اتوماسیون اداری به عنوان کاتالیزوری برای انجام امور سازمان ها
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط سپیده زینلیگسترش روزافزون تکنولوژی های ارتباطی و زندگی در عصر فناوری اطلاعات، بسیاری از جنبه های زندگی ما را دست خوش تغییر کرده است. این تغییرات برقسمت های مختلف زندگی ما تاثیر داشته است و به نوعی در خدمت بشر امروزی می باشد. در جنبه ی اجتماعی و بخش سازمانی موجب تسهیل بسیاری از کارهای روتین،تکراری و زمان بر شده است.
امروزه محیط های کسب و کار با چالش های گوناگون از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان و نیاز به ارتباط بیشتر واحد های سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و .. مواجه اند. مدیران نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری انجام امور را نظارت و پیگیری کنند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره های کاری فشرده به انداره ای افزایش پیدا کرده است، که انجام و پیگیری آن ها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
اهمیت اتوماسیون اداری
اهمیت به کارگیری اطلاعات در سازمان های عصر حاضر تا آنجا پیش رفته که مکمل منابع توسعه ای مانند سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی به حساب می آید. طراحان نرم افزارهای اطلاعاتی و مدیران سازمان ها نیز به منظور انطباق با این تغییرات باید در طراحی و به کارگیری سیستم های اطلاعاتی، اهداف و نیازهای جدید سازمان را مد نظر قرار دهند چرا که مدیریت موفق نظام های اطلاعاتی، معیار و ملاک موفقیت هر سازمانی محسوب می شود. همچنین ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ از ﺑﻪ ﮐﺎرﮔﯿﺮی ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎی راﯾﺎﻧﻪ ای و ﻓﻦ آوری اﻃﻼﻋﺎت و رﺳﺎﻧﻪ ﻫﺎی ﭘﯿﺶ رﻓﺘـﻪ گریزی ﻧﺪارﻧﺪ و آﯾﻨﺪه از آن ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎﯾﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺎ ﺷﻨﺎﺧﺖ دﻗﯿﻖ و ﺻﺤﯿﺢ، ﻣﺤﺎﺳﻦ و ﻣﻌﺎﯾﺐ اﯾـﻦ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻫـﺎ را ﺑﺮرﺳـﯽ ﮐﻨﻨﺪ و از ﺗﺠﺮﺑﻪ ی دﯾﮕﺮان درس ﺑﮕﯿﺮﻧﺪ، ﺑﺪون اﯾﻦ ﮐﻪ دوﺑﺎره ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎی آن ﺗﺠﺮﺑﻪ را ﺑﭙﺮدازﻧﺪ، در جهت کارایی بیشتر و بهره وری روز افزون خود از آن ها استفاده کنند.
ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسه های تجاری و اقتصادی به شکلی اساسی متحول شده است و دیگر فرایندهای زمان بر پذیرفتنی نیستند. مشکلات فراوانی در روش های سنتی و دستی وجود دارد از جمله کندی گردش مکاتبات و پیگیری موثر آنها، عدم کیفیت مناسب در مرحله ی ثبت و نگهداری و بازیابی سوابق، نداشتن آرشیو مناسبی از مکاتبات، گردش ها و پیگیری نامه ها و درخواست های متقاضیان و دیگر مدارک سازمانی و نظایر آن. از این رو بسیاری از سازمان ها، اداره ها و شرکت ها رو به ماشینی کردن این فرایندها نموده، تا با استفاده از آن بتوانند سریعتر پاسخ گوی مسائل خویش باشند.
