگاه داده (DBMS):

← Windows Server 2012 R2

3ff6fc89039e959b60c5aced2b7cecafea739f0b_original

برخی مشخصات و امکانات ویژه سیستم آرشیو اسناد و مدارک آی کن عبارتند از :

  • امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
  • امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
  • امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
  • امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
  • امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
  • امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
  • قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
  • قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
  • قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
  • امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
  • قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
  • قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان

کلیپ معرفی اتوماسیون اداری آی کن:

اتوماسیون اداری آی کن مطابق با استاندارد ISO15408  و همچنین با تایید صلاحیت از مراجع ذی صلاح ، توانست مراحل مختلف آزمایش‌های Test Plan امنیتی را با موفقیت پشت سرگذاشته و ماحصل آن کسب تاییدیه رسمی امنیت و ثبت نرم‌افزار سازمان الکترونیک تحت وب فرزین به عنوان تنها نرم‌افزار امن سازمان الکترونیک تحت وب در کشور می‌باشد.

• قابلیت های سیستم آرشیو و اسناد مدارک:

  • امکان تعریف کاربران استفاده کننده از سیستم
  • قابلیت اعطای سطوح دسترسی مختلف به کاربران
  • قابلیت تعریف شناسنامه ی اطلاعاتی (نقشه، گزارشات، پایان نامه، نقشه های جغرافیایی، مقاله، استانداردها، کتاب، CD، کاتالوگ، مجله).
  • قابلیت تعریف شناسنامه ی اسنادی که خارج از مجموعه ذکر شده باشند. مانند انواع فایل ها، اسناد و مدارک غیر متعارف هر سازمان و یا شرکت (توسط مدیر سیستم).
  • قابلیت تعریف فیلدهای فرم های شناسنامه ای با قابلیت جستجو بر روی شناسنامه ی فایل ها و اسناد.
  • قابلیت تعریف فیلد ویرایش نوع سند به صورت Text Box و یا Combo Box بر روی هر نوع مدرک و سند.
  • قابلیت ارتباط دادن شناسنامه ی اسناد و مدارک به طرح ها و پروژه های فعال و یا غیر فعال سازمانی.
  • قابلیت ارتباط دادن تعداد نامحدودی فایل، مدرک و سند به هر شناسنامه از مدارک.
  • قابلیت ایجاد قانون شماره گذاری برای هر نوع از انواع اسناد و مدارک.
  • قابلیت تعریف مکان های امضا برای تهیه کننده، تصویب کننده و … در ارتباط با هر فایل، مدرک و سند.
  • قابلیت ارجاع و ارسال فایل ها، اسناد و مدارک بین تیم فنی و مدیریتی به منظور مشاهده، تایید، بایگانی و …
  • نگهداری فایل ها و اسناد بر روی سرور و به صورت متمرکز.
  • تعریق ساختار بایگانی، با قابلیت تعریف زونکن های مختلف و درختی جهت نگهداری اسناد و مدارک.
  • قابلیت نمایش و ذخیره فایل ها بر روی سرویس گیرنده (Client) به صورت: فایل های با فرمت گرافیکی متعارف (JPG , BMP ,TIFF , GIF و …) بر روی Client نسب شده باشد. مانند ( Autocad و نرم افزارهای طراحی صنایع مثل پالایشگاه ها و پتروشیمی ها و …)
  • قابلیت انجام جستجوهای ساده و پیشرفته با امکان جستجوی ترکیبی بر روی فیلدهای شناسنامه ی فایل ها، اسناد و مدارک تعریف شده.
  • مدیریت حجم فایل های ضمیمه
  • قابلیت ثبت وضعیت های مختلف اسناد و مدارک بایگانی مانند: رزرو، امانت اسناد و …
  • قابلیت گردش اسناد موجود در آرشیو بر روی بستر اتوماسیون اداری آی کن.

 سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری آی کن