موتور مولد خدمات دولت الکترونیک

گروه مهندسی آی کَن با ارائه ی این ابزار قدرتمند و تحت وب، سازمان ها را قادر می سازد تا گردش فرم ها، بدون دخالت کاربران، بر اساس فرآیند تعریف شده و با استفاده از اطلاعاتی که در فرم وارد شده است، به طور هوشمند انجام شود.
این ابزار در هر مرحله از گردش کار، با توجه به اطلاعات درون فرم، مرحله بعدی را تشخیص داده و آن را اجرا می نماید. این اطلاعات می تواند با اتصال خودکار به دیگر پایگاه داده های موجود در سازمان نیز به دست آید. همچنین این ابزار می تواند اطلاعات موجود در دیگر پایگاه داده های سازمان را به روز رسانی نماید.

این موتور می تواند به عنوان یک ابزار یکپارچه ساز سازمانی برای مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیندهایی مانند صورت جلسات، خرید و ماموریت به کار گرفته شود. همچنین امکان تبادل اطلاعات بین سازمان الکترونیک و سایز نرم افزارهای موجود در سازمان(مانند حسابداری، پرسنلی، حقوق و دستمزد) فراهم می گردد.

موتور تعریف و اجرای گردش کار آی کن

عصاره آی کن

 موتور فرم ساز آی کن

موتور گزارش ساز پویای تحت وب آی‌کن 

صرفه جویی­ ها

استفاده از سامانه های الکترونیک می‌تواند چند برابر (از ۳ تا بیش از چند ده برابر) هزینه‌ی صرف‌شده، ارزش (Value) برای سازمان تولید کند.

طبق محاسبات و گزارشات دقیق، از ابتدای سال ۱۳۹۶، بهای تمام‌شده‌ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان‌ها حداقل ۴،۵۰۰ (چهار هزار و پانصد) ریال است. این مبلغ ممکن است در سازمان شما تا ۳ برابر یا حتی بیشتر باشد.

و همچنین از ابتدای سال ۱۳۹۶، بهای تمام‌شده‌ی یک برگ کاغذ چاپ شده برای سازمان‌ها حداقل ۱،۲۵۰ (یک هزار و دویست و پنجاه) ریال ریال است.

با توجه به داده های فوق و فرمولهای مشخص، میزان صرفه ­جویی هزینه­ ها در صورت جایگزین کردن سیستم­ های الکترونیکی با روال های دستی، در هرسازمان با دقت خوبی قابل محاسبه است.

از جمله صرفه جوهایی که در سازمان ملموس خواهد بود عبارتند از:

  • کاهش هزینه های ارتباط با سایر زیرمجموعه ها
  • کاهش هزینه­ های نیروی انسانی
  • کاهش هزینه ­های کاغذ و چاپ بی­ مورد
  • کاهش هزینه­ های کنترل و ممیزی
  • کاهش هزینه ­های بایگانی و نگهداری اسناد
  • کاهش هزینه­ های ناشی از عدم رضایت مشتریان
  • کاهش هزینه­ های خطای انسانی و…

گزارش صرفه جویی سازمان ها 

خدمات سازمان الکترونیکی

در هر سازمان خدمات و روال های خاصی وجود دارد، سازمان الکترونیک با ابزارهای مختلف به الکترونیکی کردن این خدمات می پردازد. از جمله ابزارهای این امر می توان به موتور تولید فرم، موتور تولید فرایند و موتور تولید گزارش (که پیشتر معرفی شدند) اشاره نمود.

از جمله خدماتی که به ­وسیله سازمان الکترونیکی قابل پیاده ­سازی است، می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

  1. سیستم نظام پیشنهادات
  2. سیستم جامع پیمانکاران
  3. سیستم جامع نقلیه
  4. مدیریت جلسات
  5. سیستم ملاقات عمومی
  6. سیستم مدیریت دانش
  7. سیستم جامع حضور و غیاب
  8. پرونده های حقوقی
  9. سیستم کالا
  10. سیستم جامع برگزاری مزایده
  11. سیستم شکایات
  12. سیستم پیگیری تخلفات و شکایات
  13. و…

خدمات کارمند الکترونیک

برخی از خدماتی که گروه مهندسی آی ­کن با همکاری شرکت مهندسی سپنتا در قالب کارمند الکترونیک ارائه می ­کند به شرح ذیل است:

  1. اطلاع از وضعیت کارتابل اتوماسیون اداری مربوطه با استفاده از تلفن گویا
  2. ثبت و پیگیری خدمات سازمان الکترونیک، به عنوان مثال:
  • ثبت مرخصی ساعتی و روزانه به وسیله پیامک
  • پیگیری مصوبات جلسه به وسیله تلفن گویا و پیامک
  • مشاهده پاسخ به مدارک ارسال شده به وسیله پیامک
  • و…
  1. خدمات مربوط به ماموریت اداری (درخواست، تایید و…) با استفاده از تلفن گویا و پیامک
  2. خدمات حقوق و دستمزد (اطلاع از حقوق ماهیانه، مانده مرخصی و وضعیت کسورات حقوقی و…) به وسیله پیامک
  3. اطلاع از گردش فرم های الکترونیکی از طریق پیامک

