سازمان‌های بزرگ و متوسط با کمک گرفتن از ساختارهای نرم‌افزاری ماموریت‌های تعریف شده را انجام می‌دهند. ساختارهای نرم‌افزاری به شکل سامانه‌های مختلف و یا در قالب نرم‌افزارهای یکپارچه بخشی از شخصیت سازمان شده‌اند تا جاییکه اگر قسمتی از این ساختار نرم‌افزاری دچار مشکل شود عملا سازمان کارایی خود را در بخش‌های مختلف از دست می‌دهد. بنابراین کاربران یک سازمان با چالش اشکالات کوچک و بزرگ نرم‌افزاری و حتی گاها سخت‌افزاری روبرو است که باید توسط واحد آی تی مورد بررسی قرار گیرد. این موارد در سازمان‌های نسبتا کوچک قابل حل می‌باشد و معمولا یک کارشناس فنی می‌تواند به صورت تلفنی از اشکالات به وجود آمده مطلع گردد و در اسرع وقت موارد مشکل سیستمی را حل نماید. اما چالش اصلی زمانی ایجاد می‌گردد که سازمان شما شامل دپارتمان‌های مختلف باشد.
اما چگونه می‌توان در یک سازمان بزرگ یا متوسط درخواست‌های سیستمی را با حداقل کاهش بهروری بررسی و مشکلات را رفع نمود. گروه مهندسی آی کن برای حل این چالش سازمانی با کمک گرفتن از ساختار بسیار منعطف و امن نرم افزار BPMS آی کن (نسخه استاندارد) پیشنهاد پیاده‌سازی فرآیند ثبت درخواست را در سازمان‌های مشتری ارائه داده است. شرکت برق منطقه‌ای اصفهان که یکی از مشتریان گروه مهندسی آی کن می‌باشد توانسته است این فرآیند را در قالب فرم‌های سفارشی و طراحی شده ویژه برق منطقه‌ای اصفهان طراحی کرده و در حال حاضر تمامی پرسنل از آن استفاده می‌نمایند.
فرآیند ثبت درخواست در برق منطقه‌ای اصفهان شامل ثبت درخواست در فرم‌های تعریف شده‌ای است که البته با توجه به امکانات موجود در فرم‌ساز نرم افزار BPMS آی کن، شما می‌توانید هر فرمی را بر اساس رنگ و لوگوی دلخواه خود جایگزین آن نمایید. فرم‌های تعریف شده در این فرآیند بر اساس افراد با مسئولیت‌های متفاوت به گردش درمی‌آیند. گردش فرم‌ها طبق تایید افراد در چرخه فرآیند صورت می‌گیرد و در صورت نیاز امضاء و هامش در هر مرحله بر روی فرم‌ها قابل ثبت خواهد بود. بر اساس ارجاعات صورت گرفته هردرخواست می‌تواند پیگیری شود و در صورتی که درخواست بدون نتیجه مانده باشد می‌توان دلیل آن را به صورت مشخص پیگیری نمود. اولویت‌بندی درخواست‌ها نیز از امکانات دیگری است که فرآیند تعریف شده در برق منطقه‌ای اصفهان شامل آن می‌شود.
در فرم‌های طراحی شده قسمتی را برای درج توضیحات در نظر گرفته‌اند که کاربران می‌توانند توضیحات درخواست خود را در آن قسمت وارد نمایند و بر اساس درخواست انجام شده اولویتی را برای آن تعیین نمایند. مدیر یا مسئول بالادست هر کاربر می‌تواند این فرم را ارجاع داده یا اینکه از ارجاع آن صرف‌نظر نماید که در صورت این کار می‌تواند هامشی را بر روی فرم درج کند. البته شما می‌توانید برای تعیین سطح اولویت این دسترسی را برای مدیران نیز لحاظ نمایید تا در صورت نیاز اولویت رسیدگی به فرم نیز تغییر نماید. مراحل مختلف دیگری نیز در این فرآیند دیده شده است که مثلا می‌توان به بخش نظرسنجی اشاره نمود. بعد از اتمام هر فرآیند درخواست که از سمت کاربران تولید و تکمیل می‌گردد می‌توان از همان کاربر نظرسنجی کیفی رسیدگی به درخواست انجام پذیرد. در این نظر سنجی به صورت گزینه‌ای یا ترکیبی از گزینه‌ای و تشریحی نظر کاربر در مورد واحد رسیدگی به درخواست‌ها کسب می‌گردد تا در صورت نیاز بعد از هر دوره یک ماهه یا در هر فصل قسمتی از بهروری واحد با آن سنجیده شود. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید فایل این طرح را دانلود نموده و نمونه فرم‌های طراحی شده در برق منطقه‌ای اصفهان را مشاهده نمایید. همچنین کارشناسان ما در واحد بازاریابی و توسعه بازار آماده پاسخگویی به سوالات شما عزیزان می‌باشند.
بایگانی اسناد و آرشیو مدارک بصورت الکترونیکی يا سنتی و دستی؟... © کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه مهندسی آی کن می‌باشد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.