در قسمت پیشین توضیح مختصری در رابطه با فناوری اطلاعات و نقش جدایی ناپذیر آن در کسب و کار و و حتی زندگی روزمره داشتیم. با نگاه کوچک به خودمان در می یابیم که چه تحولات عمیقی در زندگی و کسب و کار ما حتی نسبت به ده سال پیش ایجاد کرده است. حال در این قسمت می خواهیم کمی با تاثیرات مدیریت کسب و کار هوشمند بر بهبود فرایند های سازمانی و مدیریت کسب و کار های نوین آشنا شویم.

نقش مدیریت کسب و کار هوشمند در توسعه و بهبود فرایند های سازمانی

با توجه به تغییرات مداوم سیستم های کسب و کار، برای بهبود عملکرد شرکت ها نیاز به تغیییرات مداوم در نحوه ی عملکرد و شیوه ی انجام فرایند های کسب و کار در سازمان می باشد. امروزه برای مواجهه با این تغییرات و مسائل پویا و ساختار نیافته، در سازمان ها، سیستم مدیریت کسب و کار به تنهایی نمی تواند پاسخ گو باشد. این سیستم عموما برای شرایط و سیتم های ساختار یافته کاربرد دارد. برای پاسخگویی به تغییرات مورد نیاز و بهینه سازی فرایند های موجود در شرکت ها، نیاز به یک سیستم خود کار می باشد، که همان سیستم مدیریت کسب و کار هوشمند شده است و در صدد خودکار سازی هر چه بیشتر فرایند های سازمانی، به کمک فناوری اطلاعات می باشد. فناوری اطلاعات پایگاه داده هایی را تعریف می کند که به وسیله ی آن در محاسبات و افزایش سرعت و بهبود عملکرد فرایند ها موثر می باشد.

با توجه به دنیای مدرن کسب و کار، سازمان ها به ناچار باید خود را با طیف وسیعی از توسعه و تغییرات تطبیق دهند. این تغییرات در ساختار و رفتار فرایندها نفوذ کرده، که در واقع بیانگر تغییرات در کار و سیستم مدیریت کسب و کار می باشد. سیستم مدیریت کسب و کار نسبت به دو دهه قبل تغیرات فراوانی کرده است، که باعث شده فرایند های کسب و کار به سمت هوشمند شدن بیش از پیش حرکت نمایند. مدیریت فرایند های کسب و کار هوشمند به عنوان یک تحول سازمانی، سازمان هارا برای نیل به اهداف استراتژیکشان هدایت می کند. طبق گفته محققان پیش تر و در طول دوره توسعه تکنولوژی، از اواسط سال ۱۹۹۰ مدیریت فرایند های کسب و کار به دنباله ای تکراری ار فعالیت های نرم افزاری و سخت افزاری برای مجموعه فرایند های خاص برنامه ریزی شده یا سیستم های برنامه ریزی منابع یک پارچه محدود می شد. به هر میزان که مدیریت گردش کار با درجه ی پیچیده تری بود، عموما ادغام قابل توجهی را تحمیل میکرد. اغلب ۶۰ تا ۸۰ در صد از هزینه های پروژه های حسابداری با فرصت کمی برای استفاده مجدد انجام می شد. همچنان یکپارچگی به طور معمول محدود به بازیابی داده ها یا اسناد مشابه به نقطه های اتصال یک به یک بود. این ابتکارات مدیریت فرایند کسب و کار اغلب بر روی ادغام و بهینه سازی فرایند های تکراری تمرکز می کرد و عموما در محیط های استاندار شده بود. در اواخر سال ۱۹۹۰، مدیریت فرایند کسب و کار، به عنوان یک بخش نرم افزاری قابل شناسایی، به عنوان یک سوپر مدیریت جریان کار شناخته شد. به طوری که اجازه داد مدیریت فرایند مستقل از هر برنامه انجام شود. بنابراین پردازش ها می توانند بدون محدودیت به یک برنامه واحد و همچنین از طریق پشتیبانی از مسیرهای مختلف تعریف شوند.

