با وقت عملیاتی صرفه جویی شده توسط سازمان الکترونیک چه کارهایی می توان انجام داد؟

• درخواست راه کار از مدیران ارشد، مدیران میانی، مشاور منابع انسانی و همچنین دپارتمان روش ها و سیستم ها
• غنی سازی شغل ها
• باز مهندسی فرآیندها
• کاستن یا حتی حذف نیروهای پروژه ای، ساعتی یا پیمان کاران مربوط

برخی کارهای تکمیلی مطرح برای محقق شدن هر چه بیشتر صرفه جویی ها

• افزایش مهارت های الکترونیکی کارکنان مانند تایپ و جستجوی الکترونیکی
• باز مهندسی برخی فرآیندها مانند دبیرخانه و بایگانی
• استفاده ی مناسب از امکاناتی مانند تابلو اعلانات و هامش های عمومی
• استفاده ی مناسب از ماژول هایی مانند ECE، کارتابل هوشمند، SSO و FCF
• ارتباط بیشتر سازمان الکترونیک با دیگر نرم افزارهای مربوط در سازمان
• ارائه ی خدمات الکترونیکی به ذی نفعان برون سازمانی (ارتباط سازمان الکترونیک با پورتال سازمان از طریق ماژول FUS)

تحلیل هزینه-فایده (Cost-Benefit Analysis)

• اگر نمودار هزینه و منفعت را برای سازمان الکترونیک رسم نماییم؛ هزینه ها در طول زمان، کاهشی و ارزش تولیدشده (هزینه ی صرفه جویی شده) در طول زمان، افزایشی می باشد.
• بازگشت سرمایه در بهره برداری از سازمان الکترونیک، بسیار سریع است و معمولاً زودتر از ۳ تا ۶ ماه پس از بهره برداری به نقطه ی سر به سر می توان رسید.

سه ضلع مثلث موفقیت در پیاده سازی نرم افزارهای سازمانی، عبارتند از «کیفیت محصول نرم افزاری»، «مجموعه ی تلاش های سمت کارفرما برای همراهی هر چه بیشتر با پیمانکار و فرهنگ سازی هر چه بهتر درون سازمان»، «مجموعه ی تلاش های سمت پیمانکار برای همکاری با کارفرما و درک هر چه کامل تر نیازها و شرایط کارفرما».

بدون شک، پیاده سازی و به ویژه فرهنگ سازی استفاده از چنین سیستمی، بدون تلاش وافر بخش IT سازمان امکان پذیر نمی شد و جهت استفاده از همه ی ظرفیت های سازمان الکترونیک، نیاز است جایگاه بخش IT سازمان بیش از پیش تقویت شود. 

اگر تنها ۶ تا ۲۰ فرم پرکاربرد سازمان[۱] به صورت الکترونیکی استفاده شوند، در این صورت، به طور معمول، هر کاربر در سازمان، ماهیانه بین ۸ تا ۵۰ فرم ایجاد می کند.

در حال حاضر، بیش از ۳۰۰،۰۰۰ (سیصد هزار) کاربر در بیش از ۱،۸۰۰ (یک هزار و هشتصد) سازمان در سرتاسر کشور از محصولات گروه مهندسی آی کن استفاده می کنند. تاکنون گزارش صرفه جویی برای تعدادی از آن ها تهیه شده است. با یک برآورد سر انگشتی؛ محصولات گروه مهندسی آی کن، ماهیانه، حدود ۱،۲۰۰ درخت (معادل سه زمین فوتبال از سطح جنگل ها) را نجات می دهند.

مانند سربرگ، سند وارده، مرخصی (ساعتی، روزانه)، اصلاحیه تردد، مأموریت (درون شهری، برون شهری)، درخواست خدمات فاوا ، درخواست خرید

لازم به ذکر است؛ دیگر ابزار و محصولات مشابه با «سازمان الکترونیک فرزین آی کن» نیز با حذف کاغذ، می توانند صرفه جویی هایی را برای سازمان به همراه داشته باشند؛ ولی «سازمان الکترونیک فرزین آی کن» با قابلیت الکترونیکی نمودن کلیه ی فرم های سازمان و با استفاده از دیگر موتور ها (موتور گزارش ساز، موتور گردش کار، موتور تولید خدمت الکترونیک)، ماژول ها و امکانات فراوان، قادر است نسبت به دیگر ابزار و محصولات مشابه، ارزش به مراتب بیشتری را برای سازمان های بهره بردار ایجاد نماید.

مطالب تکمیلی:

• کارشناسی بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان
• کارشناسی بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ برای سازمان
• توجیه زیست محیطی کاهش مصرف کاغذ در سازمان
• ضرورت توسعه ی هر چه بیشتر سازمان الکترونیک