اتوماسیون اداری چیست؟

امروزه در سراسر دنیا، هر مدیر دانا و دور‌اندیشی به دنبال این است که بهره‌وری شرکت، سازمان و یا مؤسسه زیر نظر خود را تا حد امکان بالا ببرد. به همین منظور این مدیران از روشها و راهکارهای جدید برای مدیریت فرآیندهای داخل سازمان استفاده می‌نمایند.

جهت اینکه یک مدیر موفق بتواند به جلو حرکت کند باید به اطلاعات صحیح سازمانی و آمارها به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارک و نامه‌‌ها از داخل سازمان خود و یا حتی از راه دور، مسلط باشد. این کار نیازمند یکسری ابزار و وسیله می باشد.

پس از گذشت مدت زمانی کوتاه، در یک سازمان، شرکت و یا مؤسسه، آنقدر اطلاعات جمع می‌شود که اگر  مدیریت نشود، بجای اینکه یک سرمایه گرانقدر برای آن سازمان به حساب آیند، مانند غل و زنجیری به پای مدیران آن سازمان، حرکت آنها را کندتر و کندتر می‌کند و فکر آنها را از آینده به حال معطوف می‌سازد.

مدیران برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر، به این سمت روی آورده‌اندکه برای برخی از نیازهای سازمان خود (سیستم­های اداری – مالی- مدیریت منابع انسانی- اطلاعات مدیریت و عملیات مکانیزه سازمانی) بسترهای اطلاعاتی آماده کنند تا سازمان خود را از سیستمهای سنتیِ مبتنی بر کاغذ نجات دهند و به سمت سیستمهای الکترونیکی و کامپیوتری یکپارچه راهنمایی کنند.

اتوماسیون اداری آی کن

اتوماسیون اداری پیشرفته فرزین آی‌کَن، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیک و بدون گردش کاغذ (Paperless) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا می‌نماید. بر روی این بستر، علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات؛ امکان ارائه‌ی سرویس‌های الکترونیکی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع می‌باشد. همچنین قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان مانند پورتال، مالی، کارگزینی، حضور و غیاب و انبار وجود دارد.

کلیپ معرفی اتوماسیون اداری آی کن:

اتوماسیون اداری آی کن مطابق با استاندارد ISO15408  و همچنین با تایید صلاحیت از مراجع ذی صلاح ، توانست مراحل مختلف آزمایش‌های Test Plan امنیتی را با موفقیت پشت سرگذاشته و ماحصل آن کسب تاییدیه رسمی امنیت و ثبت نرم‌افزار سازمان الکترونیک تحت وب فرزین به عنوان تنها نرم‌افزار امن سازمان الکترونیک تحت وب در کشور می‌باشد.

اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب آی‌کن

این نرم‌افزار با مفهوم امروزی، ابزاری قدرتمند در دست مدیران در راستای افزایش بهره‌وری سازمان، کاهش چشمگیر هزینه‌های مربوط به مکاتبات و ارائه‌ی هرچه بهتر سرویس‌های الکترونیکی ویژه کارکنان سازمان و ارباب رجوع (e-citizen) می‌باشد.

در این راستا سیستمی مورد نیاز می‌باشد که علاوه بر تحقق اهداف فوق، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیکی (e-Organization) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا نماید.

با این رویکرد گروه آی‌کَن توانسته است نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرفته‌ی خود را توسعه داده با دریافت تاییدیه امنیت تا سطح دسترسی خیلی محرمانه امنیت اطلاعات سازمان را  تضمین نموده و بستری مناسب و امن را برای دستیابی به یک سازمان الکترونیکی با استفاده از دیگر موتورهای نرم‌افزاری (با قابلیت ایجاد ارتباط بین کلیه نرم‌افزارهای سازمان مانند: پورتال، مالی، کارگزینی، حضور و غیاب، انبار و …) فراهم آورد.

همچنین نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرفته آی کن قابلیت ارائه انواع سرویس‌های شهروند الکترونیکی و سرویس‌پیگیری مکاتبات و طرح تکریم ارباب رجوع با استفاده از SMS Server ، تلفن گویا، سایت و پرتال سازمان و یا وب کیوسک را دارا می‌باشد.