در اﺑﺘﺪا از ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮی ﺑﺮای ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺴﺘﻘﻞ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﯽ ﺷﺪ؛ اﻣﺎ ﺑﻪ ﻣﺮور زﻣﺎن ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮ ﻫﺎ ﺑﻪ ﯾﮑﺪﯾﮕﺮ متصل ﮔﺮدﯾﺪﻧﺪ. اﯾﻦ ارﺗﺒﺎط ﺑﻪ ﮐﺎرﺑﺮان اﺟﺎزه داد ﻧﻪ ﺗﻨﻬﺎ از ﻓﺎﯾل های ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺸﺘﺮک اﺳﺘﻔﺎده ﻧﻤﺎﯾﻨﺪ. ﺑﻠﮑﻪ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺑﺮای ﯾﮑﺪﯾﮕﺮ ﭘﯿﺎم ارﺳﺎل کنند. در روﺷﻬﺎی ﺳﻨﺘﯽ و اﻟﺒﺘﻪ ﻣﻌﻤﻮل ﻓﻌﻠﯽ، ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ(ﭼﻪ داﺧﻠﯽ و ﭼﻪ ﺧﺎرﺟﯽ) ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻧﺎﻣﻪ ﻧﮕﺎری های ﻣﻌﻤﻮل و به وﺳﯿﻠﻪ ﮐﺎﻏﺬ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ ﺷﺪ. اﻟﺒﺘﻪ ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ در اﯾﻦ راﺳﺘﺎ ﺑﺮای ارﺳﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻓﻮری ﺗﺮ از دﺳﺘﮕﺎه هایی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻧﻤﺎﺑﺮ اﺳﺘﻔﺎده ﺷﻮد وﻟﯽ این ﻣﻬﻢ اﺳﺖ که ﻫﻤﻮاره از اﯾﻦ روش ها اﺳﺘﻔﺎده ﻧﻤﯽ ﺷﻮد. اﻣﺮوزه ﺑﺮای ﺗﺴﻬﯿﻞ در اﻣﺮ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﺑﺎﻻ ﺑﺮدن ﺳﺮﻋﺖ اﻧﺘﻘﺎل داده ﻫﺎ، از ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎی ﺗﺤﺖ ﺷﺒﮑﻪ ای ﺑﻪ ﻧﺎم ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎی اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری ﻣﯽ ﺗﻮان ﺑﻬﺮه ﺑﺮد. اﯾﻦ ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎ ، ﺳﺮﻋﺖ ، دﻗﺖ و ﺻﺤﺖ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت را اﻓﺰاﯾﺶ داده و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﺳﻄﺢ کارایی در ﺳﺎزﻣﺎن را افزایش می دهند.
مفهوم اتوماسیون اداری
در نتیجه اگر بخواهیم یک تعریف دقیق تر برای اتوماسیون ارائه دهیم، به همین سادگی ها هم نیست، زیرا یافتن تعریف آن به تعیین دیدگاه های کاربر برمی گردد، و دارای تعاریف بی شاری هستند. ولی به طور کلی اتوماسیون اداری شامل سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی است که به برقراری اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج از سازمان و بالعکس مربوط می شود و منجر به تسهیل انواع ارتباطات به دو صورت کتبی و شفاهی است.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. می توان گفت امور دفتری از جمله کار هایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف و مدیران با آن سرو کار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره ( بایگانی ) اطلاعات و کار با واژه پرداز ها را بر عهده دارند ( داده کارکنان )، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی نظیر سیستم مدیریت اسناد هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان ها در حوزه ی امور دفتری کمک شایانی کرده اند.
امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی توجهی و بی اعتنایی در سازمان ها قرار می گرفت، علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره وری قرار نگرفته بود. در دهه های گذشته نتایج یک بررسی در یک دوره ۱۰ ساله بر روی بهره وری سازمان ها در ابعاد مختلف انجام گرفت. نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره وری در حوزه های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، بهره وری در حوزه امور دفتری مورد بی توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه جدی قرار گرفت و روز به روز ارتقا یافت و بر اهمت توجه به آن افزوده شد.
مزایا و کاربرد های اتوماسیون
اتوماسیون اداری تاثیر بسیاری بر امور سازمان ها گذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون را می توان چنین برشمرد:
- کنترل بهتر کارها
- کم شدن فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
- کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
- کم شدن هزینه مسافرت ها و گرد هم آیی ها
- افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثر بخشی
- افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات و تامین هرچه بیشتر نیاز مشتریان
- افزایش قابلیت رقابت سازمان
- رشد پدیده دور کاری ( کار از راه دور )
اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری معمولا برای برقراری ارتباطات روزمره تبادل نامه و پیام ها استفاده می شود ولی کاربردهای آن فراتر از آن این کارهای معمول هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلی تا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره برداری شده است.
برخی از کاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از:
- واژه پردازی
- پست الکترونیکی
- پست صوتی
- ارسال نمابر
- تقویم الکترونیکی
- کنفرانس از راه دور
- ویدئو تکس
- ذخیره و بازیابی تصاویر
- و …
در نتیجه سیستم اتوماسیون اداری نقش به سزایی در حوزه ارتباطات و مراودات رسمی سازمان و مکاتبات دفتری دارد. همچنین موجب تسهیل و سرعت تبادل اطلاعات نیز شده است و در ایجاد کانال های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. بنابراین می توان گفت وجود سیستم اتوماسیون اداری تاثیرات مثبت زیادی درون سازمان ها داشته است. ذکر این نکته هم حائز اهمیت است که در کنار پیاده سازی سیستم های رایانه ای می بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود یک گروه مجرب و متخصص باید در سازمان حضور داشته باشند تا به رفع نواقص احتمالی بپردازند. به نظر می رسد که در کشور ما فقط به بعد مکاتبات دفتری و اداری آن توجه بیشتری شده است و به سایر توانایی های مفید و گوناگون اتوماسیون اداری توجه کافی نشده است. ولی روز به روز اهمیت و ضرورت استفاده از آن آشکار تر از پیش می شود و قابلیت های واقعی و ابعاد گسترده اش نمایان می گردد.
مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management)
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط سپیده زینلیطی سال های اخیر افزایش رقابت در فضای کسب و کار، کاهش فاصله کیفی بین محصولات شرکت های مختلف، افزایش کانال های ارتباطی کسب و کارها با مشتریان و نیاز به هماهنگی بهتر بین این کانال‌ها و موارد این چنینی باعث شده است تا، مدیریت ارتباط با مشتری، به یکی از دغدغه های اصلی مدیران کسب ها و کار های کوچک و بزرگ تبدیل شود.
مفهوم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
مفهوم سی آر ام عموما به دو صورت بیان می شود. بسیاری از سازمان های صاحب نام در این زمینه، مدیریت ارتباط با مشتری را شامل مجموعه نرم افزارها یا خدماتی می دانند که به اتوماسیون بازاریابی، فروش و ارائه خدمات بهتر به مشتری کمک می کند. این گروه معمولا به حضور تکنولوژی های جدید در این زمینه بیشتر تکیه دارند و از آن ها در خصوص بهبود ارتباط با مشتری کمک می گیرند.
گروه دوم، CRM را معمولا به عنوان یک فلسفه یا مدل ذهنی درست برای بهبود نتایج ارتباط با مشتری و تاثیرات آن در کسب و کار می دانند. به عبارت دیگر این دسته معتقدند، که CRM، نگرشی با تاکید بر ایجاد، حفظ و توسعه و تعمیق بخشیدن به رابطه با مشتریان است. حال در این میان ممکن است از تکنولوژی استفاده بشود یا نشود!
پیشنهاد ما این است برای کسب موفقیت در کسب و کارتان از هر دو نگرش کمک بگیرید. به کاربردن فناوری های روز در زمینه مدیریت ارتباط با مشتری، قطعا راه گشای شما در کنار تمرکز بر مشتری یا در مرکز توجه قرار دادن او در استراتژی و تصمیم های کلان کسب و کار خود خواهد بود.
انواع سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری
CRM استراتژیک : CRM Strategic
در این نوع سیستم استراتژیک مدیریت ارتباط با مشتری، مشتری به عنوان مرکزیت کلیه اهداف و تصمیمات سازمان است. ارتباط با مشتری، یک استراتژی محوری و کلیدی در کسب و کار است به این صورت که، قرار است مشتریان مفید و دارای سود را جذب کسب و کار کرده و آن ها را حفظ کنیم.
CRM عملیاتی : Operational CRM
هر فرایند در سازمان به نوعی با مشتری در ارتباط است. کسب و کار با استفاده از سیستم های اتوماتیک و فناوری های روز با هدف ارتباط هر چه بیشتر با مشتری، تجهیز می شود. سیستم های بازاریابی، فروش و خدمات به مشتریان، از جمله ی این نرم افزار ها هستند. در بخش های بعدی به تفصیل به بررسی این مورد می پردازیم.
CRM تحلیلی : Analytical CRM
دغدغه‌ی CRM تحلیلی به‌دست آوردن، ذخیره‌سازی، استخراج، یکپارچهسازی، پردازش، تفسیر، توزیع و گزارش‌دهی اطلاعات مرتبط با مشتری با هدف ایجاد ارزش، هم برای مشتری و هم برای کسب و کار است.
CRM تعاملی : CRM Interactive
در این نوع سی آر ام، از تکنولوژی برای مدیریت مرزهای سازمان، هم در رابطه با مشتری و هم شرکای تجاری استفاده می شود و هر نوع داده و اطلاعاتی که از مرزهای سازمان عبور می کند توسط این سیستم مدیریت می شود. به طور کلی به بخش های برون سازمانی و بهبود ارتباط با آن ها تمرکز می کند.
در این بخش با مفاهیم مدیریت ارتباط با مشتری و دسته بندی آن ها آشنا شدیم. در بخش های بعدی، به بررسی CRM های عملیاتی و نرم افزارهایی برای ارتباط موثر می پردازیم.
زبان UML چیست؟
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط سپیده زینلیزبان UML چیست؟
UML یک زبان مدل سازی استاندارد برای مهندسان نرم افزار است. همانطور که کشیدن پلان، برای مهندسان عمران مدلی است که از جنبه های مختلف یک سازه را قبل از ساخت مورد بررسی قرار می دهد، (Unified Modeling Language) هم برای ساخت و توسعه ی یک محصول نرم افزاری این کار را انجام می دهد.
تاریخچه UML
زبان UML در پاسخ به یک نیاز در بین تولید و توسعه دهندگان نرم افزار در سال ۲۰۰۷ به صورت استاندارد فعلی به وجود آمد. نبود یک استاندار مشخص برای مدل کردن سیستم با استفاده از نمودار های گرافیکی استاندارد و یکسان، مشکلاتی را برای برنامه نویسان و طراحان نرم افزار به وجود آورده بود. البته استارت اولیه یا به عبارتی پیش نویسی از خصوصیات و امکانات نسخه ی اولیه ی آن در سال ۱۹۹۷ به OMG ارائه شد.
مفهوم زبان مدل سازی یکنواخت UML چیست؟
UML یک زبان مدلسازی است که برای تحلیل و طراحی سیستم های شی گرا به کار می‌رود. این زبان مدل سازی یکنواخت اولین بار توسط شرکت Rational ارائه شد و پس از آن از طرف بسیاری از شرکت های کامپیوتری و مجامع صنعتی و جامعه ی مهندسان نرم افزاری دنیا مورد حمایت قرار گرفت.
UML به خودی خود یک زبان برنامه نویسی نیست اما ابزاری است که با استفاده از نمودار های آن می توان به زبان های مختلف کد نوشت. UML شامل تعدادی عنصر گرافیکی یکسان است که از ترکیب آنها نمودارهای UML شکل می گیرند. همچنین از ویژگی های این زبان مدل سازی یکنواخت، پشتیبانی از مفاهیم سطح بالای شی گرایی مثل Collaboration، Framework، Pattern و Component می باشد.
اهمیت مدل سازی چیست؟
ایجاد مدل و مدل سازی برای بررسی دقیق انواع مختلف سیستم های نرم افزاری در مقیاس کوچک و بزرگ به کار می آید. با ساختن مدل این امکان به شما داده می شود با ابعاد مختلف پروژه قبل از ساخت آشنا شوید. گاهی در پروژه های بزرگ به دلیل پیچیدگی بیش از حد نمی شود سیستم را از جنبه های مختلف سنجید.
بنابراین برای فهم کامل سیستم، یافتن و نمایش ارتباط بین بخش های مختلف آن، به مدلسازی می‌پردازیم. یو ام ال زبانی برای مدلسازی یا ایجاد نقشه تولید نرم افزار است. خوبی آن استاندر بودن، جامع بودن و قابلیت استفاده بودن بر روی هر ترکیبی از سخت‌افزار، سیستم عامل، زبان برنامه نویسی و حتی مفاهیم شبکه است.
در واقع یو ام ال به شما می گویند که چگونه یک مدل را بسازید و یا چگونه یک مدل را بخوانید. اما به شما نمی گویند که در چه زمانی، چه مدلی را ایجاد کنید. یعنی UML فقط یک زبان نمادگذاری است و به عنوان یک متدولوژی توسعه نرم افزار استفاده نمی شود.
برخی نمودار های پرکاربرد که از زبان نماد گذاری UML استفاده می کنند
نمودار کلاس Class Diagram : این نمودار شامل کلاس ها، واسط ها و همکاری و روابط بین آن ها است.
نمودار موردکاربرد Use case Diagram : این نمودار، تعامل کاربران خارجی با سیستم را مدل کرده و منعکس کننده ی جنبه های رفتاری سیستم است.
نمودارحالت State chart Diagram : این نمودار، بیان کننده جنبه های رفتاری سیستم می باشد که شامل حالات، انتقال بین حالات، رخدادها و فعالیت ها می‌باشد.
نمودار اشیاء Object Diagram : این نمودار، اشیاء سیستم و روابط بین آنها را نمایش می دهد.
با مفهوم کلی UML ویژگی ها و تعاریف آن آشنا شدیم. دانستیم که UML یک زبان مدل سازی و روشی باز برای توصیف ویژگی ها، نمایش گرافیکی، ساختن و مستندسازی اجزای یک سیستم نرم‌افزاری در حال توسعه یا در حال ساخت می‌باشد. علاوه بر این موارد برای فهمیدن، طراحی، مرور، پیکربندی، نگهداری و کنترل سیستم‌های نرم‌افزاری کوچک و بزرگ نیز مورد استفاده قرار می گیرد.
بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد
/۰ نظرها/در اخبار, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط علیرضا امین زادههمانطور که می دانید بودجه انواع متفاوتی دارد که یکی از مهم ترین بودجه ها، همان بودجه اصلی شرکت ها و سازمان ها است. اما تفاوت بودجه اصلی با سایر بودجه ها از جمله بودجه عملیاتی چیست؟
بودجه عملیاتی و یا بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد یک سند است که در یک محدوده و به صورت کوتاه مدت در شرکت یا سازمان کاربرد دارد. کلمه عملیات یا عملکرد نیز به این معنی است که بودجه برای یک بخش و قسمت ویژه و برای یک کار خاص مانند پروژه اختصاص می یابد.
برای ایجاد بودجه عملیاتی، شرکت نیاز دارد تا یک درصدی از بودجه اصلی را به یک «عملیات» تخصیص دهد تا تصویر دقیق و شفافی از عملکرد مالی آن طرح و پروژه بدست آید.
بودجه اصلی، بودجه کل کسب و کار است و شامل تمام درآمدها و هزینه های یک شرکت و سازمان و یا هر نوع کسب و کاری می شود. بودجه اصلی کمک می کند تا هزینه های سربار مشخص و بین بخش ها به صورت مناسب تقسیم شود و یا اینکه مشخص شود، آیا هزینه ها در بین بخش ها تقسیم شده است؟
برای مثال اگر شرکتی مسئول پذیرش دارد و مسئول پاسخگویی به تلفن ها می باشد و بعد از پاسخگویی، تماس ها را بین تمام بخش های یک شرکت تقسیم می کند، باید هزینه های او نیز بین بخش های درگیر این کار، تقسیم شود. بنابراین به برنامه بودجه ریزی بر مبنای عملکرد نیاز است.
فکر کنید شرکت شما تولید نرم افزار است و در تمام کشور نیز دفتر دارید، تیم تولید شما نیز مستقر در یک شهر مرکزی و ستاد مجموعه می باشد، حال می خواهید هزینه های تمام شده دفتر یکی از استان ها را محاسبه کنید، آیا زمانی که سربار تیم تولید نرم افزار برای آن استان درنظر گرفته نشده، هزینه نهایی آن استان به درستی محاسبه شده است؟ خیر …
برای ایجاد بودجه عملیاتی باید به بودجه اصلی شرکت مراجعه کرد تا سهمی از آن به عملکرد اختصاص یابد. اگر شرکت در حال اجرای یک رویداد سالانه است، ممکن است به بودجه عملیاتی نیاز پیدا کند و یا اینکه هر بخشی دارای طرحی باشد بنابراین باید بودجه عملیاتی هر سه بخش به صورت جداگانه پیگیری شود.
یکی از الزام های بودجه عملیاتی، اختصاص هزینه های سربار به بخش، طرح و … است البته این الزام ها نیاز به تجزیه و تحلیل عینی و ذهنی نیاز دارد که چقدر به هزینه های سربار برای عملیات استفاده می شود از این رو نیاز به بودجه عملیاتی است.
به عنوان مثال در عملکرد جدید شرکتی نیاز است تا ۴ کارمند تمام وقت کار کنند ولی یکی از این ۴ کارمند باید زمان خود را بین دیگران تقسیم کند از این رو شرکت باید حقوق، بیمه ، مالیات، مزایا و … هر ۴ کارمند را با هم جمع کند تا نصف درآمد کارمند سهیم شده را تعیین کند، اینجا است که پای بودجه عملیاتی و یا بودجه ریزی بر مبنای عملکرد به میان می آید.
البته هزینه سربار شامل اختصاص فضای اداری، تجهیزات، بازاریابی شرکت ها، بیمه ، اجاره و… هم می شود. البته به جز هزینه های سربار، یک بودجه عملیاتی به هزینه های سنگین دیگری شامل هزینه های مواد، بازاریابی، حمل و نقل ، قراردادکاری، هزینه ها، مجوزها و … نیاز دارد.
کسب و کارهای کوچک از بودجه های عملکردی برای تجزیه و تحلیل عملیات در بخش های کسب و کار مانند ایجاد بودجه عملیاتی در بخش فناوری اطلاعات (پروژه خاص IT ) استفاده می کنند.
چرخه ی بهبود مستمر یا چرخه ی دمینگ (PDCA) چیست؟
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط علیرضا امین زادهبسیاری از سازمان ها و کسب و کار ها امروزه در پی تغییرات ناگهانی و یکباره اند. خواهان رشد و پیشرفت در یک بازه زمانی کوتاه و جهش چشمگیر می باشند. غافل از آن که هیچ پیشرفتی به یکباره رخ نمی دهد. اغلب بعد از مدتی ناامید شده و اگر هم جهشی صورت بگیرد معمولا نتایج آن ماندگار نخواهد بود.
چرخه ی بهبود مستمر، یک ابزاری است که، در تمامی بخش های کسب و کار تان حتی در زندگی شخصی نیز به کمکتان می آید. در نتیجه یک رشد ثابت و بهسازی در تمامی بخش ها را ایجاد می کند. وقتی هدف شما رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توانید از چرخه ی دمینگ استفاده کنید.
مفهوم چرخه ی (PDCA)
یکی از روش های کارامد ارائه شده در بهبود مستمر، چرخه ی (PDCA) است که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است. یک روش ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش در تمامی فرایند ها است. همانطور که از نام آن مشخص است به صورت دایره وار و چرخشی کار خود را انجام می دهد. چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.
Plan : برنامه ریزی
فاز نخست و مهم این چرخه شامل برنامه ریزی است. تحقق اهداف فردی و سازمانی در گرو برنامه ریزی است. به عبارت دیگر تعیین کردن اهداف و پیش بینی راه های رسیدن آن، منجر به نوعی تعهد به انجام دادن فعالیت های معین برای تحقق آن هدف می شود.
Do : انجام دادن
برای اطمینان حاصل کردن از نتایج برنامه ها، بهتر است طرح در یک محدوده ی کوچک به صورت آزمایشی اجرا شود. فواید این کار آن است که به صورت عملی بسیاری از مشکلات و محدودیت ها مشخص خواهد شد. در نتیجه اصلاحات و ترمیم های لازم برای ماژول های بزرگ تر به دست می آید.
Check : بررسی کردن
یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه ریزی ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکرد هایمان است. در فرایند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه می کنیم. در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام می دهیم یا به تکمیل و تدوین دوباره آن ها می پردازیم.
Act : اقدام یا عمل کردن
اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن ها و آزمایش ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح ها و برنامه ها است. با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.
فواید چرخه ی (PDCA) یا چرخه دمینگ
این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغیر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه وتحلیل آن ها به منظور بررسی و اولویت بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.
در آخر بحث را با جمله ای از امام صادق به پایان می رسانیم. هر انسانی که امروزش بهتر از دیروزش نباشد ضرر کرده است.
T-SQL چیست؟
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط علیرضا امین زادهقبل از وارد شدن به بحث T-SQL ، ابتدا چند خطی راجع به زبان پرس و جو نویسی SQL – Structed Query Language توضیح می دهیم. اس کیو ال به عنوان رایج ترین زبان رابطه ای به شمار می رود. در اوایل دهه ۷۰ میلادی توسط شرکت IBM ارائه شد. اگر بخواهیم به یکی از مهم ترین ویژگی های ماهیتی آن اشاره کنیم، این زبان به صورت پایه ای یک زبان توصیفی است.. به بیان دیگر ماموریت اصلی SQL توصیف پرس و جو هاست؛ بنابراین یک زبان پرس و جو نویسی است نه یک زبان برنامه نویسی. همچنین زبان SQL بر اساس تئوری جبر رابطه ای طراحی و پیاده سازی شده است. سیستم های پایگاه داده ای رابطه ای (Relational Database Management System) مختلفی وجود دارند. از بین ها می توان به oracle, My SQL, Microsoft SQL server و … اشاره کرد. اساس همه ی آن ها بر پایه جدول و رابطه است. تمایز بین آن ها این است که هر یک از آن ها از زبانی برای برقراری ارتباط استفاده می کنند، که مختص همان RDMS است. یکی از مهم ترین آن زبان ها T-SQL است.
تعریف T-SQL
T-SQL ، مجموعه ای از توسعه و گسترش های برنامه نویسی است، که توسط مایکروسافت و سایبیس انجام شد. تعدادی ویژگی را به همان زبان پرس و جو نویسی ساخت یافته (SQL) اضافه کرد. این تغییرات شامل کنترل تراکنش ها، استثنا ها و مدیریت خطاها، همچنین قرار دادن پردازش ها و تعریف متغیر ها می باشد.
دستورات T-SQL
تمامی اپلیکیشن هایی که با اس کیو ال سرور، در ارتباط هستند با دستورات تی – اس کیو ال نیز سازگار می باشند. کوئری های T-SQL شامل انتخاب ستون ها، انتخاب عبارات، اعمال محدودیت بر ستون ها و سطر ها، محدود کردن ردیف ها و تغییر دادن و اصلاح کردن متغیر ها یا شرایط جست و جو ها است. شناسه ها و علامات تی- اس کیو ال، در تمامی پایگاه داده، سرور و المان های SQL استفاده می شوند. تمامی این شناسه ها باید دارای نام اختصاصی باشند، تا در تمام مراحل ایجاد و استفاده از آن در پایگاه داده قابل شناسایی باشند.
تمایز بین T-SQL و MYSQL چیست؟
تی – اس کیو ال، یک زبان برنامه نویسی برای محصولات مایکروسافت اس کیو ال سرور است. به خودی خود نوعی توسعه برایSQL است تا از کد های رویه ای پشتیبانی کند. در کنار کوئری های مرسوم امکانات فوق العاده ای را در اختیار کاربران قرار می دهد. برای مثال شما قادر خواهید بود متغیر تعریف کنید، از شروط پرش و انشعاب نیز به سادگی استفاده نمایید. با T-SQL شما می توانید توابع و رویه های ذخیره سازی بنویسید، که درون اس کیو ال سرور اجرا می شوند. همچنین می توان تمام پایگاه داده منطقی را درون سرور پایگاه داده قرار دهید، به این ترتیب اطلاعات schema (شمای پایگاه داده) برای کاربران مخفی می ماند.
- برخی از ویژگی های T-SQL
- استفاده از زبان برنامه نویسی رویه ای برای برقراری ارتباط با پایگاه داده
- داشتن متغیر های محلی
- پشتیبانی گسترده از توابع مختلف برای پردازش های رشته ای، پردازش های شامل تاریخ و ریاضیات و ….
- سازگاری زیاد در پس تغییراتی که پس از انجام عملیات DELETE و UPDATE در پایگاه داده ایجاد می شود.
- افزایش قابلیت برنامه نویسی برای جا دادن دستورات و برنامه نویسی منطقی در پایگاه داده
اهمیت مدیریت فرایند های کسب و کار در سازمان ها
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط سپیده زینلیمفهوم مدیریت فرایند های کسب و کار چیست؟
انواع فرایند ها در سازمان ها
- فرایند های مدیریتی : این فرآیند ها شامل فعالیت های نظام مند مانند مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان است.
- فرآیند های عملیاتی : این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند. مثل خرید، تولید، بازاریابی و فروش.
- فرآیند های پشتیبانی : این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را مانند حسابداری، استخدام و … را پشتیبانی می کنند.
هدف استفاده از سیستم های مدیریت فرایند های کسب و کار
عدم استفاده از BPM در سازمان ها منجر به چه مواردی می شود؟
مزایای استفاده از مدیریت فرایند های کسب و کار چیست؟
- کاهش هزینه ها در پی کنترل خطاها، تمرکز بر جریان کار و اندازه گیری دوره زمانی انجام امور و اندازه‌گیری بازده عملکرد و خروجی کارها.
- چابک شدن بیشتر فعالیت های سازمان از طریق مدیریت دقیق و یکپارچهسازی و خودکارسازی فرآیندها
- تمرکز بیشتر بر رضایت مشتری از طریق کنترل همیشگی خروجی فرآیند ها
- افزایش رضایت و انگیزه کارکنان به دلیل شفاف بودن جریان کار، نحوه انجام وظایف و دست یافتن به اهداف از پیش تعیین شده
- رشد سازمانی مناسب و مفید و اثربخشی بیشتر در مراحل فرایند
فرایند گرایی چیست و چه تاثیری در بهره وری سازمان دارد؟
/۰ نظرها/در آکادمی, اخبار فناوری اطلاعات, مقاله /توسط سپیده زینلیواژه فرایند (Process) از جمله واژه های پرکاربرد و مهم در حوزه ی مدیریت و کسب و کار است. خیلی اوقات از کلمه ی فرایند و فرایند گرایی بدون آن که تعریف دقیقش را بدانیم استفاده می کنیم. مثلا فرایند فروش، فرایند اتوماسیون اداری، فرایند صدور پیش فاکتور، فرایند تولید محتوا و … . تقریبا در همه ی این موارد ما به درستی از ترکیب فرایند استفاده کرده ایم.
مفهوم فرایند و فرایند گرایی چیست؟
به طور عمومی فرایند به شیوه ی انجام یک کار اشاره دارد. به عبارت دقیق تر به کار بردن واژه‌ی فرایند به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف مشخصی دارد که همواره باید مطابق با یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود. برای هر فرایند می توان نقطه ی آغاز و پایانی تعریف کرد.
تعریف فرایند در کسب و کار
فرایند ها در کسب و کارها، مجموعه فعالیت هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند. همچنین دارای یک یا چند ورودی هستند که برای رسیدن به یک دستاورد مشخص در کسب و کار با یکدیگر در تعامل اند. در نهایت خروجی این فعالیت ها برای مشتری آن فرایند، ارزش ایجاد می کند.
فرایند گرایی یا نگاه فرایندی چه تاثیراتی در افزایش بهره وری دارد؟
در این بخش به تعریف فرایند گرایی یا نگرش فرایند محور Process based Approach می پردازیم. هنگامی که از فرایند گرایی صحبت می کنیم به این معنی است که به جای نگاه به جایگاه افراد و دپارتمان‌ها در سازمان ها و پیکره ی کسب و کار ها، به این مسئله توجه می کنیم که واقعاً در یک یا شرکت یا کسب و کار، چه کارهایی انجام می‌شود و برای هر کار، چه مسیر و فرایندی می توان تعریف کرد.
در نتیجه در مدیریت فرایند گرا همانند چارت سازمانی، فقط به این نمی پردازیم که چه کاری باید انجام شود بلکه به این نکته‌ی مهم هم توجه می‌کنیم که هر کاری چگونه انجام می‌شود. در نتیجه با فرایند گرایی متوجه می شویم که برای طراحی و پیاده سازی یک فعالیت دقیقاً چه مسیری باید طی شود و هر یک از واحد های مختلف سازمان در کدام مراحل فرایند درگیر می‌شوند.
با این عملکرد بسیاری از موانع و مشکلات بر طرف می شود. دید واضح و شفافی نسبت به هر فعالیتی که در سازمان انجام می شود به دست می آوریم. آنالیز هایی دقیق تر انجام می شود و افزایش بهره وری در بخش های مختلف صورت می گیرد.
مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management)
وقتی فرایند گرایی بر کسب و کار ما حاکم باشد، می‌توانیم مکانیزم‌هایی را برای کنترل اجرای صحیح هر فرایند تعریف و پیاده سازی کنیم. همچنین می‌توانیم کارایی و اثربخشی فرایندها را بررسی کرده و برای بهبود فرایندها (Process Improvement) برنامه‌ریزی های دقیقی انجام دهیم.
با داشتن نگرش فرایند محور مشاوران کسب و کار، می‌توانند عیب یابی یک سازمان را به شکلی دقیق‌تر انجام دهند و مدیران می‌توانند پروژه های تحول سازمانی را در قالب بهتری پایه ریزی کنند. برای مثال اتوماسیون زمانی حداکثر بهره وری را دارد که ابتدا فرایند های کسب و کارمان را بشناسیم و سپس آن ها را اتوماتیک کنیم.
در نتیجه نگاه فرایندی داشتن و فرایند گرایی منافع زیادی در هر کسب و کار با هر ابعادی برای ما به ارمغان می آورد. همچین باعث می شود مسئله ها و چالش ها را از زاویه‌ی متفاوتی ببینیم و راهکارهای اثربخش‌تری هم کشف و ارائه کنیم که باعث بهره وری و ارزش آفرینی های چشم گیری در سازمان می شود.