تکریم ارباب رجوع خاص و عام

توسعه خدمات الکترونیکی و ارائه ماژول های شهروند الکترونیک می­تواند مزایای بی ­شماره داشته باشد، از جمله مزایای آن می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • تبدیل نمودن شهروندان سنتی به شهروندان الکترونیک
  1. مهارت استفاده از کامپیوتر و اینترنت را داراست
  2. از توانایی استفاده از فناوری‌های ارتباطی نوین برخوردار است
  3. به‌ روز زندگی می‌کند، زیرا قادر است به آخرین اطلاعات در کمترین زمان دسترسی داشته باشد
  4. سفرهای مفرح‌تری انجام می‌دهد
  5. راحت‌تر استخدام می‌شود، زیرا به فرصت‌های شغلی بیشتری دسترسی دارد
  6. ….
  • کاهش جدی ترافیک شهری
  • کاهش جدی آلودگی هوا
  • افزایش سرعت کارها و استفاده بهینه شهروندان از زمان
  • ارتقای روحیه مثبت شهروندان به واسطه افزایش راندمان آن‌ها از نظر زمان و انرژی
  • افزایش سطح رفاه و آسایش همگانی
  • دستیابی به عدالت اجتماعی همگانی با توزیع عادلانه و یکسان خدمات و اطلاعات
  • ارتقای متوسط سطح فرهنگی و علمی شهروندان
  • افزایش سرعت توسعه و پیشرفت کشور
  • پیگیری کلیه مکاتبات و احکام از دبیرخانه سازمان الکترونیک سازمان
  • کاهش ترافیک خطوط تلفن در سازمان و پایین آوردن حجم کاری اپراتور انسانی
  • پاسخگویی هوشمند ۲۴ ساعته و دسترسی به اطلاعات در تمامی ساعات شبانه روز
  • ارسال سریع پیغام ارباب رجوع و مخاطبان به مدیران مربوطه در سازمان و پیگیری آن
  • اعلام به موقع پیغام های خاص به ارباب رجوع
  • افزایش کیفیت سرویس دهی، رضایتمندی مشتریان و کاهش هزینه ها
  • و…

خدمات شهروند الکترونیک

تحقق برنامه‌ی چشم‌انداز کشور، مستلزم در نظر گرفتن نقشی مؤثر برای شهروندان در فرآیند توسعه‌ی ملی است شهروندان باید قادر باشند به دور از هر‌گونه محدودیت جغرافیایی و فیزیکی در کوتاه‌ترین زمان ممکن از هر مکانی با کمترین هزینه در سطح کشور و حتی بازار جهانی به مبادله و ارتقای ثروت و دانش خود بپردازند ارائه‌ی خدمات  الکترونیک، یکی از بهترین ابزارهای و روش‌های توانمند‌سازی شهروندان در راستای تحقق اهداف فوق است، توسعه‌ی خدمات الکترونیک، بهترین روش در راستای توسعه‌ی دولت الکترونیک، شهر الکترونیک و … است. در عین حال اکثریت قریب به اتفاق شهروندان از نحوه‌ی فعلی ارائه‌ی خدمات ناراضی هستند.

مشتریان هر سازمان از اصلی ترین سرمای ­های سازمان هستند و تکریم آنها مایه بقای سازمان خواهد بود، بنابراین ارائه خدمات الکترونیکی به شهروندان یا مراجعان سازمان ها از موثرترین روشهای پیشبرد اهداف سازمان خواهد بود. گروه مهندسی آی­ کن افتخار دارد با ارائه ماژول های شهروند الکترونیک، در این زمینه به سازمانها و ارگانها یاری رساند. از جمله خدماتی که می توان به صورت الکترونیکی به شهروندان ارائه نمود به شرح زیر است:

  • دریافت نظرات و پیشنهادات مصرف کنندگان جهت کمک به بخش تحقیق و توسعه شرکت و ارائه ­ی کالا با ویژگی­های درخواستی مصرف کنندگان
  • رسیدگی به شکایات و اعلانات مشتریان
  • رصد وضعیت اداره ها و نمایندگی­ ها
  • آنالیز و گزارشات عملکرد اداره ها و نهادها
  • عملیات مربوط به شناسنامه محصولات
  • نظارت بر معاملات عاملان فروش و…
  • عملیات مربوط به خرید مواد اولیه
  • و…

با توجه به اصل تکریم ارباب رجوع، در هر مرحله، اطلاع رسانی مناسب توسط پیامک و ایمیل به متقاضی انجام خواهد شد تا مصرف کنندگان و نمایندگان در جریان کامل روند فرآیندهای در حال اجرای خود قرار بگیرند.

پیشنهادها

به دلایل ذکر شده و دلایلی که مجال ذکر آن نیست، معتقدیم سازمان الکترونیک که ترکیبی از چهار موتور و بیش از ۱۰ ماژول می­باشد، بی رقیب است و به دلیل معماری درست و بروز نرم افزار و کارایی بسیار مناسبی که دارد، در صورتیکه سازمان تفکر توسعه را مد نظر خود داشته باشد قطعا مناسب­ ترین گزینه انتخابی سازمان هایی است که علاوه بر ایده الکترونیکی کردن کلیه فعالیت­های خود، به توسعه نیز می­ اندیشند.

