مدیریت قراردادها چیست ؟ نرم افزار قرارداد ها چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند ؟

مدیریت قراردادها چیست ؟ نرم افزار قرارداد ها چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند ؟هر کسب و کار ، سازمان و یا شرکت کوچک و بزرگ برای خرید و فروش و یا دریافت هرگونه و خدمات، صادرات، واردات و … با شرکت ها و سازمان های دیگر اعم از داخلی و خارجی قرارداد یا قرارداد ها یی می بندند . معمولا نوشتن قرارداد و بستن قرارداد کاری بسیار وقت گیر و دشواری است، چرا که اگر به درستی انجام نشود شرکت سازمان و یا هر کسب و کار کوچک و بزرگ را دچار ضرر و زیان می کند و پیامدهای منفی زیادی برای سازمان و شرکت ها در بردارد.
در عقد قراردادها باید موارد زیادی لحاظ شود و نادیده گرفتن هر کدام از این موارد می تواند برای شرکت ها و سازمان ها بسیار هزینه بر باشد. هر قراردادی دارای مقررات و قوانین خاص خود است و باید در در عقد قرارداد ها قوانین و مقررات آن در نظر گرفته شود در غیر این صورت سازمان متضرر خواهد شد .
هر قراردادی دارای چرخه خاص خود است و باید این چرخه با استراتژی مناسبی مدیریت شود از این رو بهترین کار برای مدیریت این چرخه استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد است. نرم افزار مدیریت قرارداد ها یک راه ساده ای را برای شرکت ها و سازمان ها و حتی کسب و کارهای کوچک فراهم می کند تا قراردادهای خود را به خوبی و با دقت بالا کنترل کرده و بر آن نظارت کنند تا متضرر نشوند.
دلایل زیادی وجود دارد که به سازمان ها وشرکت ها توصیه می کنند تا از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاد کنند. با بکارگیری نرم افزار مدیریت قرارداد روند ایجاد قرارداد، نوشتن ، انجام مذاکرات بسیار ساده می شود . از سوی دیگر امکان استانداردسازی زبان، پردازش و افزایش تطابق با قوانین را دربردارد و می تواند بر کارایی یک قرارداد بیفزاید.
با استفاده از نرم افزار نوشتن قرارداد ، متن قرارداد با موارد قانونی و حقوقی مطابقت داده می شود از این رو خطرات و ریسک های یک قرارداد کاهش چشمگیری می یابد. امکان ردیابی قرارداد در مسیر قانونی وجود دارد تا از مسیر اصلی خود خارج نشود. می توان بر قرارداد نظارت و آن را کنترل کرد تا تداوم کسب و کار تضمین شود.
نرم افزار مدیریت قرارداد ها علاوه بر مدیریت قرارداد های پیمانکاری ، قرارداد های عمرانی و … به سازمان این اجازه را می دهد تنها کسانی که در زمینه قراردادها آگاه هستند به آنها دسترسی داشته باشند بنابراین امکان مدیریت تمام مراحل قرارداد نیز وجود دارد. یکی از نگرانی های مدیران بحث زمان اتمام قرارداد هاست، بنابراین این نرم افزار به درستی زمان نزدیک شدن پایان قرارداد را اعلام می کند در نتیجه سازمان می تواند بدون از دست دادن زمان به تمدید قرارداد و … اقدام کند. با این کار دیگر کارکنان هم نگران رسیدن زمان پایان قراردادها نخواهند بود، چرا که نرم افزار مدیریت قرارداد خود به صورت خودکار این کارها را انجام می دهد از این رو کارکنان سازمان و شرکت می توانند روی بحث فروش و درآمدزایی متمرکز شده و کارایی و سود شرکت را افزایش دهند.
از دیگر مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد بحث صرفه جویی در زمان و هزینه، کاهش ریسک خطرات ناشی از اشتباهات، تطابق با قوانین، قابلیت ردیابی قراردادها، قابلیت ویرایش، تجدید نظر و اصلاح ، ثبت ، نگهداری پیشنویس ها و محتوا، گزارش گیری، بایگانی و جستجوی آسان قراردادهای قبلی و بازیابی آنها، افزایش قدرت تجزیه و تحلیل، پیگیری معاملات، افزایش امنیت ، افزایش بهره وری و مهمتر از آن امکان یکپارچگی با سایر سیستم های داخل سازمان و شرکت ها است.
با نرم افزار مدیریت قرارداد، سازمان وشرکت ها می توانند در کمترین زمان ممکن قرارداد را در قالب های متنوعی که موجود است تنظیم کنند از این رو به سرعت خواسته مشتری محقق می شود.
اگر در مجموعه شما همچنان قراردادها به صورت دستی و کاغذی تهیه میشوند علاوه بر زمانبر بودن ، اشتباهات زیادی نیز به همراه دارند، پیشنهاد می کنیم جهت مدیریت بهتر قرارداد ها و امور مرتبط با آن با نرم افزار مدیریت قرارداد های آی کن آشنا شوید.