برای آن‌که بدانیم منظور از اتوماسیون اداری چیست ؟ باید گفت تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و دستگاه کپی آغاز شد که کارهای دستی را مکانیزه می‌کرد. اما در عصر حاضر سیستم اتوماسیون اداری بیشتر از هرچیزی به عنوان اصطلاحی معرفی میشود که علاوه بر مکانیزه کردن وظایف، به تبدیل اطلاعات به صورت الکترونیکی هم اشاره می‌کند.
در این مقاله از گروه مهندسی آیکن صفر تا صد مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری را بررسی خواهیم کرد.
منظور از اتوماسیون اداری چیست؟
وظایف اداری با وجود حیاتی بودن برای اداره‌ی موثر یک سازمان، اغلب تکراری و خسته کننده هستند. اینجاست که اتوماسیون اداری به طور فزاینده‌ای محبوب میشود. اتوماسیون اداری راهی برای مقابله با کارهای خسته‌کننده و تکراری با کمک فناوری است. امروزه دیجیتالی شدن، به بخشی جدایی ناپذیر از یک سازمان تبدیل شده است. اما واقعا مفهوم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربرد و مزایایی دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.
بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اجازه می‌دهند تا داده‌ها بدون دخالت انسان انتقال پیدا کنند. پس، از آنجایی که انسان‌ها از معادله خارج می‌شوند، خطر خطای دستی وجود ندارد. اتفاقی که روزی با یک ماشین تحریر شروع شد، در حال حاضر به تعداد بسیاز زیادی از اتوماسیون و ابزارهای الکترونیکی تبدیل شده که شیوه‌ی کار افراد را به کلی دگرگون کرده است.
باید بدانید دیجیتالی شدن و استفاده کامل از نرم‌افزار اتوماسیون اداری دو چیز متفاوت هستند. اتوماسیون اداری به استفاده از نرم‌افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) برای خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف و فرایندهای اداری در محیط اداری یا محل کار اشاره دارد. در نهایت، شما از ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده می کنید تا بتوانید کارایی، بهره وری و حتی مهمتر از آن، دقت را در کارهای معمول اداری بهبود دهید.
این شکل از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها، از جمله پردازش کلمه، ورود داده‌ها، مدیریت اسناد، سیستم‌های ارتباطی، مدیریت زمان‌بندی و تقویم، ردیابی وظایف، مدیریت موجودی، حسابداری و عملکردهای مالی، و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را اداره کند.
حالا سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ به ادغام عملکردهای اداری مرتبط با مدیریت اطلاعات اشاره دارد. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسبوکار الکترونیکی؛ فعالیت های اساسی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهد.”
در گام بعدی اتوماسیون فرایند با ادغام با چندین سیستم، فرایندهای پیچیده تر و تکرارپذیرتر و چند مرحله‌ای را انجام می‌دهد و آنها را خودکار می‌کند. این سطح از اتوماسیون، فرایندهای کسبوکار و فناوری اطلاعات را برای یکنواختی و شفافیت مدیریت می‌کند. فرایند کاوی و اتوماسیون گردش کار و مدیریت فرایند کسبوکار (BPMS) نمونه هایی از اتوماسیون فرایند هستند.
به وسیله‌ی اتوماسیون فرایند و خودکارسازی گردش کارها، مدیریت فرایند می‌تواند بر ارسال اطلاعات برای تایید و انتشار نظارت کند، تا اطلاعات به جای متوقف شدن توسط یک کاربر، به حرکت خود ادامه دهند. در نهایت پیشرفته‌ترین سطح اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون هوشمند. که اتوماسیون پایه را با قابلیت‌های هوش مصنوعی (AI) ترکیب می‌کند. این بدان معناست که اتوماسیون‌ها می‌توانند به طور مداوم «یاد بگیرند» و بر اساس داده‌هایی که در موقعیت‌های گذشته که با آنها مواجه شده و تجزیه‌و‌تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند و اقدامات بهتری را رقم بزنند.
بیشتر بخوانید: آشنایی با انواع نرم افزار های اتوماسیون اداری؟
کاربردهای اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری تقریباً تمام جنبه‌های بیشتر سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اما به طور کلی، سه کاربرد اساسی برای یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد:
- ذخیره‌سازی اطلاعات: اولین کاربرد اتوماسیون اداری، ذخیره‌سازی اطلاعات هست که عموما دربرگیرنده‌ی سوابق اداری و انواع فرم‌ها و سندهای اداری اولیه است.
