داده و دانش حامیان تصمیم گیری مدیران

تصمیم گیری مدیران

نقش اصلی یک مدیر، تصمیم گیری است و تصمیم گیرندگان بایستی برای این کار داده ها، اطلاعات و علم لازم را داشته باشد، کیفیت این موارد و حالات استفاده از این موارد، کیفیت تصمیمات و رفاه سازمان ها را در بردارد. تعجبی ندارد که چرا بعضی از سازمان ها، نام خودشان را صنف اطلاعاتی گذاشته اند. امروزه تکنولوژی شبکه اینترنتی و دیجیتالی شدن امور خلاقیت را افزایش داده و شبیه سازی ایجاد کرده است و اطلاعات را ذخیره کرده و از آن ها استفاده می کنند. متاسفانه مقدار اطلاعات آنقدر سریع جمع میشوند و افزایش می یابند که بعضی مواقع سازمان ها به نظر می آید، در اطلاعات افزاینده غرق میشوند. در این مقاله سعی بر این است که توضیح دهیم چطور سازمان های جدید با این اطلاعات سرو کار دارند و چطور این موارد را در تصمیم گیری هایشان به کار می برند.

چرا مدیران به حمایت فناوری اطلاعات نیاز دارند؟

تصمیم گیری بدون پردازش اطلاعات در هر فعالیتی مشکل است. به علل مختلف بخصوص مواردی که در ادامه ذکر میکنیم پردازش اطلاعات بسیار پیچیده و مشکل میگردد.

• تعداد فزاینده ی انتخاب ها و بررسی و ارزیابی آن ها در تصمیم گیری ها: در اثر نوآوری های مختلف در فناوری، مبادلات توسعه یافته و توسعه ی بازاریابی جهانی و استفاده از اینترنت و پست الکترونیکی و ابزار های نوین، این مسئله به وجود آمده است.
• فشار، وقت و زمان: آنچه مسلم است، این است که نمی توان به طور ذهنی اطلاعات موردنیاز را به سرعت پردازش نمود.
• پیچیدگی تصمیم گیری ها، این پیچیدگی به علت روابط مختلف محیط تصمیم گیری: البته کار بررسی و فهم این پیچیدگی احتیاج به دانستن فناوری اطلاعاتی دارد.
• تصمیم گیری های اشتباهی: به علت پیچیدگی و وابستگی این فرایند ها به صورت زنجیره دار اشتباه کردن در چنین مواردی گران تمام میشود.
• احتیاج به دسترسی به اطلاعات از راه دور: تصمیم گیران، اغلب بایستی سریعا به جع آوری اطلاعات بپردازند و این اطلاعاتی است که کمتر در دسترس قرار دارد و این مورد را گاهی با مشاوره با متخصصان انجام میدهند و یا به تصمیم گیری گروهی میپردازند.

نیاز به این موارد، به پیچیدگی تصمیم گیری می افزاید. استفاده از رایانه، میتواند کمک بزرگی باشد مثلا مدل بندی کامپیوتری، میتواند سریعا تصمیم بگیرد و از بین چندین مورد یک انتخاب انجام دهد و تجزیه تحلیل خاص را سریعا انجام دهد.

تبدیل و مدیریت داده ها

همانطور که میدانید اطلاعات داده های خام هستند و به اصلاح معنی خاصی ندارند این اطلاعات بایستی معنی شوند و علم از آن ها اقتباس گردد. در هر شرکتی، جمع آوری اطلاعات برای تصمیم گیری ها صورت میگیرد. مثلا وقتی یک مسئول بازاریابی بخواهد تصمیمی بگیرد، احتیاج دارد اطلاعات و داده های مربوطه را بررسی و تجزیه تحلیل نماید و در سطوح مختلف آن ها را در قیمت ها، اندازه ها و مقیاس ها بگمارد؛ بایستی اطلاعات مناسب داشته باشد و این علم را از آن ها به دست آورد تا برنامه ریزی مناسبی داشته باشد. در سازمان ها این اطلاعات و داده ها بایستی قابل انعطاف و دست یافتنی و در عین حال قدرتمند و مفید باشند. پردازش این اطلاعات و داده ها و تبدیل آن ها به تصمیمات درست منجر میشود.