مدیریت فرآیند کسب و کار

اولین موج اجرای مدیریت فرایند کسب و کار به طور معمول هدف قرار دادن جزیره خودکار سازی بود، مانند بسته شدن شکاف های موجود در سیستم برنامه ریزی یک پارچه ی موجود. راه حل های اولیه مدیریت فرایند های کسب و کار از طریق قابلیت ادغام محور، از قبیل آداپتور های برنامه، قابلیت های تبدیل داده ها و تعریف فرایند های خاص محصول متفاوت بودند. در این راستا برای بهبود عملکرد فرایند ها، راهکاری برای کمک به سیستم مدیریت کسب و کار، ارائه شد که معرفی استاندارها مانند خدمات وب و پیشرفت در ابزارهای توسعه در مجموعه های مدیریت فرایند کسب و کار هزینه و پیچدگی ادغام داده هارا کاهش داد. این شروع به تغییر ارزش اساسی مدیریت فرایند کسب و کار از قابلیت های گسسته باعث شد تا مدیریت منطق کسب و کار توسط مدیران فرایند کسب و کار بدون تهدید یکپارچگی، منطق برنامه را تغییر دهد. در ادامه و با توجه به اهمیت این سیستم هوشمند کسب و کار حول این سیستم و اهمیت آن صحبت می کنیم و مروری مختصر بر تاثیر آن در بهبود فرایند های کسب و کار خواهیم داشت.

IBPM چیست

مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند، یک نظم انتقالی است که به سازمان ها کمک می کند به اهداف استراتژیک خود دست یابند. این سیستم شامل چند مرحله تکرار می شود از طراحی تا اجرا و نظارت و بهبود مستمر، که نقش کلیدی در بهبود فرایند و معماری سازمانی دارد. شاید مهم تر از همه مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند به سازمان ها کمک می کند تا با ایجاد خودکار خط مشی ها و رویه های خود، مرکزیت مشتری را محکم کنند. تکامل مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند، یک سفر طولانی است. مدیریت فرایند کسب وکار هوشمند از پیشرفت در بهبود فرایند، تبدیل کسب وکار، اتوماسیون کاری، قوانین کسب و کار، تجزیه و تحلیل، معماری سازمانی، اینترنت و همکاری اجتماعی تکامل یافته است. رشته ها و فن آوری های مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند باعث ظهور ” سازگاری سازمانی ” می شوند. از طریق مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یک شرکت سازگار به طور مداوم اهداف کسب و کار خود را به خط مشی ها و روش های عملیاتی با شفافیت، دید و کنترل کامل تقسیم می کند. مهم تر از همه یک ساز و کار سازگار است که در پاسخ به تغییرات، سریع و فعال است. پس از همه، تنها چیزی که ما در کسب و کار به طور مدام انجام می دهیم تغییر در راستای بهبودی است. در مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند تنها سیاست ها و رویداد ها به صورت مدلسازی ثبت نمی شوند، بلکه خودکار سازی، بهره برداری، نظارت و بهبود مستمر آن ها نیز صورت می گیرد و این به عنوان یک پوئن مثبت نسبت به شیوه سنتی آن می باشد.

