سامانه سیستم جلسات و صدور کارت ورزشی – استانداری خوزستان

سامانه مدیریت جلسات که سیستم جلسات نیز نامیده می‌شود یک سامانه استراتژیک در شرکت‌های بزرگ و متوسط می‌باشد. شرکت‌های بزرگ و متوسط ساختاری متشکل از دپارتمان‌های مختلف دارند که هر کدام تحت مدیریت جداگانه‌ای اداره می‌شوند. هماهنگی امور نیازمند جلساتی است که باید در سطوح مختلف مدیران و کارشناسان صورت بپذیرد و برگزاری جلسات نیازمند هماهنگی زمان و مکان جلسه بین افراد حاضر است. سامانه مدیریت جلسات گروه مهندسی آی کن یکی از سامانه‌های شکل گرفته بر اساس Standard BPMS آی کن است که جدا از مزیت‌های ویژه یک سامانه جهت مدیریت جلسات، قابلیت دسترسی به آن از اتوماسیون اداری تحت وب آی کن نیز وجود دارد.

سامانه مدیریت جلسات

اتوماسیون اداری محلی برای تولید انواع اسنادی است که روزانه توسط افراد با سمت‌های مختلف و سطح دسترسی‌های جداگانه‌ای ایجاد می‌گردد. بنابراین کاربران بیشترین زمان خود را در سامانه اتوماسیون اداری طی می‌کنند و اینکه یک زیر سامانه از این طریق قابلیت دسترسی را داشته باشد از جابجایی افراد بین سامانه‌های جزیره‌ای جلوگیری کرده و مفهوم یکپارچگی را تداعی می‌کند. در عین حال کاربران با همان ساختار سازمانی تعریف شده و سطح دسترسی که برای آنها در نظر گرفته شده است در سامانه مدیریت جلسات فعالیت خواهند کرد و البته می‌توان این امکان را تا سطح مدیران و مسئولین دفاتر آنها محدود ساخت.

برنامه ریزی و مدیریت جلسات

در نهایت جلسات چیده شده در سامانه مدیریت جلسات در قالب یک فرم ایجاد می‌شوند. هنگامی که یکی از کاربران مجاز جلسه‌ای را در این سامانه ثبت می‌کند قطعا مکان جلسه و زمان آن تعیین شده و افراد حاضر در جلسه نیز مشخص می‌گردند. تعیین زمان و مکان جلسه توسط اولین کاربر از رزرو آن مکان برای جلسات بعدی جلوگیری می‌کند. یعنی شما با کمی وقت گذاشتن و بدون تماس‌های مکرر با افراد مختلف کافی است سامانه مدیریت جلسات را رصد نمایید تا از تداخل زمان جلسات و حاضرین در کمترین زمان ممکن جلوگیری به عمل آورید. برای مشاهده فرم‌های طراحی شده در استانداری خوزستان و آشنایی بیشتر با سامانه مدیریت جلسات در این سازمان می‌توانید طرح را دانلود کرده و نمونه فرم‌ها را مشاهده نمایید. لازم به ذکر است که شما در طراحی فرم‌ها و قرار دادن لوگو و رنگ‌های سازمانی مورد نظر خود هیچ محدودیتی نخواهید داشت. در ضمن برای داشتن یک گزارش ماهانه، فصلی و یا سالانه از تعداد جلسات برگزار شده در سازمان نیز محدودیتی وجود ندارد.

سامانه صدور کارت ورزشی

سامانه درخواست صدور کارت ورزشی نیز یکی دیگر از زیر سامانه‌هایی است که در بستر Standard BPMS آی کن ارائه خدمات لازم را برای استانداری خوزستان فراهم می‌کند. در اکثر سازمان‌ها سعی بر این است که امکانات فراهم شده در حوزه‌های تفریحی و ورزشی به صورت خانوادگی در اختیار اعضاء قرار گیرد. یکی از امکاناتی که در استانداری خوزستان مورد بهره‌برداری قرار گرفته است تهیه امکانات و فضای ورزشی برای کارکنان و خانواده های آنهاست. جهت تسهیل این امر و برای ورود اطلاعات خانواده‌ها توسط خود کاربران فرم‌هایی تهیه شده که به واسطه آنها و فرآیندهای مربوطه اطلاعات ثبت شده و سپس کارت مورد نظر صادر می‌گردد.

فرم ها و فرآیندهای صدور کارت ورزشی

فرآیندهای صدور کارت مانند فرآیند صدور هر گونه مجوز نیاز به تایید کننده فرم دارد. بنابراین در این فرآیند باید افراد با توجه به سلسله مراتب سازمانی فرم‌ها را ایجاد و منتظر تایید مدیر مربوطه باشند. گزارشات این بخش می‌تواند شامل تعداد کارت صادر شده برای هر کدام از کارکنان و خانواده‌های آنها و همچنین تعداد ورزش‌های ثبت نام کرده می‌باشد. در صورتی که در سازمان محدودیتی وجود داشته باشد شما می‌توانید در تعداد فرم‌های صدور کارت برای هر خانواده نیز محدودیت‌هایی را ایجاد نمایید. سامانه‌ صدور کارت ورزشی می‌تواند یکی از اجزای سامانه رفاهیات در هر سازمان باشد که مجموعه گروه مهندسی آی کن بخش کاملی از این زیرسامانه‌ها را در اختیار سازمان‌های مشتری خود قرار داده است.