- تبادل داده: سیستم‌ها امکان تبادل بی‌درنگ اطلاعات را فراهم می‌کنند. پست الکترونیکی، پست صوتی و فکس نمونه‌هایی از برنامه‌های انتقال الکترونیکی هستند. ابزارهای نرم‌افزار اتوماسیون هم در همین دسته هستند چرا که می‌توانید توسط آن، به‌راحتی اشتراک گذاری اطلاعات و گزارش‌ها را بین افراد انجام دهید. مثل سیستم جلسات الکترونیکی، که به شرکت کنندگان اجازه می‌دهد در هر محدوده جغرافیایی، اطلاعات را در زمان واقعی باهم تبادل کنند.
- مدیریت داده‌ها: قطعا اتوماسیون اداری باید این امکان را فراهم کند که مدیریت اطلاعات مربوط به بخش های گوناگون به سادگی انجام شود. کاربرد اتوماسیون اداری در این بخش اغلب برای ردیابی داده‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت در حوزه‌های برنامه‌های مالی، طرح‌های تخصیص نیروی کار، هزینه‌های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه‌های کسبوکار استفاده می‌شوند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
با وجود تمام نکاتی که تا به اینجا مطرح شد، اگر هنوز درباره اینکه اتوماسیون اداری چیست؟ تردید دارید، شاید بهتر باشد باهم مروری بر فواید اتوماسیون اداری داشته باشیم:
- حذف کارهای دستی و کاغذبازی‌ها
- کاهش خطاهای انسانی و دستی
- کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
- افزایش شفافیت و توانایی بهبود فرایندها
- افزایش سرعت دسترسی به داده‌ها
- تصمیم‌گیری بهتر بر اساس داده‌های شفاف
- شناسایی گلوگاه ها در گردش کار
- نظارت بر KPI
- افزایش رضایت کارکنان و بهبود ارتباطات
- صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری کارها
- تجزیه‌و‌تحلیل و گزارش‌دهی بر اساس معیارهای عملکرد
- یکپارچه کردن پایگاه داده‌ها و متمرکز کردن اطلاعات در یک پلتفرم امن
- شناسایی سریع هرگونه مشکل بالقوه و ارائه راه‌حل مناسب برای حل آن
- ارائه یک دید جامع از فرایندهای جاری و گردش کار اداری
- ایجاد فضای اضافی برای انجام چندین وظیفه به طور همزمان
وظایف اتوماسیون اداری چیست؟
حال علاوه بر اینکه دریافتیم اتوماسیون اداری چیست، میخواهیم وظایف آن را شرح دهیم. اتوماسیون یک فرایند خودکار است که در آن کارها با حداقل تلاش انسان تکمیل می‌شوند. بسیاری از عناصر کسب و کار شما احتمالاً در حال حاضر دیجیتال هستند. اما چه تعداد از آنها واقعاً خودکار هستند؟ وظیفه اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی جریان اطلاعات با حداقل دخالت انسان است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری با دقت بالا و با حداقل خطا، داده‌ها را بدون دخالت کاربر، به مقصدهای مشخص انتقال می‌دهد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری وظیفه دارد به سازمان‌ها کمک کند تا برای انجام وظایف روزمره، داده‌ها را در امنیت کامل جمع‌آوری، مدیریت و تجزیه‌و‌تحلیل کنند.
بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری با انجام درست وظایف خود، عملیات محل کار را بهبود می‌بخشد و ساده می‌کند. در این صورت خطاها محدود می‌شوند، داده‌ها راحت تر سازماندهی می‌شوند، ارتباطات و عملکرد کلی بهبود می‌یابند.
در زیر مهمترین وظایف اتوماسیون اداری آورده شده است:
- بهبود روابط با مشتری
- بهبود کنترل مدیریت
- ساده‌سازی عملیات و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده‌ها
- بهبود کیفیت نتایج از نظر ارائه و صرفه‌جویی در زمان پردازش داده‌ها
بخش‌های اتوماسیون اداری
اکثر افراد در پاسخ به سوال اتوماسیون اداری چیست، آن را صرفا به عنوان دبیرخانه می‌شناسند. اما اتوماسیون اداری شامل زیر سیستم‌های مختلفی است، که بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید حداقل موارد زیر را پوشش دهند:
- دبیرخانه: دبیرخانه یکی از مهمترین بخش‌های اتوماسیون اداری است که برای ساده‌سازی و خودکارسازی مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی توسط یک سازمان استفاده میشود. دبیرخانه می تواند شامل کارهایی مانند شماره گذاری، ارسال، دریافت، مرتب سازی و طبقه بندی، بایگانی و گردش مکاتبات باشد. دبیرخانه جریان ارتباطات را در یک سازمان بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، به مدیران کمک می‌کند تا فعالیت‌های ارتباطی را ردیابی و نظارت کنند.
