اتوماسیون اداری ابری با قیمت ارزان بدون دغدغه نگهداری

امروزه استفاده از فناوری ها و خدماتی که در بستر اینترنت به کاربران عرضه می شود رو به افزایش است. زیرا از طرفی با رشد و توسعه ی مداوم کسب و کارها و از طرف دیگر با توسعه ی ابزار ها و نرم افزار ها خرید و استقرار یک نرم افزار در یک شرکت مقرون به صرفه نمی باشد.
حال آن که هزینه های به روز رسانی، پشتیبانی، آموزش و استقرار هم به آن ها اضافه شود. از این رو بسیاری از شرکت ها و سازمان های کوچک و بزرگ به استفاده خدمات در بستر ابر روی آورده اند. یکی از پر اهمیت ترین آن ها استفاده از اتوماسیون اداری ابری می باشد.

اتوماسیون اداری ابری مناسب چه کسب و کارهایی است؟

آیا کسب و کار کوچکی راه اندازی کرده اید و یا در فکر راه اندازی آن هستید ولی میزان بودجه و پول شما برای راه اندازی برخی از نیازهای کسب و کارتان کافی نیست؟ آیا می خواهید با حداقل هزینه نرم افزارهای کسب و کار خود مانند اتوماسیون اداری ، مدیریت گردش کار و فرآیند و … را داشته باشید؟ پس از اتوماسیون اداری به عنوان یک سرویس (در بستر ابر) استفاده کنید.

چرا اتوماسیون ابری مقرون به صرفه است؟

همه می دانند که کسب و کار با پول مدیریت می شود از خرید تجهیزات و نرم افزارها گرفته تا پرداخت دستمزد به کارکنان. پس صرفه جویی در تمامی این موارد جز استراتژی های هر کسب و کاری می باشد. یکی از دلایل تمایل کسب و کارها به استفاده از خدمات ابری کم هزینه بودن آن است. حتی می توانید برای مدتی محدود از خدمات اتوماسیون اداری گروه آیکن روی سرویس دهنده های ابری، به صورت رایگان نیز استفاده نمایید.

اتوماسیون ابری برای بسیاری از مصرف کنندگان خصوصا کسانی که می خواهند کسب و کار جدیدی را شروع کنند، محبوب و مشهور شده است. زیرا با حداقل هزینه اقدام به راه اندازی اتوماسیون متناسب با نیاز ها و ابعاد شرکت و سازمان خود می کنند.

مفهوم نرم افزار اتوماسیون ابری چیست؟

اتوماسیون اداری روی سرویس دهنده ابری یا همان Software as a Service یک نوع راهکار است که برنامه ها توسط یک فروشنده یا ارائه دهنده خدمات بر روی شبکه اینترنت میزبانی می شود. اتوماسیون اداری بر بستر اینترنت (ابر) یک مدل توزیع است که نرم افزار و تمام داده ها روی ابر (Cloud) میزبانی می شود.

پیچیدگی ها از دید کاربر کاملا پنهان است. کاربران فقط به عنوان یک سرویس از خدمات ارائه شده توسط شرکت ارائه دهنده استقاده می کنند. این داده ها معمولا به سادگی و از طریق یک مرورگر وب برای کاربران آن قابل دسترسی است.

نرم‌افزار به‌عنوان سرویس SaaS روشی جدید در ارائه خدمات نرم‌افزاری است که در آن تمام مسئولیت خرید، نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار بر عهده شرکت ارائه دهنده خدمات است، خدمات و امکانات از طریق اینترنت در اختیار شما قرار می‌گیرد. پس شما نگرانی از بابت پشتیبانی، ارتقای سخت افزار و دیگر موارد ذکر شده نخواهید داشت.