به منظور مقایسه بخش­ های سازمان الکترونیک با محصولات مشابه در بازار، این بخش­ها در زیر توضیح داده خواهد شدو سپس بر اساس نیاز شرکت مطلوب شما لیست ابزارهایی که برای سازمان مورد نیاز است را به تفکیک ارایه و سپس قیمت گذاری خواهیم کرد:

سازمان الکترونیک شامل Engine های زیر است:

  • Engine اتوماسیون اداری (شامل دبیرخانه، بایگانی و گردش مکاتبات) جهت گردش فرم ها و فرآیندهای سازمانی با تخصیص یک کارتابل مجزا و امن به هر کاربر
  • Engine فرمساز  (e-Form Builder)
  • Engine گردش کار و فرآیندها (Work Flow Engine)
  • Engine گزارش ­ساز (Farzin Report Generator)

همانطور که ذکر شد در طول زمان به دلیل بوجود آمدن نیازهای جدید و درخواستهای توسعه مشتریان و به منظور بالابردن کارایی سازمان الکترونیک و نیز به دلیل آسان­ سازی کاربری و راهبری سازمان الکترونیک، توسعه­ ها در غالب ماژول هایی به این سیستم اضافه شده است که در زیر به این ماژول ها اشاره می شود:

  • ماژول Toolbar، این ماژول به منظور طراحی دکمه و تغییر دکمه­ های الصاق شده روی فرم­های طراحی شده در فرم­ ساز، استفاده می­شود. همچنین امکـان ایجاد Caption های دلخواه روی دکمه­ ها را میسر می­سازد.
  • ماژول Service Engine، این ماژول برای تعریف سرویس در پشت دکمه­ ها استفاده می­شود.
  • ماژول SDK برای ارتباط با سایر نرم افزارها و ارتباط سایر نرم افزارها با سازمان الکترونیک آی کن.
  • ماژول SSO برای ورود یکباره به شبکه و سامانه سازمان الکترونیک آی کن در شبکه ­های مبتنی بر LDAP.
  • ماژول کارتابل هوشمند (Farzin Intelligence Cartable=FIC) برای هوشمند کردن کارتابل و اتوماتیک کردن ارجاعات (متفاوت از Work Flow Engine).
  • ماژول ورود امن به منظور استفاده از توکن، جهت امنیت بیشتر ورود کاربران.
  • ماژول FCF جهت ارجاع نامه روی نسخ مختلف (سازمانهای مختلف) به صورت فرد به فرد (و نه دبیرخانه به دبیرخانه)
  • ماژول شهروند الکترونیک جهت برقراری ارتباط با ارباب رجوع
  • ماژول امضای دیجیتال، جهت امنیت بیشتر ورود کاربر و تعیین صحت داده ایجاد شده توسط کاربر

همچنین با ترکیب ماژول­ ها و موتورهای نرم ­افزاری فوق راهکارهای سازمانی متنوعی طراحی شده است که هر یک از این راهکارها خود به مثابه یک نرم افزار مستقل قابل استفاده در سازمان مشتری می­باشند. تعدادی از این راهکارها عبارتند از:

  • سیستم آرشیو اسناد: جهت دسته ­بندی اسناد مختلف (فنی و مهندسی، نقشه، اطلاعات پرسنلی، پایان­ نامه و… ) بر اساس شناسنامه اسناد و با قابلیت توسعه توسط کارشناسان سازمان مشتری و همچنین با قابلیت گردش اسناد در کارتابل افراد مجاز
  • سیستم ارزیابی عملکرد پرسنل
  • سیستم نظام پیشنهادات
  • سیستم ثبت و پیگیری شکایات و تخلفات
  • سیستم نقلیه جهت مدیریت سیستم حمل و نقل و پشتیبانی سازمان
  • سامانه ارتباطی پیوند شامل استفاده از ابزارهای تلفن گویا و پیامک به صورت فرایند محور و با قابلیت ارتباط با کارتابل اتوماسیون اداری کاربران

طبیعی است کلیه بخشها و راهکارهای این سامانه برای همه سازمان ها مورد نیاز نمی­باشد و متناسب با نیازهای مشتریان بخش­های مختلف نرم­افزار به مشتری پیشنهاد می­گردد.

کلیپ معرفی اتوماسیون اداری آی کن:

اتوماسیون اداری آی کن مطابق با استاندارد ISO15408  و همچنین با تایید صلاحیت از مراجع ذی صلاح ، توانست مراحل مختلف آزمایش‌های Test Plan امنیتی را با موفقیت پشت سرگذاشته و ماحصل آن کسب تاییدیه رسمی امنیت و ثبت نرم‌افزار سازمان الکترونیک تحت وب به عنوان تنها نرم‌افزار امن سازمان الکترونیک تحت وب در کشور می‌باشد.