اهمیت IBPM

کسب و کار و فناوری اطلاعات در طول چندین سال درگیر یک برخورد بوده است، زیرا تکنولوژی به دلیل این تعجیل به طور سنتی کاری را که کسب و کار می خواست انجام نداده است. سازمان ها مجبور به تغییر شیوه خود به شیوه ای که نزدیک به تفکر آن هاست می شوند؛ تا بتوانند در پروژه هایشان موفق باشند. آن ها مجبورند هوشمند تر شوند و به همین ترتیب فرایند های خود را مدیریت می کنند. این انتقال با تکامل مدیریت فرایند کسب و کار به آنچه که گارتنر به عنوان مدیریت هوش تجاری فرایند تعریف کرده است، هماهنگ شده است. سیستم مدیریت فرایند کسب وکار هوشمند به راه جدید ایجاد نرم افزار مشتری محور و راه حل کسب و کار چابک، تبدیل شده است. این سیستم چالش ها و سیلوها و همینطور واحد های تجاری را جدا می کند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند واقعی بهبود مستمر را از طریق اتوماسیون مداوم تکمیل می کند، در واقع سطوح جدید همکاری بین کسب و کار و فناوری اطلاعات را گسترش داده است. شرکت هایی که توانایی تغییر نرم افزار کسب و کار را دارند و ریتم تغیر و بهبود مستمر را به دست می آورند، ناگهان تبدیل به واقعیت می شوند و عینیت می یابند. زمینه کسب و کار در حال حاضر تبدیل کردن آن عمل است و از حالت بالقوه به بالفعل دراوردن است. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند نه تنها وظایف ظاهری و شیوه های کسب و کار کلیدی را خودکار بلکه در راستای اهدافش دانش شناختی را نیز به کار می گیرد. در اصل اگر کسب و کارهای امروز هوش و توانایی برای سرعت بخشیدن به انطباق را نداشته باشند، درنیجه احتمال موفقیت بعدی کسب و کار را از دست می دهند. همانطور که سیستم مدیریت فرایند هوشمند به طور خودکار کار می کند، هم یاد می گیرد و هم سازگار می شود. به بیان دیگر همانند پلتفرمی است که پردازش های ساخت یافته و از پیش تعیین شده و همچنین همکاری پویا بدون ساختار را در میان تیم ها مدیریت می کند. این رویکردی است هوشمندانه که انسان ها را هدایت می کند و باعث می شود آن ها کارایی بیشتری داشته باشند. حتی این کار می تواند یک شبکه اجتماعی را در بر می گیرد و از طریق مرور گر های آشنای وب یا دستگاه های تلفن همراه، هر زمان و هر چند مورد بار که مورد نظر است، با تجارب مشتری در سراسر کانال ها یک پارچه شود. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند، در مورد اجرای کسب و کار ساده و شفاف است و همیشه در مورد پاسخ دادن به وضعیت هر مشتری، بهینه و با بهره وری از اتوماسیون پویا می باشد. ایجاد یک سیستم مدیریت کسب و کار هوشمند از این رو حائز اهمیت است که، در دسترس بودن پروتکل های مبتنی بر استانداردها به طور قابل توجهی کاهش بار بر پایه مدیریت فرایند کسب و کار را برای ساخت و نگهداری زیرساخت های یک پارچه سازی، آزاد ساختن زمان و منابع برای تمرکز بر فرایند و عملکرد کسب و کار را فراهم می کنند و مدیریت فرایند کسب و کار را در زمینه بهینه سازی کسب و کار به ارمغان می اورد. محیطی که در آن سازمانی مدرن عمل می کند پویا است و نیاز به سیستم های تجاری دارد که از آن پشتیبانی کنند. این به این معنا است که سیستم ها باید بتوانند به راحتی با شرایط در حال تغییر سازمانی سازگار شوند. فاز دوم از فرصت مدیریت فرایند کسب و کار از طریق ایجاد سازماندهی برای اتصال قابلیت های کاربردی انتزاعی در فرایند های کسب و کار مجازی می باشد.