مزایای استفاده از اتوماسیون ابری برای شرکت ها و سازمان ها

• اقتصادی بودن و صرفه جویی در هزینه ها

سیستم اتوماسیون اداری دارای قابلیت بروزرسانی خودکار و مدیریت کردن است. همچنین هزینه های آن بسیار کمتر از سرمایه گذاری بر روی خرید و نصب نرم افزار است. نرم افزار از راه دور میزبانی می شود و کسانی که خواهان استفاده از آن هستند تنها باید ماهانه یا در دوره های زمانی مشخص بابت استفاده از این سرویس ها و نرم افزار ها مبلغی را خدمات بپردازند.

البته در این میان چون نیاز به خرید و راه اندازی نرم افزارها نیست و از طرف دیگر نیازی به هزینه کردن بابت نگهداری تجهیزات هم نمی باشد، بسیار مقرون به صرفه است. همچنین برای کسب وکارهای کوچک یا آن هایی که در ابتدای کار سرمایه زیادی ندارند، می تواند بهترین گزینه باشد. به صورت کلی استفاده یک سال از اتوماسیون اداری روی بستر ابر هزینه یک صدم و شاید کمتر از راه اندازی محلی اتوماسیون اداری فقط برای خود سازمان داشته باشد.

شاید عده ای فکر کنند که باید ماهانه مبلغی را به شرکت سرویس دهنده های ابری SaaS بپردازند ولی بحث این است باید به این پرداخت ها به مثابه پرداخت پول برای استفاده از خدماتی همچون آب و برق نگاه کنند، از این رو خود سرویس اتوماسیون ابری نیز یک دارایی برای کسب و کار ها محسوب می شود.

• قابلیت گسترش و انعطاف پذیری بالا

وقتی کسب و کاری رشد می کند به دنبال آن تعداد پرسنل و افراد درون سازمان نیز افزایش می یابد. بنابراین تنها کافی است از طریق بستر اینترنت کاربران جدید به اتوماسیون روی سرویس دهنده های ابر متصل شده و از نرم افزارها و خدمات استفاده کنند. این سیستم دارای انعطاف پذیری بالایی بوده و به راحتی مقیاس پذیر است. همچنین اگر کاربران آن در محل کار نباشند می توانند از هر جایی که به اینترنت دسترسی داشته به اتوماسیون و اطلاعات شرکت متصل شوند و کارها را از راه دور نیز انجام دهند.

• مناسب برای کسب و کار های نوپا و اتخاد تصمیمات درست در آینده

اتوماسیون اداری ابری رایگان برای شروع کار در ماه اول مجموعه وسیعی از نرم افزار ها را شامل شده و دارای وظایف برنامه ریزی شده است، بنابراین برای کسب و کارهای کوچک با بودجه محدود مناسب است. قابلیت ایجاد گردش کار خودکار را دارد و موجب افزایش کارایی شرکت می شود. مدیران و کارکنان در لحظه می توانند به گزارشات دسترسی پیدا و تجزیه و تحلیل کرده و برنامه ریزی خوبی برای تصمیمات آینده شرکت مانند پیش بینی فروش، بودجه بندی و … انجام دهند.

• یکپارچه سازی و افزایش کارایی

اتوماسیون اداری ارزان امکان همکاری تیمی را نیز بهبود می بخشد چرا که هر فرد می تواند از هر جایی با اتصال به اینترنت به گروه ملحق شود. از سوی دیگر دارای سیستم یکپارچه سازی است و این اجازه را به مدیران می دهد که بر کار اصلی خود متمرکز شوند و بهره وری شرکت و کسب و کار را افزایش دهند. حتی این امکان را به شرکت ها و کسب و کارهای کوچک می دهد که با کسب و کارها و شرکت های بزرگ رقابت کنند، چرا که منابع و هزینه ها را کاهش می دهد.

اکنون با معرفی این سیستم، بهترین زمان برای داشتن اتوماسیون اداری بر بستر ابر برای هر کسب و کاری است چرا که امکان مدیریت مناسب اسناد کسب و کار را به ارمغان خواهد آورد، بنابراین می توانید همین حالا کار خود را با سیستم اتوماسیون روی سرویس دهنده های ابر آی کن شروع کنید.