//

مَطفا چیست؟

مطفا ، مدیریت پروژه ، کنترل پروژه ، کنترل و مدیریت پروژه ، نرم افزار پروژه ، مدیریت قراردادها ، نرم افزار کنترل و مدیریت پروژه

«مَطفا» اصطلاحی است که معاونت طرح و توسعه شرکت برق منطقه‌ای اصفهان بر روی فرآیند کاری خود گذاشته است. این اصطلاح، سرنام عبارت «مدیریت طرح های فوق توزیع و انتقال» می‌باشد که مربوط به بخش های دفتر مهندسی طرح ها، مجریان و خدمات مربوط به امور قراردادها است.

این فرآیند شامل زیر فرآیندهای متعدد، بانک‌های اطلاعاتی متعدد و زیر سیستم‌ها و ارتباطات گوناگونی می‌باشد که به طور خلاصه در زیر به آن ها اشاره شده است:

  • دریافت ابلاغیه (از توانیر)
  • مشخص نمودن نوع پروژه (پست، خط، دیسپاچینگ، فیبرنوری) در حالت EPC و …
  • انتخاب تیم پروژه
  • اولویت‌بندی پروژه‌ها برای اجرا
  • تهیه دستور کار

درخواست خدمت در نرم‌‌افزار تدارکات ثبت می‌گردد. برحسب نوع معامله، فرم گردش کار پروژه و ردیف بودجه؛ مدارک مورد نیاز به درخواست خدمت ضمیمه می‌شود و جهت تأمین اعتبار به امور مالی ارسال و از آنجا به واحد تدارکات و قرارداد‌ها فرستاده می‌شود. شماره مناقصه و مبلغ ضمانت‌نامه توسط واحد تدارکات و قرارداد‌ها، اعلام مجوز فروش اسناد به مشاور ابلاغ می‌شود و سپس سایر مراحل طی می‌گردد.

برای پروژه‌های مختلف و به روش‌های گوناگون مورد تحلیل و پیاده‌سازی قرارگرفته است.

  • انتخاب مشاور به روش استعلام
  • انتخاب مشاور به روش تک گزینه ای
  • انتخاب مشاور به روش QBS
  • انتخاب مشاور به روش QCBS

این اسناد از دو جنبه مورد بررسی قرار می‌گیرد:

  • جنبه فنی: توسط دفتر مهندسی طرح‌ها
  • جنبه بازرگانی: به امور تدارکات و قرارداد‌ها ارسال و سپس دریافت می‌گردد.

برای پروژه‌های مختلف و به روش‌های گوناگون مورد تحلیل و پیاده‌سازی قرارگرفته است.

  • استعلام
  • ترک تشریفات
  • مناقصه:

– محدود یک مرحله ای

– محدود دو مرحله ای

– عمومی

– عمومی با ارزیابی کیفی

برای پروژه‌های مختلف و به روش‌های گوناگون مورد تحلیل و پیاده‌سازی قرارگرفته است و برای هر مجری فرآیند‌های مربوط به آن مجری دیده شده است.

مراحل تحلیل و پیاده سازی سامانه نرم‌افزاری مَطفا

اقدامات صورت گرفته در شرکت برق منطقه‌ای اصفهان جهت تحلیل فرآیندها به شرح زیر است:

جهت انجام پروژه BPMS نیاز به وجود اطلاعات دقیق درباره مدل فرآیندها، انواع بانک‌های اطلاعاتی و ارتباطات آن ها با هم می‌باشد. اصطلاحاً سازمان باید فرآیند محور باشد و با محور قراردادن فرآیندهای کسب و کار و حذف فعالیت‌های بدون ارزش افزوده، آماده پیاده‌سازی سیستم مکانیزه BPMS باشد. برای این که سازمان و معاونت طرح و توسعه در راه فرآیندگرایی گام بردارد؛ می‌بایست مراحل زیر انجام شود:

 

کمیته راهبری در رأس پروژه قرار دارد و بر تمام فعالیت های پروژه اشراف داشته و تصمیمات اجرایی در سطوح بالا را در صورت نیاز اتخاذ می نماید.

