[vc_row][vc_column][vc_column_text]

اتوماسیون اداری چیست؟

امروزه در سراسر دنیا، هر مدیر دانا و دور‌اندیشی به دنبال این است که بهره‌وری شرکت، سازمان و یا مؤسسه زیر نظر خود را تا حد امکان بالا ببرد. به همین منظور این مدیران از روشها و راهکارهای جدید برای مدیریت فرآیندهای داخل سازمان استفاده می‌نمایند.

جهت اینکه یک مدیر موفق بتواند به جلو حرکت کند باید به اطلاعات صحیح سازمانی و آمارها به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارک و نامه‌‌ها از داخل سازمان خود و یا حتی از راه دور، مسلط باشد. این کار نیازمند یکسری ابزار و وسیله می باشد.

در زیر به برخی از مشکلاتی که مدیران در سیستمهای دستی با آنها روبرو هستند اشاره می‌نماییم:

کلیه سازمانها، مؤسسات و شرکتها از گذشته تا به حال در کلیه نقاط دنیا با توجه به دایره وظایف خود و کارهایی که انجام می‌دادند و می‌دهند، یک سری فرمهای سازمانی تعریف می‌کنند و بر روی هر نوع از آنها یکسری عملیات تعریف می‌نمایند تا بتوانند به اهداف خود در انجام کارها برسند و یا برای انجام عملیات نامه‌نگاری و مکاتبات خود مکانیزم‌هایی درپیش می­گیرند و یک سری عملیات دفتری طراحی می­کنند. برخی از این موارد از نظر کارایی درست طراحی شده‌اند اما برخی دیگر نیز مشکلاتی دارند. در کل، سازمان­هایی که دارای سیستم­های دستی می‌باشند، با یک سری مشکلات عدیده روبرو هستند که در زیر به بعضی از آنها اشاره شده است:

  1. صرف انواع هزینه‌ها، بدون رسیدن به بهره‌وری بالا. ( هزینه‌هایی همچون زمان، وقت،کاغذ، ونیروی انسانی بیشتر و انواع هزینه‌های پستی )
  2. کندی تولید اسناد و فرم­های کاغذی.
  3. سختی تولید انواع اسناد جدید و منطبق کردن آن با ساختار سازمان.
  4. محدودیت دسترسی به سازمان، زیرا اسناد کاغذی نمی‌توانند در هر زمان و از هر مکانی پاسخگوی مراجعان و مسؤولان باشند.
  5. عدم وجود امنیت برای اسناد کاغذی. ( ۱- گم شدن اسناد کاغذی ۲- دخل و تصرف در اسناد کاغذی، بدون آنکه اثری از تغییرات باقی بماند.)
  6. عدم وجود امکانات لازم برای کنترل گردش و ردیابی اسناد و سپس کشف و تشخیص نقاط مشکل‌ساز در سیستم.
  7. عدم وجود امکانات لازم برای مشاهده وضعیت یک سند از راه دور.
  8. عدم دسترسی سریع به اطلاعات و بایگانی‌های سازمان.
  9. پراکندگی جغرافیایی شعبه‌های سازمان.
  10. کندی ذاتی سیستم سنتی و ایجاد مشکلاتی برای ارباب رجوع.
  11. کندی و پیچیدگی جستجوی اسناد و مکان‌یابی آنها.
  12. نیاز به حجم زیادی از فضا و تعداد زیادی کمد و قفسه در هر بخش از بایگانی سازمان.
  13. عدم دسترسی سریع مدیران به آخرین ویرایش از اطلاعات و آمار.
  14. عدم امکان ضمیمه کردن اسناد دیجیتال. (مثل صدا، تصویر و فیلم)
  15. عدم رسیدن به بهره‌وری بر اثر وجود مشکلات در سیستمهای دستی. ایجاد ازدحام ارباب‌رجوع‌ها و ایجاد نارضایتی از سازمان.

این مدیران به این نتیجه رسیدند که، سازمان خود را از سیستمهای سنتیِ مبتنی بر کاغذ نجات دهند و به سمت سیستمهای الکترونیکی و کامپیوتری یکپارچه راهنمایی کنند. در کشور عزیزمان ایران نیز بسیاری از سازمانها، در اولین فازِ سازمان بدون کاغذ، از سیستمهای نرم‌افزاری که معمولاً به “سیستمهای اتوماسیون اداری و گردش کاری” معروفند، استفاده نموده‌اند.

مدیران  در بیشتر نقاط دنیا برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر، به این سمت روی آورده‌اندکه برای برخی از نیازهای سازمان خود (سیستم­های اداری – مالی- مدیریت منابع انسانی- اطلاعات مدیریت و عملیات مکانیزه سازمانی) بسترهای اطلاعاتی آماده کنند.

