سير تكامل BPMS

← روند حركت سازمان ها جهت استفاده از فناوری اطلاعات و پوشش نيازها:

سازمان‏ ها همیشه با چالش ‏هایی مانند تغییر بازار و مشتریان، ظهور رقبای جدید و تغییر قوانین کسب‏ وکار مواجه بوده‏ اند، در نتيجه هميشه به سيستمي براي تعريف، مدیریت، تحلیل و بهینه‏ سازی اطلاعات نیاز بوده است. استفاده از سيستم هاي جزيره اي براي اجراي فرآيندها باعث ميشد تا اتصال سيستم ها به يكديگر بسيار مشكل و حتي غير ممكن بشود. سيستم يكپارچه ي سازماني به شكل يك سيستم واحد و مستقل راه حلي براي مواجه با اين مشكلات بود.

 

مدیریت کیفیت فراگیر، فرایندی است که بر اساس آن، مدیریت با مشارکت کارکنان، مشتریان و اعتباردهندگان به بهبود مستمر کیفیت می پردازد.

اهداف TQM:

1 – جلب رضایت کامل مشتری با کم‌ترین هزینه
2 – درگیر کردن همه کارکنان با هدف حذف خطاها و جلوگیری از ضایعات و در نتیجه انگیزش بهتر آنها
3 – حفظ کیفیت و بهبود مستمر
4 – طراحی و انتخاب فناوری و فرآیندهای مناسب تولید
5 – آموزش عینی کیفیت
6 – اندازه‌گیری کار
7 – بهره‌وری و ارزش افزوده بیشتر
8 – استانداردهای بالاتر

• مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار یک نگرش مدیریتی برای پیشرفت به وسیله افزایش کارایی و اثربخشی فرآیندهای موجود در سازمان به شمار می رود.
• مهندسی مجدد یعنی دگرگون سازی، دگرگونی در ذهن، طرز فکر و نگرش مدیران و کارکنان، در فرهنگ و نظام ارزشی، در فرایندها و پردازش ها، در ساختار و سازماندهی، و در روش استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان ها.
• در مهندسی مجدد، هدف دستیابی به نیازهای امروزی همچون کیفیت برتر، خدمات، انعطاف پذیری، هزینه پایین است و در نتیجه باید فرایندها را ساده نمود.
• مهندسی مجدد یا همان BPR روندی است که در آن وظیفه های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی کسب‌وکار عوض کرده و بنابراین، سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایند‌محوری حرکت می‌کند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب‌وکار و کاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد.

• مدیریت فرآیند های کسب و کار روشی نظام مند و یکپارچه برای طراحی، اجرا و کنترل فرآیندهای کسب و کار است که در آن هدف نهایی، مدیریت فعالیت های سازمانی و بهبود آن در طول زمان است.
• BPM به سازمان ها کمک میکند تا کارایی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرآیندها کارایی و اثربخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرآیند کسب و کار آن سازمان بهینه می سازد.
• چرا باید ازBPM بهره برد ؟
• سازمان ها به منظور ارتقاء کارایی مرکز عملیاتی فعالیت های خود از سیستم های BPM استفاده میکنند. BPM  تبادلات میان سیستم ها، فرایندهای تجاری و تبادلات انسانی را تعدیل میکند. نتایج مورد انتظار شامل صرفه جویی اقتصادی توسط خودکار سازی مسیر فرایندها و وظایف کارمندان، دوری جستن از فعالیت های بی ارزش، اضافه نمودن فعالیت هایی از قبیل مسیریابی تصمیمات، انتقال داده ها یا فرم ها و غیره مي باشد.

• برنامه‌ریزی منابع سازمانی طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود که هدف آن، گردآوری تمام داده‌ها وفرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد.
• در ERP قرار است تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای نیل به این هدف، ERP  از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می کند.
• سیستم های ERP بر اساس نوع، تلاش می کنند همه فعالیت های یک سازمان را تحت پوشش قرار دهد.
• بسته نرم افزاری ERP مجموعه ای است از ماژول های آماده که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش میدهد.
• این «فرآیندهای تجاری» می تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و… را شامل شود.

•  Workflow توالی ای از فعالیت ها که پایان یکی، ورودی و شروع برای گام بعدی می باشد و گام ها با هم همپوشانی ندارند.
•  یک سیستم مدیریت گردش کار نرم‌افزاری است که اجرای گردش کاری را با تفسیر تعریف فرآیند، تعامل با مشارکت کنندگان گردش کاری و در صورت نیاز استفاده از ابزارها و برنامه‌های کاربردی خارجی مدیریت می‌کند. به یاد داشته باشید که همه سیستم‌های گردش کاری مبتنی بر فرایند هستند.

• EA اشتراک نامحدود اطلاعات و فرآيندهاي تجاري از طريق برنامه هاي شبکه يا منابع اطلاعاتي در يک سازمان مي باشد.
• برنامه هاي نرم افزاري ابتدايي در حوزه هايي مثل کنترل موجودي، منابع انساني، فروش خودکار و مديريت پايگاه داده براي اجراي مستقلانه بدون هيچ برهم کنش بين سيستم ها طراحي شد. آنها در تکنولوژي روز براي نيازهاي ويژه مخاطب قرارگرفته اند و اغلب سيستم هاي اختصاصي سفارشي شده اند.

• سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک مجموعه سیستماتیک است که برای تعریف، مدیریت، بررسی و بهینه سازی فعالیت های سازمان به کار گرفته می شود.
• در واقع BPMS مجموعه نرم افزاری است که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب و کار سازمانی پشتیبانی به عمل می آورد.
• امروزه فرآیندهای موجود در سازمان ها دارای این ویژگی ها هستند: پیچیده اند، پویا و دائماً در حال تغییر هستند، به صورت نامنظمی گسترش یافته اند و در هر سیستم و سکویی به صورتی متفاوت محلی سازی شده اند. این تغییرات به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر فرآیندهای کسب و کار تاثیر می گذارند.
• BPMS با هدف اتوماسیون گردش کار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است.
• این گونه از سیستم ها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدل سازی تا زمان اجرا و بهینه سازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند.

• تجربیات موفق BPMS:

← شركت Duke Energy

(انتقال و توزيع برق)

14واحد مستقل در 14منطقه تبديل به 4 واحد شدند

← شركت American Standard

(توليد كننده تجهيزات بهداشتی)

تقليل زمان سفارش از 30 الي 40 روز به 10 روز

← شرکت Texas Instrument

 (تولید کننده‏‏ ی تراشه های الکترونیکی)

130 میلیون دلار صرفه جویی