IBPM و بهبود فرآیند

مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند نسل بعدی سیستم مدیریت کسب و کار است. با استفاده از پیشرفت تکنولوژی های اخیر برای دستیابی به درجه ای از پاسخ عملیاتی، که با پلتفرم فرایند کسب و کار دیروز امکان پذیر نیست. امروزه شرکت ها هر نوع اطلاعاتی را در مورد خود می خواهند به دست آورند. این تقاضای رو به رشد برای اطلاعات عملیاتی موجب شده است که مجموعه هوشمند سیستم مدیریت فرایند کسب و کار جدید ایجاد شوند. مجموعه هوشمند سیستم مدیریت فرایند کسب و کار قابلیت هایی را برای پشتیبانی از عملیات هوشمند تر کسب و کار فراهم می کند. از جمله تجزیه و تحلیل زمان واقعی پردازش رویداد پیچیده، نظارت بر فعالیت های کسب وکار ،افزایش قابلیت های تلفن همراه اجتماعی، قابلیت همکاری بهبود فرایند های کسب و کار با تغییر و نوآوری آغاز می شود. تغییر در روند انجام فرایند های سازمانی می تواند شروعی برای بهبود فرایند ها باشد . بهبود فرایند های کسب و کار نقش بسزایی در رضایت مشتری دارد. بدین ترتیب موضوع بسیار حائز اهمیتی می باشد. این تغییرات می بایست به صورت مستمر صورت بگیرد تا بتواند تاثیر گذار باشد. سیستم مدیریت کسب و کار هوشمند نسل جدید مدیریت کسب و کار است که توانسته است به سازمان ها برای نوآوری و ایجاد مدل های جدید برای اجرای کسب و کار خود و دستیابی به نتایج بهتر کمک کند. فرایند ها از تعدادی از قابلیت های اصلی در یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند حاصل می شود که شامل یک مجموعه غنی از انواع قواعد کسب و کار تجزیه و تحلیل و پیش بینی و تصمیم گیری و سازگاری قوانین و رویدادها و بهره برداری داده های بزرگ است. مهندسی مجدد فرایند های کسب و کار یک نقطه مجزا از هدف نمی باشد بلکه حرکتی در جهت بهبود مداوم فرایند است که این مهم به وسیله سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند میسر می شود. در واقع به وسیله ی مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند هر کسب و کاری می تواند پروژه های مربوط به بهبود و بهینه سازی رابه قسمت های مجزا تقسیم کرده و آن هارا اولویت بندی نماید و با دستیابی به هر بخش می تواند یک گام در جهت بهبود فرایند ها بردارد. هر کسب و کاری می تواند به کمک چرخه ی روش شناسی، مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند خود را به شیوه ی متناسب با خود، خودکار سازی نماید. این سیستم با استفاده از تکرار ها و به وسیله چرخه بهبود مستمر، قادر هست تا این اتوماسیون را ایجاد کند و این کار را تسریع بخشیده و کارایی فرایند های خودکارسازی شده را بیش از پیش مشاهده کرد، سپس از طریق چرخه بهبود مستمر قادر به تشخیص تغییرات افزایشی در جهت پیشرفت و بهبود خواهید بود.

در آخر و به عنوان حسن ختام می توان این گونه بیان کرد؛ خودکار سازی موفق سیستم مدیریت کسب و کار هوشمند، از پروژه هایی که کمترین میزان ریسک را برای کسب و کار دارد، آغاز می شود. در واقع سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار، فرایند های قدیمی را با روکش چابک اجرا می کنند. این سیستم ها دید وسیعی نسبت به مدرنیته دارند. به بیان دیگر با استفاده از توانایی مدرن سازی، شرکت ها به سادگی می تواند رویه ها و جریان ها و انواع اصول کسب کار خود را پویا کرده و تغییر دهد. بدین ترتیب زمینه مناسبی را ایجاد کرده و به سازمان ها کمک می نماید تا در موارد بدون ساختار، فرایند های خود را به پایان برسانند. سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار هوشمند، از نظارت بر فعالیت، تجزیه و تحلیل قوانین تجاری و مدیریت تصمیمات پشتیبانی می کند و بهترین مکانیزم را برای شیوه ی مدیریت فرایند های کسب و کار هوشمند، همکاری فعال سیستم های سازمانی را رائه می دهد. این سیستم شکاف بین عملکرد کسب و کار و زیرساخت های فناوری اطلاعات را پر می کند و با هماهنگ نمودن کسب و کار و فناوری اطلاعات، دارایی های قابل استفاده مجدد را ایجاد نموده و به وسیله این امر از تغییرات لازم برای بهبود فرایند ها حمایت می کند. سیستم مدیریت کسب وکار در واقع عنصر اساسی در قادر ساختن سازمان ها می باشد، تا بتوانند با یکدیگر هماهنگ شده و ارزش کسب و کار را به جوامع مختلف ارائه دهند. بدین ترتیب مدیریت عملکرد سازمانی را با اهداف کسب و کار به صورت یک داشبورد ارائه می کند. این سیستم شکاف بین اهداف کسب و کار سازمانی و فناوری اطلاعات را از بین می برد. هدف این سیستم افزایش ارزش کسب و کار و ایجاد چابکی برای مواجهه با تغییرات و همچنین هدایت خودکار می باشد. این راه حل، زیربنای زیرساختی است که در سیستم عامل ها، شبکه ها و … پشت های سرویس های متعدد می باشد.