در زیر به برخی از این بسترها که در زمینه سیستم­های اداری و نیز مکانیزه نمودن بسیاری از عملیات سازمانی و اطلاعات مدیریت، استفاده می­شوند، اشاره می‌کنیم:

  1. توانایی ایجادِ الکترونیکی نامه‌ها و مکاتبات مورد نیاز با کمترین هزینه زمانی و مالی.
  2. گردش سریع و امن نامه‌ها، مکاتبات و اطلاعات فرمها و اسنادِ درون سازمانی.
  3. گردش سریع و امن نامه‌ها، مکاتبات و اطلاعات فرمها و اسناد بین کلیه شعب سازمان.
  4. ارسال و دریافت سریع و امن نامه‌ها، مکاتبات و اطلاعات فرمها و اسناد بین سازمان خود و دیگر سازمانها.
  5. ایجاد بایگانی‌های مناسب الکترونیکی با قابلیت دسترسی سریع به آنها.
  6. دسترسی به آخرین ویرایش اطلاعات و آمار مورد نیاز مدیران.
  7. توانایی ِ نظارت بر امور اداری و عملکرد نیروی انسانی در سازمان.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][ultimate_ctation ctaction_background=”#1e73be” ctaction_link=”url:http%3A%2F%2Fhttp://new.ican.ir%2F%25d9%2585%25d8%25ad%25d8%25b5%25d9%2588%25d9%2584%25d8%25a7%25d8%25aa%2F%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586-%25d8%25a7%25d9%2584%25da%25a9%25d8%25aa%25d8%25b1%25d9%2588%25d9%2586%25db%258c%25da%25a9-%25d9%2588-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25d9%258a%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25d9%258a-%25d9%25be%25d9%258a%25d8%25b4%25d8%25b1%25d9%2581%25d8%25aa%25d9%2587-%25d8%25aa%25d8%25ad%25d8%25aa-%25d9%2588%25d8%25a8-%25d8%25a2%25d9%258a%25e2%2580%258c%25d9%2583%25d9%2586-2%2F|||”]

 اتوماسیون اداری آی کن

[/ultimate_ctation][vc_row_inner][vc_column_inner width=”1/2″][ultimate_ctation ctaction_background=”#1e73be” ctaction_link=”url:http%3A%2F%2Fhttp://new.ican.ir%2F%25d9%2585%25d8%25ad%25d8%25b5%25d9%2588%25d9%2584%25d8%25a7%25d8%25aa%2F%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586-%25d8%25a7%25d9%2584%25da%25a9%25d8%25aa%25d8%25b1%25d9%2588%25d9%2586%25db%258c%25da%25a9-%25d9%2588-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F%25d9%2585%25d9%2588%25d8%25aa%25d9%2588%25d8%25b1-%25d8%25aa%25d8%25b9%25d8%25b1%25db%258c%25d9%2581-%25d9%2588-%25d8%25a7%25d8%25ac%25d8%25b1%25d8%25a7%25db%258c-%25da%25af%25d8%25b1%25d8%25af%25d8%25b4-%25da%25a9%25d8%25a7%25d8%25b1%2F|||”]

موتور تعریف و اجرای گردش کار آی کن

[/ultimate_ctation][ultimate_ctation ctaction_background=”#1e73be” ctaction_link=”url:http%3A%2F%2Fhttp://new.ican.ir%2F%25d9%2585%25d8%25ad%25d8%25b5%25d9%2588%25d9%2584%25d8%25a7%25d8%25aa%2F%25d8%25b9%25d8%25b5%25d8%25a7%25d8%25b1%25d9%2587%2F|||”]

کارتابل همراه عصاره آی کن

[/ultimate_ctation][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/2″][ultimate_ctation ctaction_background=”#1e73be” ctaction_link=”url:http%3A%2F%2Fhttp://new.ican.ir%2F%25d9%2585%25d8%25ad%25d8%25b5%25d9%2588%25d9%2584%25d8%25a7%25d8%25aa%2F%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586-%25d8%25a7%25d9%2584%25da%25a9%25d8%25aa%25d8%25b1%25d9%2588%25d9%2586%25db%258c%25da%25a9-%25d9%2588-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F%25d9%2585%25d9%2588%25d8%25aa%25d9%2588%25d8%25b1-%25d9%2581%25d8%25b1%25d9%2585-%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%2F|||”]

موتور فرم ساز آی کن

[/ultimate_ctation][ultimate_ctation ctaction_background=”#1e73be” ctaction_link=”url:http%3A%2F%2Fhttp://new.ican.ir%2F%25d9%2585%25d8%25ad%25d8%25b5%25d9%2588%25d9%2584%25d8%25a7%25d8%25aa%2F%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586-%25d8%25a7%25d9%2584%25da%25a9%25d8%25aa%25d8%25b1%25d9%2588%25d9%2586%25db%258c%25da%25a9-%25d9%2588-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F%25d9%2585%25d9%2588%25d8%25aa%25d9%2588%25d8%25b1-%25da%25af%25d8%25b2%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25b4-%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%2F|||”]

موتور گزارش ساز پویای تحت وب آی کن

[/ultimate_ctation][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]