چگونه با سازمان الکترونیک از هدر رفت آب جلوگیری کنیم؟


گروه مهندسی آی کن،اتوماسیون اداری،حسابداری تعهدی،BPMS

درجریان اجرای فستیوال تصویری سال ۱۳۹۴ گروه مهندسی آی کن یک عکس از شرکت آبفا اصفهان برای ما ارسال شد با موضوع آب چالش بزرگ قرن، حتما برای شما هم جالب است که یک شرکت نرم افزاری یک مسابقه تصویری اجرا کند و در آن عکسی با موضوع آب ارسال شود و اتفاقا جزو بهترین کارهای ارسال شده باشد.

حال بگذارید کمی وارد موضوع شویم تا بتواینم بهتر به ارتباط موضوع آب و نرم افزار(در ایجاد اتوماسیون اداری) بپردازیم، در اینفوگرافیک ارئه شده اطلاعات زیر گنجانده شده است :
روزانه حدود ۱۱۵۰۰ گردش مکاتبات در شرکت آب و فاضلاب استان اصفهان وجود دارد که حدود ۳ کاغذ a۴۴  به منظور نیاز جابه جایی، بایگانی، نگهداری و … اطلاعات می توانست استفاده شود؛ حال به عدد ۳۴۵۰۰ کاغذ برای هر روز ۱۲۵۹۵۵۰۰۰ کاغذ برای هر سال خواهیم رسید اگر در نظر بگیریم برای تولید هر برگ کاغذ ۱۰ لیتر آب مورد نیاز است(طبق بررسی های انجام شده) به ۱۲۵۹۵۵ متر مکعب در سال مصرف آب برای تولید کاغذ برای استفاده مکاتبات یک ارگان دولتی خواهیم رسید. فرض بر این بگیرید که اتوماسیون اداری در ۱۰۰ دستگاه اجرایی استان اصفهان نصب باشد حال به عدد ۱۲۵۹۵۵۰۰۰۰۰ لیتر آب صرفه جویی خواهیم رسید، این عدد معادل ۳% صرفه جویی در مصرف آب کل استان اصفهان خواهد بود.
با یک ضرب و تقسیم ساده پی خواهیم برد استقرار درست و مناسب اتوماسیون اداری علاوه بر صرف جویی زمان، کمک به درختان و محیط زیست، شفافیت کار و .. تا چه حدود زیادی کمک به صرفه جویی آب خواهد کرد حال درنظر بگیرید در کنار اتوماسیون اداری سازمان الکترونیک نیز راه اندازی شود، بطور مثال از این پس تمام فرم های مرخصی روزانه، مرخصی ساعتی، ماموریت روزانه، ماموریت ساعتی، سیستم نظام پیشنهادات، سیستم جلسات و مصوبات، سیتم نقلیه و درخواست خودرو، سیستم مدیریت دانش، سیستم ملاقات عمومی، سیستم شکایات، سیستم نظر سنجی، سیستم درخواست خدمات فناوری و چندین و چند سیستم عمومی و تخصصی دیگر در مجموعه ها بصورت الکترونیکی و مکانیزه وجود داشته باشد حال ببینید چه صرفه جویی زیادی و چشم گیری بوجود خواهد آمد.
این رویکرد اشتباه گاها در شرکت ها و سازمان ها دیده می شود که فناوری اطلاعات لزوما یعنی هزینه، یعنی اگر قرار است اتوماسیون اداری، سیستم نرم افزاری تخصصی و عمومی و .. در یک مجموعه ای خریداری شود یعنی باید هزینه کنیم، آن هم هزینه ای که پول را به هدر داده ایم و علاوه بر اینکه هیچ بازگشت مستقیم و غیر مستقیمی نمی توان برای پول در نظر گرفت کارها هم سخت تر خواهد شد، بطور ساده تر با سیستم سنتی و دستی به راحتی کار خواهیم کرد و نیازی به استقرار هیچ سامانه نرم افزاری وجود ندارد!
بدیهی است که یکی از مقاومت های بزرگ که تا به حال باعث شده است استقرار دولت الکترونیک خوب و جامع در کشور انجام نشود بدنه دولت است که غالبا در قبال تغییر مقاوت دارند و اگر دولت شرایطی مهیا می کرد که آموزش های لازم فرهنگی و علمی به مدیران ارشد و کارمندان دستگاه ها داده می شد و ایشان با دستاوردهای فوق العاده استقرار دولت الکترونیک آشنا می شدند و منافع جامعه و کشور را به سلایق شخصی خود ترجیح می داند شاید در حال حاضر بحران آب در کشور کمی کمرنگ تر می بود، عدم استقرار دولت الکترونیک در بحث کشاورزی که به گفته سازمان های ذی ربط بزرگترین هدر رفت آب در کشور را دارد گواه این گفته ما خواهد بود.
حال باید امید داشت و دید که دولت یازدهم چه تدبیری جهت افزایش انگیزه مردم، کارمندان و مدیران دولتی به منظور همراهی داشتن برای استقرار دولت الکترونیک و هوشمند دارد.

مجید حصارکی

مدیر بازاریابی و توسعه بازار گروه مهندسی آی کن

روزنامه ایران