تعاریف متعددی از سیستمهای اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
بطور کلی آنچه از آن به عنوان اتوماسیون اداری یاد میشود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شمارهدهی مکاتبات شامل انواع نامههای اداری به کار میرفت. امروزه سیستمهای نرمافزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرمها، نامهها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمانهایی مانند سازمانهای دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب میشود.
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه به ویژه سیستم اتوماسیون اداری سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.
بهطورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفهی عمده برعهده دارد: ذخیرهی اطلاعات، تبادل دادهها و مدیریت دادهها، که در هریک از این حیطهها از نرمافزارها و سختافزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده میشود.
اولین حیطهی کاری اتوماسیون اداری به ذخیرهی اطلاعات بازمیگردد. ذخیرهی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرمها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد دادهها شامل دریافت و ویرایش فایلها، تصاویر یا دادههای صفحهگسترده است. بستههای نرمافزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، دادههای متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش میکنند و نرمافزارهای صفحهگسترده نیز کار با دادههای عددی را سادهتر میکنند. برنامههای تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن میسازند.
نرمافزارها و برنامههای پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را سادهتر میکنند. این نرمافزارها رایجترین و سادهترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخلوتصرف در دادههایی که معمولا از طریق صفحهکلید به سیستم وارد میشود را برعهده دارند و خدمات بینظیری در زمینهی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه میدهند.
یکی از امکانات بسیار عالی این نرمافزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگرافنویسی، پاورقیها، عنوانگذاری و … را در اختیار کاربر میگذارد. پس در هر بار استفادهی مجدد از یک فایل تایپشده لزومی به تنظیم دوبارهی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرمافزارهای جدید نشر رومیزی، بهسادگی میتوان نوشته را با عکسها، تصاویر، نمودارها، جلوههای گرافیکی و … ترکیب کرد.
نرمافزارهای پردازش تصاویر و سیستمها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونهای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکسها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدولهاست. این تصاویر به فایلهای دیجیتالی تبدیل میشوند و شیوهی ویرایش آنها با فایلهای متنی متفاوت است. در نرمافزارهای پردازش دادهها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسهای (کاراکتر) جداگانه نگاه میشود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر بهعنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار میگیرد.
یکی از کاربردهای گستردهی برنامههای پردازش تصاویر در ارائهها و سخنرانیهای اداری و شرکتهاست. به کمک نرمافزارهای چندرسانهای میتوان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامههای صفحهگسترده نیز به شما اجازه دستکاری و دخلوتصرف در دادههای عددی را میدهند. از نمونههای اولیه این نرمافزارها میتوان به «ویسیکالک»(Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرمافزارها فعالیتهای رایج اداری در زمینهی ثبت و پیگیری امور را بهخوبی برعهده میگرفتند.
یکی از ویژهترین کاربردهایی که نرمافزارهای صفحهگسترده در اختیار کاربران میگذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیشفاکتور است. پیشفاکتور کردن دادهها باعث میشود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را بهدست بیاورد. بسیاری از کسبوکارها از نرمافزارهای صفحهگسترده برای مدیریت امور مالی، طرحهای مالی و حسابداری کمک میگیرند.
تبادل دادهها نیز بهاندازهی مؤلفهی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیرهسازی دادهها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر میکند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونههایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستمهایی که اجازهی انتقال بههنگام یا فوری اطلاعات را میدهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دستهی سیستمهای بهاشتراکگذاری الکترونیکی قرار میگیرند.
این سیستمها نمایانگر طبیعت مشارکتی سیستمهای اتوماسیون اداری هستند. سیستمهای اداریای که توانایی بهاشتراکگذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم میکنند، با عنوان گروهافزار نیز شناخته میشوند. یکی از انواع گروهافزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس بههنگام و همزمان را میدهد.
شرکتکنندگان در این جلسات میتوانند تنها بهاندازهی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستمهای الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده میکنند، درحالیکه ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکهی محلی رایانهای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.
اثربخشی کاربردی این سیستمهای اشتراکگذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات بهعنوان گزینهای در دسترس کاربران. به کمک این سیستمها افراد میتوانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستمها و نرمافزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور میسازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظهی مبتنی بر رایانه و مجموعهای از پروتکلهای ارتباطات شبکهای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده میکند.
بیشتر این سیستمها به کاربران اجازه میدهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامهها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینههایی چون ساخت پروندههای الکترونیک یا یادداشتها، میان این نمونه و همتای قدیمیاش تمایز ایجاد میکند.
پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد میکند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشینها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیتهای خود برای تبادل دادهها هستند. برای مثال دستگاههای تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانهای یافتهاند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکسبرداری) و سایر ابزارهای بیسیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطهای ممکن میسازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.
سیستمهای اتوماسیون اداری، اغلب برای پیگیری دادههای کوتاهمدت و بلندمدت استفاده میشوند، مثلا برای: طرحهای مالی، برنامههای تخصیص نیروی کار، هزینههای بازاریابی، خرید داراییها و سایر ابعاد کسبوکار. مدیریت وظیفه یا سیستمهای برنامهریزی، پروژهها و فعالیتهای مختلفی را در اداره نظارت و کنترل میکنند و این کار را از طریق برنامههای زمانی، معادلات منابع و زمانبندی الکترونیکی پیش میبرند.