  • برطرف کردن معضلات ساختاری
  • طرح سیاست های مصوب برای مدیریت تغییر ،  ارتباطات و مسیر کسب و کار
  • تأیید درخواست برای توسعه کار با سیستم های موجود

برای این کار جلسات بسیار زیاد و متنوعی برگزار گردید که در طی آن کلیه فرآیندهای دفتر مهندسی طرح‌ها و همچنین فرآیندهای اجرایی مورد بررسی واقع شد و فرآیندهای بررسی شده متأثر از روش APQC مدل‌سازی گردید به‌طوری که هم به زبان ساده در دسترس مدیران در مَطفا قرار گیرد و همچنین در بخش پیاده‌سازی کارآمد باشد.

این عمل به گونه‌ای انجام شد که در این واحد ها به‌طور سلیقه‌ای امور انجام نپذیرد و همه، تحت یک نمونه فرآیند کاری، امور اجرایی خود را پیش ببرند. قریب به ۸۰ درصد فرآیند‌ها در حوزه مجریان قابل یکسان سازی شدن هستند.

در تحلیل فرآیندها سعی می‌گردد اگر نیاز به تغییر روش‌ها در اجرای امور باشد؛ کلیه تغییرات مرور شده و کمترین تأثیر منفی بر سایر روال ها گذاشته شود. همچنین تحلیل با این رویکرد انجام می‌گردد که حداقل تغییرات مورد نیاز صورت پذیرد و تغییراتی در فرآیند ها مجاز باشد که در اثر تغییر، فرآیند به بهترین حالت و با کمترین استثنا انجام شود.

در سامانه مَطفا؛ اطلاعات زیادی تولید شده و به گردش در می‌آید. لذا باید مشخص گردد هر یک از این اطلاعات در چه دسته‌ای قرار می‌گیرد و بانک اطلاعاتی که با این اطلاعات پوشش داده می‌شود چه نوع بانک اطلاعاتی است. لذا باید کلیه منابع اطلاعاتی این سامانه تحلیل شده و روش CRUD در آن‌ها بررسی گردد تا بتوان بانک مورد نیاز آن اطلاعات را ایجاد نمود.

در مَطفا زیرفرآیند‌های بسیار زیاد و متنوعی وجود دارد که در سیستم سنتی، معمولاً ارتباط میان آنها درست تعریف نمی شود. تمام این فرآیندها پس از شناسایی و مدل شدن از نظر ارتباط‌های قبل و بعد و میانی، بررسی شده و ارتباطات به‌طور دقیق تعریف می گردد. در بیشتر مواقع، این ارتباط تفاوت زیادی با آنچه تاکنون روال بوده است؛ دارد.

یکی از مشخصه‌های ابزار BPMS امکان رفع مشکلات و گلوگاه‌های فرآیندی سازمان با شناسایی گلوگاه ها می‌باشد. جهت استفاده از این امکان در فضای ابزار، نیاز به عارضه‌یابی فرآیندها در فضای جاری فرآیند می‌باشد. این امکان در سامانه مَطفا دیده شده است.

خروجی فعالیت‌های بالا در صورت‌جلسه‌های مجزا به صورت Blue Print مشخص شده است و حاصل آن بیش از ۷۰ فرآیند اصلی و زیر‌‌فرآیند می‌باشد.

فرآیند تهیه و تأیید اسناد مناقصه (انتخاب پیمانکار به روش‌های عمومی و محدود):

مطفا ، مدیریت پروژه ، کنترل پروژه ، کنترل و مدیریت پروژه ، نرم افزار پروژه ، مدیریت قراردادها ، نرم افزار کنترل و مدیریت پروژه

تایید و تقدیر شرکت برق منطقه ای اصفهان از سامانه مطفا مبتنی بر BPMS:

مطفا ، مدیریت پروژه ، کنترل پروژه ، کنترل و مدیریت پروژه ، نرم افزار پروژه ، مدیریت قراردادها ، نرم افزار کنترل و مدیریت پروژه

برای آشنایی بیشتر با این محصول کاتالوگ را مطالعه نمایید↓