موتور پایگاه داده

← SQL Server 2012 R2

• سیستم عامل پایگاه داده (DBMS):

← Windows Server 2012 R2

Ican, database

قابلیت استفاده از طریق Web

← زبان برنامه نویسی: C# ASP.Net

• سیستم عامل سرویس‌دهنده وب:

← Windows Server 2012 Datacenter

3ff6fc89039e959b60c5aced2b7cecafea739f0b_original

 این محصول در واقع برگرفته از یک تکنولوژی جدید در سیستمهای اتوماسیون اداری می‌باشد که می‌تواند به صورت یکپارچه با عنوان سازمان الکترونیکی استفاده شود و اداره یا سازمان را  به سمت تمام الکترونیکی شدن و حذف کاغذ به پیش برد.

 قابلیت های متمایز اتوماسیون اداری آی کن:

امکان اختصاص  ارجحیت به نامه مانند:

عادی، فوری و آنی

ICAN

امکان اختصاص ‌انواع‌طبقه‌بندی محرمانگی به ‌نامه مانند:

عادی،محرمانه،خیلی‌ محرمانه، سری و به کلی سری

blue

امکان اختصاص شیوه ارسال‌ نامه مانند:

دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی‌ و …

ican

امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند : 
عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و…

ICAN

امکان تعریف دستگاهها و اشخاص طرف مکاتبه

حقیقی و حقوقی

ICAN

امکان اختصاص انواع وضعیت کنونی نامه مانند:
اصل، کپی و …

ican

امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان

ارجاع و پیگیری و امکان تفویض اختیار کاربران

ICAN

امکان‌تعریف مسئولان سازمان

به همراه مشخصات فردی و سمت هریک

ICAN

امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربران 

ICAN

امکان تعریف ‌انواع شرح ارجاع

توضیحات در ارتباط با شرح ارجاع

ICAN

 عملیات مربوط به نامه های وارده

» امکان ثبت مشخصات فرستنده،گیرنده، توزیع کننده، وثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)

» امکان ثبت نامه‌های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف

» امکان ثبت رونوشتهای نامه

» امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام

» امکان ذحیره نامه در بایگانی الکترونیکی سازمان (در زونکن مورد نظر)

» امکان تهیه و ثبت متن هامش

» امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه، نوع تحویل و…

» اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار

» امکان ثبت پیوست‌های نامه

در اتوماسیون اداری آی‌کَن علاوه بر اینکه می‌توان فایلهای دیگری (متن،عکس،فیلم وصدا) را نیز به یک نامه پیوست نمود، می‌توان نامه‌ها و یا فرمهایی که قبلا در سیستم ثبت نموده‌ایم، را نیز به نامه پیوست کنیم.

» امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو، درارتباط و عطفی

» امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده

 عملیات مربوط به نامه های صادره

» امکان‌صدور‌نامه ‌صادره ‌به ‌دستگاه‌های اجرائی  و اشخاص(حقیقی‌و حقوقی) با حفظ سابقه

» امکان ‌شماره‌گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‌گذاری موردنظر سازمان

» امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه‌ یا‌ شخص (حقیقی یا حقوقی)گیرنده نامه، نوع تحویل و…

» جلوگیری اتوماتیک سیستم از ثبت مجدد اسنادی که قبلاً ثبت صادره

 عملیات مربوط به مکاتبات داخلی

» امکان‌تعریف ‌و ذخیره موضوع ‌وکلید واژه‌ برای ‌نامه ‌به ‌منظور عدم تایپ مجدد

» امکان تبدیل پیش نویس تایید شده به نامه

» امکان شماره‌گذاری نامه‌های‌ داخلی مطابق ساختارشماره‌گذاری سازمان

» امکان تعیین انواع پیوستهای نامه

» امکان تایپ و ویرایش نامه‌ها در داخل برنامه

» امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی

» امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها

» امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو ، بازگشت و عطف

 عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری

» توزیع نامه‌های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل

» امکان جستجوی بر روی نامه‌های در حال گردش

» امکان اعلام ‌موافقت‌ یا عدم ‌موافقت‌ با کارهای ‌انجام شده ‌و صدور دستورهای بعدی

