آکادمی آی کن در راستای نیل به فرآیند گرایی در سازمان ها، معرفی ابزار های کارا در این زمینه دوره ICAN Standard BPMS را در تاریخ 15 مهر ماه برگزار نمود، در این دوره جناب آقای مهندس ندیمی به ارائه طرحهای پیاده سازی شده با راهکار های آی کن در پتروشیمی رجال پرداختند.
افراد دارای مهارت های تخصصی به کمک ابزار های خوب میتوانند مهارت های خود را نشان دهند. یکی از حساس ترین تصمیمات مدیران ، انتخاب ابزار های نرم افزاری متناسب با بیزنس ونیازمند های هر سازمان است.
ما درپتروشیمی رجال به دنبال سیستمی مدیریت فرآیند قابل یکپارچگی با Oracle ERP بودیم، پس از بررسی های بسیار ICAN Standard BPMS را به دلیل قابلیت یکپارچگی کامل ونیز سهولت پیاده سازی فرآیندها انتخاب نمودیم.
درپتروشیمی رجال همزمان با پیاده سازی سیستم BPMS ICAN، اقدام به راه اندازی Oracle ERP نمودیم، سیستم آی کن را حدودا 3 ماه و نیم راه اندازی نمودیم اما راه اندازی ERP ، بیش از 2 سال به طول انجامید.
آن زمان که ما شروع به کار کردیم تنها دو شرکت کوچک رجال و ظریف بودیم اما امروز یک هدلینگ بزرگ و بسیطی شده که انواع بیزینس مختلف و بعد جغرافیایی بینالمللی ( تهران و اصفهان و آلمان و عراق و افغانستان و عمارات) را تحت پوشش قرار میدهد و با این وسعت سیستم BPMS ICAN کاملا جواب گوی این وسعت و تنوع بوده است و به هیچ وجه دچار مشکل نشده است.
زیر سیستم های زیادی را در سیستم BPMS ICAN طراحی و پیاده کردیم و دلیل این انتخاب هم امکانات این نرم افزار در طراحی فرآیند ها است که با رعایت نکات امنیتی بالا و سادگی و سرعت زیاد در اجرا، در مقایسه با ERP و نیز رضایتمندی خاصی که در سطح کاربری از سهولت در ثبت اطلاعات و سادگی ایجاد گردش های متنوع در اتوماسیون اداری بین همکاران شرکت دیده میشود. بعد از ایجاد و انجام گردش و اخذ تمامی تاییدات از طریق SDK های ICAN خروجی به ERP انتقال داده میشود.
• درخواست خرید و گردش تائیدات
• سيستم بازرگاني خارجي
• سيستم درخواست وجه به تامین کننده
• مديريت دانش
• زیرسیستم تایم شیت کارکنان
از آنجایی که درخواست خریدی که برای واحد بازرگانی می آید مراحل اخذ تاییداتش میتواند خیلی طولانی و حجم هامش ها و نامه های زیادی را در بر بگیرد، (20 شرکت با 20 سربرگ مختلف) با ثبت درخواست خرید و چرخه تاییدات را در BPMS ICAN پیاده سازی نمودیم و در انتها به ERP انتقال می دهیم.
یکی از مشکلات ما صدور نامه های تامین ارزی و بحث های بیمه ای و ترخیص کالا بود، که عملا برای انجام این مراحل یک سری افراد در سازمان ها وجود دارد که سازمان به این اشخاص وابسته هستند و این مراحل monopol این افراد بود، ما برای رفع این مشکل که در نبود این افراد نیز بتوانیم روال کار را پیش ببریم و مراودات ارزی را انجام بدهیم یک سیستم خدمات بازرگانی در BPMS ICAN پیاده سازی نمودیم که کاملا حساسیت های چنین نامه هایی نظیر نوع انتخاب کلمات و مکالمات ارتباطی با بانک را پوشش میداد و برخلاف قبل که حداقل 5 ساعت تهیه این نامه طول میکشید در کمتر از چند دقیقه انجام میشود و وارد گردش کار میشود و در نهایت به سیستم ERP منتقل میشود.
اوایل که این سیستم را راه اندازی کرده بودیم از دید مدیران این کار ما یک شعبده بازی به نظر می آمد اما از دید خود ما خیلی کار بزرگی نبود و تنها 1 ماه وقت را صرف تهیه روال و اصول این مراحل و نیز پیاده سازی آن در سیستم نمودیم.
• خطای ورود اطلاعات دستی و عدم تطابق داده در دو سیستم از بین رفته است.
• تنوع در سربرگ فرم های BPMS Standard و کنترل آنها براساس شرکت های ایجاد کننده درسیستم ERP)) (درخواست بیمه نامه)
• تنوع سربرگ فرم های BPMS Standard براساس فیلد مبدا پرداخت درسیستم ERP(پرداخت)
• انتقال پیوستها در سیستم پرداخت و درخواست بیمه به فرمهای ایجاد شده در BPMS Standrad جهت تسهیل و دسترسی آسان
• کنترل و محدودیت دسترسی به فرم های BPMS Standard وERP برای افراد جهت بالابردن امنیت داده ها (درسیستم ERP و فرم های فرزین)
• ثبت شماره فرم BPMS Standard و تاریخ ایجاد آن در ERP جهت پیگیری آن
ایشان در ادامه به شرح سامانه مدیریت دانش و درخواست وجه به تامین کننده و تایم شیت کارکنان پرداختند.
امروزه یکپارچگی فرآیند از یکپارچگی داده مهم تر است و باعث کاهش هزینه هدر رفت پرسنلی میگردد سیستم های آی کن به دلیل امکان یکپارچگی با دیگر سامانه ها یکی از انتخاب های بسیار خوب برای هرسازمان خواهد بود. و توجه مناسب به فرآیند ها در سازمان قطع به یقین شاه بیت موفقیت ما در حوزه صنعت و توسعه سازمان خواهد بود.
جشن تولد 19 سالگی آی کن © کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه مهندسی آی کن می‌باشد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.