- موتور تولید فرم: فرمساز چارچوبی برای ایجاد فرم پویا است که کاربران را قادر می‌سازد تا با استفاده از یک drag & drop، انواع فرم‌ها را برای آزمون‌ها، نظرسنجی‌ها، بازخوردها، گرفتن سرنخ، پرسشنامه‌ها و موارد دیگر ایجاد کنند.
- آرشیو اسناد: در اتوماسیون اداری، آرشیو الکترونیک مکانی برای نگهداری اطلاعات دیجیتالی مانند پرونده‌ها، فاکتورها، اسناد و مدارک دیگر است. برخلاف آرشیو آنالوگ، هم داده‌های بایگانی شده و هم محل ذخیره‌سازی ذاتا الکترونیکی هستند.
- مدیریت جلسات: مدیریت جلسات در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سیستمی از قوانین و فرایندها برای برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای جلسات است. این به مدیران کمک می‌کند تا مطمئن شوند که جلسات به صورت برنامه‌ریزی شده و ایمن برگزار می‌شوند.
- کارتابل: کارتابل فضایی در اتوماسیون است که کلیه کاربران در هر سطحی از مدیر، کارشناس، کارمند و… می‌توانند کلیه مدارکی که در اتوماسیون اداری در گردش است را مشاهده و پیگیری کنند. مانند انواع نامه‌ها، کارکردها، اسناد، رویدادها و…
- قرارها و یادآوری‌ها: بسیار اهمیت دارد که برای ثبت فعالیت‌ها و قرار ملاقات‌های مهم سازمان، نرم‌افزار اتوماسیون اداری راه‌حل مناسبی داشته باشد. سیستم قرار ملاقات‌ها و یادآوری، اعلان‌هایی را درباره فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده آتی مانند بازدیدها، قرارهای ملاقات اداری و مهلت‌های تکمیل فرم‌ها و.. به کاربران ارسال می‌کند.
- گردش مکاتبات: گردش مکاتبات سیستمی است برای مدیریت فرایندها و وظایف تکراری که به ترتیب خاصی انجام می‌شوند. گردش مکاتبات به فرایندهای کسبوکار اجازه می‌دهد تا بدون هیچ گونه مداخله انسانی (به جز در نقاطی در فرایند که نیاز به تایید یا رد کاربران دارد)، عمل کنند.
نتیجه گیری
حال که با صفر تا صد مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری آشنا شدیم و می‌دانیم مفهوم اتوماسیون اداری چیست، بیشتر از قبل به این موضوع واقف هستیم که اهمیت سیستم‌های اتوماسیون اداری بسیار گسترده است. آنها در کاهش بکارگیری نیروی انسانی برای انجام کارهای ساده یا تکراری و در بهبود ذخیره‌سازی داده‌ها (ذخیره‌سازی حجم زیادی از اطلاعات در فضاهای کوچک) نقش دارند.
آنها با محدود کردن تجربه یا سطح مهارت مورد نیاز برای انجام کارهایی که قبلاً پیچیده به حساب می آمدند، فرصت های شغلی جدیدی را برای بیشتر افراد در دسترس قرار می‌دهند. سیستم‌های اتوماسیون اداری از کاغذ کمتری استفاده کرده و به کاهش هزینه‌های مالی کمک شایانی می نمایند. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری نیاز به نگهداری فایل‌های فیزیکی و استفاده زیاد از کاغذ را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، کارمندان می توانند از راه دور کار کنند و انتشار گازهای گلخانه ای را با کاهش زمان رفت‌و‌آمد و کاهش پرواز و سفر کاری با ماشین، با استفاده از فناوری محدود کنند.
با انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، به تیم خود زمان و فضای بیشتری برای کار بر روی وظایف مهم‌تری را بدهید که ارزش بالایی برای کسبوکار شما ایجاد می‌کند.