یک سیستم اتوماسیون اداری از بخشها و ماژولهای مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری تکامل یافتهاند و طیف وسیعی از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را پوشش میدهند و به همین دلیل شامل ماژولهای متنوعی است که هر کدام بخشهایی از فرایندها یا فعالیتهای یک سازمان را در برمی گیرند.
اصلی ترین بخش یک سامانه اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستمها است. در این بخش عملیاتهای مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامههای دریافتی تا تهیه پیشنویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامههای ارسالی انجام میشود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و … استفاده میشود.
نامهها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمانها در قالب فرمهای اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا میکنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرمساز و موتور گردش فرم» شناخته میشود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرمهای سازمانی و گردش آنها را در قالب جریانهای کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرمها به طور کامل در سامانه اتوماسیون اداری مدیریت میشوند.
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهمترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار میآید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص میدهد. یکی از بخشهای سیستمهای اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها اختصاص مییابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیتها و پروژهها و غیره است.
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم میکنند.
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکههای کامپیوتری، موجب شده است دولتها و سازمانها به منظور کاهش هزینههای ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمانها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.
سیستمهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمانها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافتهاند. برخی از آنها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب میباشند. در سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمتهایی از نرمافزار که اهمیت ویژهای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته میشود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آنها میتوان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان میتوانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامهها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز نمایید.
بخشهای دیگری نیز به تدریج به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آنها جهت افزایش مکانیزاسیون کارها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شدهاند:
با گسترش فعالیتهای تجاری و اداری و حجم عظیم اطلاعات و مجهز شدن سازمانها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات، وجود یک سیستم اتوماسیون اداری احساس میشود. بنابراین تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی شرایط فیزیکی و آموزش در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته میشود.
سرعت و دقت در انجام صحیح کار مهمترین شرط استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند، اتوماسیون اداری به سهولت مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران قرار میدهد.
موارد دیگری هستند که می توان به آنها به عنوان مزایای اتوماسیون اداری اشاره کرد:
مطمناً تا به حال وقتی بیمار شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو، کنجکاو شده اید تا توضیحات و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر خلاف تصورتان از بی ضرر بودن دارو با یک سری عوارضی که براتون ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.
هر اتوماسیون اداری ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستمهای مکانیزه را به دنبال داشته باشد.
در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:
استفاده از سیستمهای اتوماسیون و بروزرسانی آنها نیازمند رعایت نکاتی در زمینههای مختلف است و عوامل مختلفی ممکن است بر اثربخشی این سیستمها تأثیر بگذارند. برخی از این عوامل به ملاحظاتی دربارهی بودجه و فضای فیزیکی یا مثلا تغییرات در زمینهی زیرساختها و … مربوط است. دو عامل مهم دیگری که باید بررسی شود، آموزش کارکنان و توسعهی گزینههای مختلف در بهکارگیری اتوماسیون اداری است.
از اینرو آموزش این نیروها برای کار با سیستمهای اتوماسیون در ادارات و سازمانها به ضرورت بدل شده است. کارایی سیستم اتوماسیون دقیق به میزان کارایی افرادی است که آن را طراحی و از آن استفاده میکنند. مدیران و صاحبان مشاغل و کسبوکارهای باهوش بهخوبی میدانند که مقاومت نیروهای کاریشان در برابر استفاده از اتوماسیون اداری منافع آنها را بهطور چشمگیری کاهش خواهد داد.
در آینده نیاز به آموزش این سیستمها کاهش پیدا میکند و دلیل آن رشد و توسعهی برنامهها و سیستمهایی است که بهصورت خودآموز تمام وظیفهی آموزش به کاربر را برعهده میگیرند. ولی فناوری هنوز به آن نقطه نرسیده است پس ضرورت آموزش کماکان احساس میشود؛
با ظهور عصر اقتصاد توأم با اطلاعات و فناوری، کسبوکارهای کوچک نباید خود را از جریان روبهرشد و تکاملِ شکلگرفته عقب بیندازند. در واقع آنها نباید از موج پیشرو غافل بمانند. برخی از مدیران و کارآفرینان این کسبوکارها استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری را به بهانهی هزینه سنگینی که در پی دارند، کنار گذاشتهاند و معتقدند صرف هزینه و سرمایهگذاری روی این سیستمها موجب ناتوانی آنها در تهیهی ملزومات پایهای کارشان میشود.
ولی واقعیت این است که هرچه بهکارگیری این فناوریها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلأ شکلگرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد و پیوسته از قافله عقب خواهند ماند. انتخاب با شماست: یا با آغوشی باز به سمت فناوریهای تازه بروید یا همچنان با قلم و کاغذ مشتریان خود را راه بیندازید.
امیدوارم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا سیستم اتوماسیون مناسب کسب و کار خود را پیدا کنید.
لطفا ما را به دیگر دوستان خود معرفی کنید.
© کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه مهندسی آی کن میباشد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.