هوشمند کاری

یک نوع استفاده ی اساسی از اطلاعات جمع آوری شده و پردازش شده در تجارت هوشمندانه است. به طور کلی این علم ( هوشمند کاری ) عبارتست از تنوع فعالیت ها برای کسب اطلاعات لازم برای تولید و انجام تصمیمات تجاری صحیح و درست، این بستگی به محل اخذ اطلاعات ندارد. این سبک اطلاعاتی به جمع آوری اطلاعات در مراکز اطلاعاتی میپردازد و استفاده از اطلاعات در شکل های مختلف و با ابزرا متنوع است، این ابزار میتواند به صورت گزارشی، تصویر، استراتژی های اطلاعاتی و غیره باشند.

سیستم های پشتیبان تصمیم

در موقع تصیم گیری، چه سازمانی و چه شخصی، فرد تصمیم گیرنده فرایندهایی را انجام میدهد که شامل چهار مرحله است: بررسی، طراحی، انتخاب و پیاده سازی. البته این مراحل، به صورت ارتباط یک به یک و رابطه ی خاص با موارد قبلی صورت میگیرد. سیستم های حمایت از تصمیم (Data Decision System) ، سعی دارد در فرایند تصمیم گیری به صورت خودکار عمل کند. این سیستم خودکار مبتنی بر شخص استفاده کننده از اطلاعات و انگیزه های او در زندگی حقیقی است.

مدل سازی در تصمیم گیری ها

یک مدل، عبارت است از یک شکل یا نمایش ساده شده ی یک حقیقت. شکل به عنوان ساده شده ی حقیقت به کار گرفته میشود، چون حقیقت بسیار پیچیده است و DSS از مدل سازی حقایق برای انجام آزمایشات و تحلیل ها در سطوح مختلف استفاده می کند.

مدل های شکلی نمایشی: یک مدل شکلی یک سیستم نمایش یا تصویری است که ممکن است سه بعدی باشند مانند مدل های اتومبیل ها هواپیما ها و … . تصاویر یا عکس ها همان گونه اند ولی دارای دوبعد هستند.

مدل های آنالوگ: این مدل، همانند مدل حقیقی نیست، ولی مانند آن رفتار یا عمل می کند. این مدل میتواند فیزیکی باشد، اما شکل آن مختلف است و با نوع حقیقی آن متفاوت است.

مدل های ریاضی و عددی : ساختن مدل های شکلی و آنالوگ با اعداد و ارقام ریاضی میسر می گردد. در بیشتر امور مالی و پولی اعداد و ارقام ریاضی نقش مهمی را ایفا میکنند. درعلوم پیشرفته فعلی در مورد اشکال و گرافیک ها تصاویر و شبیه سازی سه نوع مدل را به هم متصل کرده است.

مدل های ذهنی و عقلی: علاوه بر مدل های قبلی، انسان ها از ذهنیات و مدل های فکری نیز استفاده میکنند. این مدل تشریح میکند که یک شخص در یک موقعیت چگونه فکر میکند. این مدل شامل اعتقادات، تصورات، فرضیات، روابط و جریانات شغلی و کاری اشخاص است. مثلا تفکر یک مدیر را در به کارگیری افراد در محل کار نشان میدهد. ذهن اشخاص، روش به کارگیری اطلاعات به شکل صحیحی را در بر دارد.

چارچوبی برای حمایت از تصمیمات کامپیوتری

برای فهم بیشتر این سیستم ( حمایت از تصمیمات) ما بایستی تصمیمات را با دو بعد بررسی کنیم و تقسیم بندی نماییم: ساختار مسئله و ماهیت تصمیم گیری.

ساختار مسئله: بعد اول ساختار مسئله است. این بعد، بر اساس فرایند تصمیم گیری قرار دارد که از تصمیمات عالی گرفته تا سطوح پایین را شامل میشود. این مسائل تکراری بوده و راه حل های استانداردی را شامل میشوند. فازهای اولیه ی این بعد عبارتند از هوش، طرح و انتخاب که به ترتیب خاصی قرار میگیرند. از سوی دیگر فرایند های بدون ساختار وجود دارند که مشکلاتی نامفهوم می باشند و فازهای هوش و طرح انتخاب در آن ها ترتیب خاصی ندارد. در چنین مواردی نقش اصلی را درک انسان ایفا میکند. مانند انتخاب افراد جدید یا انتخاب یک سری تحقیقات تازه و توسعه ی پروژه های آینده.

