افزایش بهره وری با راه اندازی اتوماسیون اداری

افزایش بهره وری با راه اندازی اتوماسیون اداری

چرا در شرکت ها و سازمان ها باید از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب استفاده شود؟

بایگانی و دبیرخانه الکترونیک چه مزایایی برای شرکت ها و سازمان ها به ارمغان می آورند؟

وقتی کسب و کاری آغاز می شود شاید ابتدای کار تنها به یک لپ تاپ و میز کوچک نیاز باشد ولی وقتی کسب و کاری گسترش و توسعه یابد، مقیاس کار بزرگتر وظایف کار بیشتر می شود بنابراین در پی آن کارمندان نیز افزایش می یابند ار این رو یکی از راه های غلبه بر مشکلات کسب و کار راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری است هر چند ما پيشنهاد داريم حتي براي کسب و کارهاي کوچک هم يک دبیرخانه و بایگانی الکترونیک راه اندازی شود، تجربه نشان داده است که داشتن یک سیستم مکانیزه چقدر برای آینده شرکت و توسعه کسب و کار مهم است.
اکنون با وجود گسترده شدن کسب و کارها، وظایف نیز گسترده تر شده است از این رو برای انجام سرعت بیشتری نیاز است و برای انجام وظایف با سرعت و کمترین هزینه نیاز به تکنولوژی و کارگران ماهر و با مهارت می باشد.
اتوماسیون اداری همه داده ها و ارتباطات شرکت ها و سازمان ها را در یک مکان قرار می دهد. به عبارتی داده ها، اسناد و مدارک محرمانه و مهم شرکت ها و سازمان ها را ذخیره سازی کرده بنابراین به راحتی همه اسناد سازمان یافته و به آسانی در دسترس مدیران و کارمندان خواهد بود و در نهایت موجب افزایش بهره وری خواهد شد.
مدیریت داده ها یکی از مهمترین کارهای شرکت ها و سازمان ها است، چرا که مدیریت داده ها و سازماندهی آنها به خصوص در تجارت های بزرگ موجب می شود طرح ها و پروژه ها و فعالیت های داخل شرکت ها و سازمان ها و هر کسب و کاری به خوبی اداره شود. این سیستم اتوماسیون اداری نه تنها موجب تقویت کسب و کار می شود، بلکه تبادل داده ها به راحتی در عرض چند ثانیه از طریق شبکه کامپیوتری داخلی و اینترنت صورت میگیرد بنابراین کارمندان می توانند زمان واقعی خود را مدیریت کرده و بهره وری را افزایش دهند.
سیستم اتوماسیون اداری موجب صرفه جویی در وقت می شود، چرا که کاربرانی که مهارت کار با کامپیوتر و اتوماسیون اداری را آموخته اند به سرعت می توانند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و وظایف خود را به سرعت در سیستم ثبت و ذخیره کنند. کاربران می توانند به سرعت با همکاران خود ارتباط برقرار کرده و کار شرکت و سازمان را به پیش ببرند.
سیستم اتوماسیون اداری موجب صرفه جویی در پول می شود. این سیستم اجازه می دهد به جای هزینه کردن ارسال مدارک در سراسر کشور يا جهان، آن را در يک بستر فوق العاده امن بر روي اینترنت انتقال داد و دیگر درگیر فکس، کاغذ، سفر و … نشد.
سیستم اتوماسیون اداری دارای خطای انسانی کمتر است و از سوی دیگر خطاهای محاسباتی را کاهش داده و نه تنها دقت را بیشتر می کند، بلکه فرایندهای کاری را نیز کاهش می دهد.
سیستم اتوماسیون اداری دارای فضای بسیار بیشتری برای ذخیره اسناد است از این رو دیگر مانند گذشته نیازی به فضای بسیاری زیادی برای نگهداری کاغذها و پرونده ها نیست از این رو در بخش فضای کاری بسیار صرفه جویی می شود.
اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت اطلاعات مربوط است از این رو در این سیستم ابزارهای متعددی برای انجام اتوماتیک کارهای اداری بکار رفته است و در آن ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده به صورت الکترونیکی، مدیریت اطلاعات کسب و کارها به صورت الکترونیکی است.
بدیهی است اگر شما هم به دنبال افزایش بهره وری شرکت و سازمان خود هستید، اگر به دنبال صرفه جویی در وقت و پول شرکت و سازمان خود هستید و یا اینکه می خواهید از هزینه های اضافی جلوگیری کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید به شما پیشنهاد می دهیم که سیستم اتوماسیون اداری «آی کن» را در شرکت و یا سازمان خود راه اندازی کنید.