» امکان ایجاد امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها

» امکان ‌ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده‌ کارتابل توسط افراد مجاز

» استفاده از tab در داخل محیط کاری جهت سهولت دسترسی به فعالیتهای قبلی در بیشتر صفحات

» امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره

» استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و …)

 عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده

» امکان پیگیری ارجاع نامه‌ها از طریق جستجو درشماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی وحقوقی) فرستنده، نام (حقیقی وحقوقی) گیرنده و …

» تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه  وارده، داخلی، ارجاع شده

امکان تعیین مهلت اقدام پاسخ، به مدیران این امکان را می‌دهد که در هنگام ارسال یک مدرک به اشخاص مختلف، برای هر شخص یک مهلت مشخص تعیین نمایند.

» امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سالهای قبل

تمامی مکاتبات سالهای قبل کاملا در دسترس می‌‌باشند.

» امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت‌ یک‌ نامه درتمام‌ واحدهای سازمان

در این نرم‌افزار یک سیستم پیگیری روند حرکت نامه و مدارک سازمانی وجود دارد که امکان مشاهده پیگیری‌های انجام شده و روند حرکت یک نامه را به دو صورت درختواره و نیز گرافی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

 عملیات مربوط به بایگانی الکترونیکی

» امکان تعیین دسترسی برای فولدر های بایگانی

» امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی (موضوع اصلی و زیر موضوع) جهت پرونده های بایگانی

» امکان ایجاد پرونده‌های شخصی برای هر یک ازکاربران و ذخیره‌سازی نامه‌های مربوط در آنها

» امکان ایجاد و انجام امور مربوط به بایگانی سازمان توسط سیستم

» امکان ایجاد پرونده‌های کارکنان در کامپیوتر

» امکان بایگانی نمودن مکاتبات

» امکان به گردش انداختن نامه‌های بایگانی شده

 ویژگی های اتوماسیون اداری تحت وب آی کن

  • سیستم به‌طور کامل تحت Web می‌باشد
  • سیستم ارسال و دریافت پیام در شبکه بین پرسنل سازمان
  • فیلتر کردن مدارک در کارتابل وارده
  • قابلیت به گردش انداختن کلیه اسناد و مدارک سازمانی
  • تعریف چارت سازمانی چند سطحی. (واحد‌های سازمانی و سِمتها)
  • بررسی  یک سند به‌صورت گروهی در شبکه (یک نفر در حال ویرایش و سایرین در حال مشاهده)
  • چاپ فرم‌ها و اسناد  الکترونیکی سازمان (به روش مستقیم و یا از طریق الگوهای قابل تعریف چاپ)
  • امکان جستجوی زونکن ها در بایگانی شخصی و سازمانی
  • لینک شدن فیلد های وابسته به اشاره گر به مرجع خودش در نتایج جستجو
  • امکان تفویض اختیار درخواستهای ثبت صادره
  • قفل شدن کد کاربری در صورتی که کاربر بیش از چند بار کلمه عبور را اشتباه وارد کند. (جلوگیری از حمله DOS  و DDOS)
  • اجبار تغییر کلمه رمز در اولین ورود کاربر به نرم‌افزار
  • وجود راهنمای الکترونیکی نرم‌افزار
  • امکان ارجاع پرونده از بایگانی سازمان به کارتابل پرسنل
  • امکان تعیین وضعیت چاپ شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره توسط اپراتور
  • امکان تعیین وضعیت ارسال شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره توسط اپراتور
  • تشخیص تغییر در متن سند و دادن هشدار در صورت عدم ثبت تغییرات

موتور تعریف و اجرای گردش کار آی کن

عصاره آی کن

 موتور فرم ساز آی کن

موتور گزارش ساز پویای تحت وب آی‌کن 

گزارش صرفه جویی سازمان ها