آرشیو اسناد و مدارک

امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکتها، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع و آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گردیده است.

از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949 )را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکتها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است. 


برخی مشخصات و امکانات ویژه آرشیو اسناد و مدارک فرزین عبارتند از :

  • امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
  • امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
  • امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
  • امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
  • امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
  • امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
  • قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
  • قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
  • قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
  • امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
  • قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
  • قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان