اتوماسیون اداری چیست؟

تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

• اتوماسیون اداری یا Office Automation  عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمار ها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.
• سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
• در ویکی پدیای انگلیسی در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
• عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه به ویژه سیستم اتوماسیون اداری سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

وظایف و کاربردهای اتوماسیون اداری یا خودکارسازی اداری

به‌طورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفه‌ی عمده برعهده دارد: ذخیره‌ی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها، که در هریک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.

ذخیره‌ی اطلاعات

اولین حیطه‌ی کاری اتوماسیون اداری به ذخیره‌ی اطلاعات بازمی‌گردد. ذخیره‌ی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرم‌ها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد داده‌ها شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر یا داده‌های صفحه‌گسترده است. بسته‌های نرم‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده‌های متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نیز کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

نرم‌افزارها و برنامه‌های پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخل‌وتصرف در داده‌هایی که معمولا از طریق صفحه‌کلید به سیستم وارد می‌شود را برعهده دارند و خدمات بی‌نظیری در زمینه‌ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.

یکی از امکانات بسیار عالی این نرم‌افزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف‌نویسی، پاورقی‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارد. پس در هر بار استفاده‌ی مجدد از یک فایل تایپ‌شده لزومی به تنظیم دوباره‌ی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرم‌افزارهای جدید نشر رومیزی، به‌سادگی می‌توان نوشته‌ را با عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، جلوه‌های گرافیکی و … ترکیب کرد.

نرم‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونه‌ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدول‌هاست. این تصاویر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت است. در نرم‌افزارهای پردازش داده‌ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه نگاه می‌شود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر به‌عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از کاربردهای گسترده‌ی برنامه‌های پردازش تصاویر در ارائه‌ها و سخنرانی‌های اداری و شرکت‌هاست. به کمک نرم‌افزارهای چندرسانه‌ای می‌توان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه‌های صفحه‌گسترده نیز به شما اجازه دست‌کاری و دخل‌و‌تصرف در داده‌های عددی را می‌دهند. از نمونه‌های اولیه این نرم‌افزارها می‌توان به «ویسیکالک»(Visicalc)  و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرم‌افزارها فعالیت‌های رایج اداری در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور را به‌خوبی برعهده می‌گرفتند.

یکی از ویژه‌ترین کاربردهایی که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده در اختیار کاربران می‌گذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌فاکتور است. پیش‌فاکتور کردن داده‌ها باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت امور مالی، طرح‌های مالی و حسابداری کمک می‌گیرند.

تبادل داده‌ها

تبادل داده‌ها نیز به‌اندازه‌ی مؤلفه‌ی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیره‌سازی داده‌ها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان‌پذیر می‌کند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستم‌هایی که اجازه‌ی انتقال به‌هنگام یا فوری اطلاعات را می‌دهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته‌ی سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری الکترونیکی قرار می‌گیرند.

این سیستم‌ها نمایان‌گر طبیعت مشارکتی سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند. سیستم‌های اداری‌ای که توانایی به‌‌اشتراک‌گذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند، با عنوان گروه‌افزار نیز شناخته می‌شوند. یکی از انواع گروه‌افزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس به‌هنگام و هم‌زمان را می‌دهد.

شرکت‌کنندگان در این جلسات می‌توانند تنها به‌اندازه‌ی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستم‌های الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده می‌کنند، درحالی‌که ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه‌ی محلی رایانه‌ای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.

اثربخشی کاربردی این سیستم‌های اشتراک‌گذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات به‌عنوان گزینه‌ای در دسترس کاربران. به کمک این سیستم‌ها افراد می‌توانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستم‌ها و نرم‌افزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور می‌سازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظه‌ی مبتنی بر رایانه و مجموعه‌ای از پروتکل‌های ارتباطات شبکه‌ای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده می‌کند.

بیشتر این سیستم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامه‌ها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینه‌هایی چون ساخت پرونده‌های الکترونیک یا یادداشت‌ها، میان این نمونه و همتای قدیمی‌اش تمایز ایجاد می‌کند.

پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد می‌کند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشین‌ها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیت‌های خود برای تبادل داده‌ها هستند. برای مثال دستگاه‌های تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانه‌ای یافته‌اند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکس‌برداری) و سایر ابزارهای بی‌سیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطه‌ای ممکن می‌سازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.

مدیریت داده‌ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری، اغلب برای پیگیری داده‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت استفاده می‌شوند، مثلا برای: طرح‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و سایر ابعاد کسب‌وکار. مدیریت وظیفه یا سیستم‌های برنامه‌ریزی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلفی را در اداره نظارت و کنترل می‌کنند و این کار را از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی پیش می‌برند.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی می تواند باشد؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی گیرند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سامانه اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم‌ها است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و … استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سامانه اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و سامانده

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش‌ساز
• و بسیاری از بخش های دیگر که نام بردن از آنها در این مقاله نمی گنجد.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری یا خودکارسازی اداری

با گسترش فعالیت‌های تجاری و اداری و حجم عظیم اطلاعات و مجهز شدن سازمان‌ها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات، وجود یک سیستم اتوماسیون اداری احساس می‌شود. بنابراین تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی شرایط فیزیکی و آموزش در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته می‌شود.

سرعت و دقت در انجام صحیح کار مهمترین شرط استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند، اتوماسیون اداری به سهولت مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

• بررسی مزایای اتوماسیون اداری
• به کار بردن یک سیستم اتوماسیون اداری، مزایای زیادی علاوه بر صرفه جویی در وقت، بهره ور شدن ادارات، کم کردن تمامی هزینه ها و پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی دارد که به صورت جزئی تر به آنها می پردازیم:
• به حداقل رساندن استفاده از کاغذ برای نامه ها و مکاتبات (در نتیجه کمک به حفظ محیط زیست): زمانی که شما با استفاده از اتوماسیون نامه ها و مکاتبات خود را ارسال کنید این سیستم علاوه بر اینکه موجب حذف کاغذ می شود با حداکثر سرعت و در حداقل زمان نامه ها و مکاتبات را به مقصد رسانده و در کارتابل شخص مورد نظر قرار می دهد.
• امکان ذخیره داده ها در پایگاه داده و دسترسی سریع و آسان به آنها: به دلیل اهمیت اطلاعات سازمان ها و ادارات باید مجموعه این بانک های اطلاعاتی با روش و در فضایی مطمئن ذخیره شوند که این امکان توسط اتوماسیون اداری به خوبی انجام شده و تمامی مسئولین اداری در هر لحظه می توانند به انواع اطلاعات و محتواها دسترسی پیدا کرده و تغییرات و ذخیره سازی روی آنها انجام دهند.
• دسته بندی و مدیریت داده ها: تمامی داده های مهم و اساسی اداری توسط نرم افزار اتوماسیون اداری در دسته بندی های مخصوصی قرار می گیرند و به دلیل همین نظم و یکپارچگی شما دسترسی سریع و آسان تری به اطلاعات خواهید داشت.
• صرفه جویی در هزینه، زمان و نیروی انسانی: دو مورد قبل به سرعت دسترسی به کارها اشاره می کند که در کنار آن می توان گفت که شما اگر بخواهید یک نامه را به صورت کاغذی به بخشی از سازمان خود ارسال کنید، در اولین قدم باید سربرگ را روی یک کاغذ چاپ کنید و نامه را بنویسید در پاکت قرار داده و توسط شخص دیگری به مخاطب آن را برسانید و منتظر باشید که جواب نیز با همین پروسه به دست شما برسد. در صورتی که شما در اتوماسیون یک سربرگ پیش فرض در نظر می گیرید و فقط کافی است که متن ارسالی را تایپ کنید، مخاطب را انتخاب کرده و روی گزینه ارسال کلیک کنید، به همین سرعت نامه شما به بخشی از سازمان ارسال می شود. بنابراین شما کاغذی مصرف نکرده و هزینه ای را پس انداز می کنید، به دلیل سرعت بالای سیستم نامه سریع تر ارسال شده و از وقت نیز استفاده بهینه کرده اید، برای ارسال نامه نیاز به شخصی سومی برای حمل نامه نخواهید داشت و در استفاده از منابع انسانی صرفه جویی خواهید کرد. در نتیجه اتوماسیون اداری باعث سوددهی بیشتر برای مجموعه و بهبود فرآیند اداری می شود.
• دقیق و نکته سنج بودن نرم افزار اتوماسیون اداری: بدون شک سیستم ها در دقت انجام کارها با ذهن انسان قابل قیاس نیستند زیرا ماشین های اداری و محاسباتی با دقتی فوق العاده و بیشترین قدرت محاسباتی در کمتر از یک ثانیه بدون اشتباه تعداد بسیار زیادی کار انجام دهد. نرم افزار اتوماسیون نیز امور اداری را با دقت و سرعت بالا به ثمر می رساند، بنابراین از آنجایی که اطلاعات یک سازمان از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و کار با آنها حساس و حیاتی است بهتر است از یک سیستم مانند اتوماسیون اداری استفاده کنید.
• دسترسی آسان به بانک اطلاعاتی: همانطور که قبلا توضیح داده شده است شما می توانید به بانک اطلاعاتی خود متصل شوید و اطلاعاتی نیز ذخیره کنید. علاوه بر اینها کسانی که دسترسی داشته باشند اعم از مسئولان و کارمندان می توانند به راحتی به تمامی اطلاعات مانند فایل های متنی، صوتی و تصویری دسترسی داشته و عملیات یا تغییرات مورد نظر خود را روی آنها انجام دهند.
• پیگیری و تبادل لحظه ای اطلاعات و داده ها: سیستم اتوماسیون اداری تنها با اتصال به یک شبکه LAN و همه سیستم های کامپیوتری یک سازمان می تواند به کارکنان و مدیران اجازه تبادل و ارسال اطلاعات و داده ها را به آسانی بدهد.
• حذف دفترهای حجیم و سنگین دبیرخانه ها: زمانی که مکاتبات و ارسال درخواست ها از طریق این نرم افزار انجام گیرد، تمامی آنها روی سیستم شما ذخیره می گردد و نیازی به پر کردن دفاتر اندیکاتور در دبیرخانه ها نیست.
• درج و نگهداری اسناد و سوابق با حجم کم، امنیت بالا و دسترسی سریع و راحت: در نرم افزار اتوماسیون اداری تمامی مدارک و سوابق کارکنان در حجم کمتر و امنیت اطلاعاتی بالا ذخیره می گردد و هر زمان که نیاز به آنها داشته باشید، به سرعت به آنها دسترسی پیدا خواهید کرد.
• مدیریت متمرکز و شفافیت در روند گردش اسناد: مدیریت متمرکز به این معناست که به عنوان مثال ادمین نرم افزار اتوماسیون اداری که به تمامی قسمت های آن دسترسی دارد، می تواند برای هر مسئولی دسترسی خاصی تعریف کند، تمامی نامه ها را مشاهده کرده و گزارشی برای مدیر عامل تهیه کند یا به این صورت که مدیر عامل ادمین نرم افزار باشد و برای کارمندان خود دسترسی مورد نیاز را تعریف کند. همچنین منظور از شفافیت این است که همه چیز تحت کنترل خواهد بود و کسی نمی تواند رسیدن نامه به دستش را انکار کند.
• نظارت بر فعالیت های مجموعه و تهیه گزارش های متعدد مدیریتی: از فعالیت های سازمان می توان به فرم های ساخته شده اشاره کرد که شما می توانید بر همه آنها نظارت داشته و گزارش های زیادی از نامه ها، درخواست ها، فرم ها و … برای مدیریت تهیه کنید.
• افزایش رضایت ارباب رجوع: مشتریان در هر زمان بدون نیاز به دوندگی و رو به رو شدن با کارمندان در مجموعه و تنها با تلفن یا اینترنت می توانند از مراحل کار خود مطلع شوند و اگر ایرادی در اسناد و مدارک آنها وجود داشته باشد آنرا ویرایش و تصحیح کنند. همچنین به دلیل سرعت بالای انجام کارها توسط نرم افزار اتوماسیون اداری، ارباب رجوع در اسرع وقت به خواسته مطلوب خود می رسد.

موارد دیگری هستند که می توان به آنها به عنوان مزایای اتوماسیون اداری اشاره کرد:

• کنترل و ارزیابی دقیق بر کارکرد مسئولان و کارمندان
• بالا رفتن میزان رضایت مندی شغلی کارکنان و مسئولان به علت تاثیرات مثبت
• کاهش تکرار و کارهای بیهوده و توقف در عملیات
• کاهش تبدیل اطلاعات به برگه های چاپی و فایل های نوشتاری و تصویری
• امکان تهیه گزارش برای هرگونه پیگیری
• افزایش خشنودی ارباب رجوع و مشتریان به دلیل انجام به موقع کارها و سرعت ارائه خدمات
• برقراری ارتباط به صورت الکترونیکی با مجموعه و سازمان های دیگر
• امکان خودکارسازی فرآیندهای اداری برای استفاده بهینه از وقت
• پیگیری کارها و مرحله های آنها در زمان تعیین شده
• انجام عملیات اداری از راه دور و در هر زمان
• قابلیت جستجو و دستیابی سریع به اسناد
• کاهش فعالیت های غیر ضروری مانند بایگانی اسناد
• ارائه مرحله های گردش کار اسناد
• کاهش وابستگی ها به سازمان های دیگر برای انجام کارهایی مانند کپی، چاپ و …
• انجام امور اداری بدون خطا و اشتباه
• در نتیجه می توان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری سود آوری بسیاری برای مجموعه ها و سازمان ها خواهد داشت.

بررسی معایب اتوماسیون اداری

مطمناً تا به حال وقتی بیمار شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو، کنجکاو شده اید تا توضیحات و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر خلاف تصورتان از بی ضرر بودن دارو با یک سری عوارضی که براتون ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.

هر اتوماسیون اداری ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم‌های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.

در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:

• در محیط انسانی یا همان محیط کار تغییراتی ایجاد می شود
• مکانیزه شدن فعالیت هایی که قبلاً توسط نیروی انسانی انجام می شده و در نتیجه برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی شود
• کارکنان بعد از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری با سختی کار و پیچیدگی سیستم مواجه می شوند
• کارکنان اشتباهات کاری خود را به کار با انواع اتوماسیون اداری نسبت می دهند
• در کار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند
• گاهی ممکن است برخی مدیران به دلیل عدم آشنایی با مفهوم اتوماسیون و اینکه اتوماسیون اداری چیست، سیستم مکانیزم انواع اتوماسیون اداری را نپذیرند
• از نظر تخریب و دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون، امنیت سیر نزولی دارد

ملزومات و نکات استفاده از اتوماسیون اداری

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون و بروزرسانی آنها نیازمند رعایت نکاتی در زمینه‌های مختلف است و عوامل مختلفی ممکن است بر اثربخشی این سیستم‌ها تأثیر بگذارند. برخی از این عوامل به ملاحظاتی درباره‌ی بودجه و فضای فیزیکی یا مثلا تغییرات در زمینه‌ی زیرساخت‌ها و … مربوط است. دو عامل مهم دیگری که باید بررسی شود، آموزش کارکنان و توسعه‌ی گزینه‌های مختلف در به‌کارگیری اتوماسیون اداری است.

• آموزش نیروها و کارکنانی که از اتوماسیون اداری بهره می‌برند و کسانی که این امکان را برای سایرین فراهم می‌کنند، بسیار مهم است. مهندسان سخت‌افزار و نرم‌افزار، مدیران اجرایی، کارشناسان مدیریت اطلاعات، کارمندان رده‌میانی و منشیان جزو افرادی هستند که از اتوماسیون اداری در سطح پایه‌ و به‌طور روزانه استفاده می‌کنند.

از این‌رو آموزش این نیروها برای کار با سیستم‌های اتوماسیون در ادارات و سازمان‌ها به ضرورت بدل شده است. کارایی سیستم اتوماسیون دقیق به میزان کارایی افرادی است که آن را طراحی و از آن استفاده می‌کنند. مدیران و صاحبان مشاغل و کسب‌وکارهای باهوش به‌خوبی می‌دانند که مقاومت نیروهای کاری‌شان در برابر استفاده از اتوماسیون اداری منافع آنها را به‌طور چشم‌گیری کاهش خواهد داد.

در آینده نیاز به آموزش این سیستم‌ها کاهش پیدا می‌کند و دلیل آن رشد و توسعه‌ی برنامه‌ها و سیستم‌هایی است که به‌صورت خودآموز تمام وظیفه‌ی آموزش به کاربر را برعهده می‌گیرند. ولی فناوری هنوز به آن نقطه نرسیده‌ است پس ضرورت آموزش کماکان احساس می‌شود؛

• انواع گوناگونی از سیستم‌های اتوماسیون اداری از لحاظ اندازه، شکل و موضوع موجود است. بنابراین مدیران باید با هوشمندی و مطالعه‌ی قبلی و با توجه به بودجه‌ای که در اختیار دارند، به خرید این سیستم‌ها اقدام کنند. ازجمله مواردی که در انتخاب و خرید این سیستم‌ها باید مورد توجه قرار بگیرد هزینه‌ی سیستم، زمان لازم برای معرفی و آموزش‌ آن، سطح حمایت و پذیرش فنی، شرایط و امکانات فیزیکی برای معرفی سیستم، هماهنگی آن با سایر سیستم‌ها و البته میزان پیچیدگی سیستم است (باید به هزینه و زمان آموزش دقت شود). این موارد باید متناسب با حیطه‌ی کاری کسب‌وکار هر اداره بررسی شود.

با ظهور عصر اقتصاد توأم با اطلاعات و فناوری، کسب‌وکارهای کوچک نباید خود را از جریان روبه‌رشد و تکاملِ شکل‌گرفته عقب بیندازند. در واقع آنها نباید از موج پیش‌رو غافل بمانند. برخی از مدیران و کارآفرینان این کسب‌وکارها استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری را به بهانه‌ی هزینه سنگینی که در پی دارند، کنار گذاشته‌اند و معتقدند صرف هزینه و سرمایه‌‌گذاری روی این سیستم‌ها موجب ناتوانی آنها در تهیه‌ی ملزومات پایه‌ای کارشان می‌شود.

ولی واقعیت این است که هرچه به‌کارگیری این فناوری‌ها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلأ شکل‌گرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد و پیوسته از قافله عقب خواهند ماند. انتخاب با شماست: یا با آغوشی باز به سمت فناوری‌های تازه بروید یا همچنان با قلم و کاغذ مشتریان خود را راه بیندازید.

امیدوارم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا سیستم اتوماسیون مناسب کسب و کار خود را پیدا کنید.

لطفا ما را به دیگر دوستان خود معرفی کنید.