ماهیت تصمیم: بعد دوم این قضیه، تصمیم گیری و ماهیت آن است. میتوان سه شاخه از این موارد را در تصمیمات عنوان کرد.
کنترل کاری یا عملی که عبارتست از امور مخصوص در محل کار

کنترل مدیریتی که استفاده صحیح از منابع انسانی است، در رسیدن به اهداف شرکت یا سازمان و …

طراحی یا برنامه ریزی استراتژیک که اشاره دارد به اهداف دراز مدت و تدابیر خاص جهت رشد و شکوفایی و تعین منابع.

ابزارهای اطلاعاتی

ابزارها و تکنیک های زیادی در این ورد وجود دارند که مهمترین آن ها عبارتند از محاسبه ی خنثی، عوامل هوشمند و تحلیل اینترنتی

1. محاسبه ی خنثی: عبارتست از روشی که دستگاه انجام میدهد و اطلاعات و داده های قدیمی را یتوان برای تعیین الگو امتحان نمود. مثلا با مشخص کردن مشتریان وفادار و قدرتمند در خرید، میتوان مشخص کرد که سازمان در حال ورشکستگی است یا نه.
2. عوامل هوشمند: یکی از مهمترین روش های مورد استفاده در اینترنت، استفاده از عوامل هوشمند است. تحلیل گروهی و گروه بندی، روشی است که از یک سری الگوریتم استفاده میکنند و قوانین آماری را در میان اقلام مورد نظر اعلام میکنند
3.  بررسی و تحلیل اینترنتی: از آنجایی که این روش از مرکز اطلاعاتی داده ها شکل گرفته، امروزه میتوان از طریق شبکه های اینترنتی اطلاعاتی، آن را به کار برد که مدیران را قادر میسازد، موارد اطلاعاتی را پیدا کنند. این یک شکل تحقیق در بازار و بازاریابی است.

موارد اخلاقی

موارد اخلاقی و قانونی مربوط به تجزیه تحلیل اطلاعات: با استفاده از این موارد، نه تنها کشف اطلاعات ممکن میگردد، بلکه آن ها را میتوان اصلاح کرد یا به درستی به کار برد. شرکت ها در طول استفاده از این اطلاعات بایستی به موارد قانونی و اخلاقی اهمیت دهند. مثلا شرکتی تشکیل سیستم DSS داده تا امور مالی را از طریق کامپیوتر ایجاد کند تا ایجاد بازنشستگی زودتر از موعد نماید، ولی ممکن است امور مربوط به مالیات را در نظر نگیرد. مورد دیگر، قضاوت انسان ها در محل کار است که ممکن است در تصمیم گیری ها به موارد غیر اخلاقی تبدیل شود. شرکت ها بایستی موارد اخلاقی را در سیستم خود لحاظ کنند.

مسائل قانونی مربوط به تحلیل داده ها و اطلاعات: مهمترین این موارد، تبعیض، امنیت اطلاعاتی و مالکیت اطلاعات است. برای جستجوی اطلاعات و تحلیل آن، سازمان بر آن است که کاتالوگ و بروشور تهییه نماید و آن را مستقیما به افراد خاص یا شرایط سنی مشخص بفرستد. برای این منظور او فقط یک سری اطلاعات خاص را دریافت میکند و به صورت سری این اطلاعات مخفی میمانند. البته برد آن ها در این صورت تضمین میشود، ولی اطلاعات به صورت سری میماند. نوع دیگر موارد قانونی امنیت اطلاعات است. آیا دسترسی به اطلاعات سری مجاز است؟ ایا اطلاعات از منبع شرکت گرفته شده است یا نه؟ شخص صاحب این اطلاعات کیست؟ و …

حمایت آیتی از فعالیت های علوم مدیریت

• تشخیص علوم و تعیین آن در تصمیم گیری
• کشف علوم و تجزیه و تحلیل آن برای تحقیقات و جمع آوری اطلاعات
• کسب علوم یا به دست آوردن اطلاعات و مفید بودن آن برای همه
• تولید علم برای جمعیت و نژاد ها
• تاسیس سازمان ها و اساس اطلاعات در سازمان ها توزیع اطلاعات و استفاده ازآن ها در زمان احتیاج در محل