مزایای استفاده از BPMS :

1- ردگیری هوشمند کسب و کار:

 توانایی اندازه گیری موثر تغییرات و تعیین اثرگذاری بر اهداف کوتاه مدت (از طریق تحلیل ها و بررسی ها) در کنار قابلیت تغییر فرآیندهای کاری، ابزاری را جهت کنترل کسب و کار به وجود می آورد که بر پایه اطلاعات معنی دار و به روز استوار است.

2- یکپارچگی و چابکی کسب و کار:

 توانایی تعیین تغییرات کنترل شده در فرآیندهای کسب و کار و پیاده سازی بسیاری از تغییرات در کوتاه مدت در جهت اهداف کسب و کار، می تواند مزیت رقابتی فراوانی به همراه داشته باشد.

3- تراز سرویس های عملیاتی:

 قابلیت پیاده سازی خدماتی همچون IT و  HR که به صورت پیوسته در حال تراز شدن با توجه به اهداف کسب و کار است، می تواند به کاهش هزینه های عملیاتی و بهینه سازی عملکرد منجر شود.

4- بهینه سازی زمان:

 وقفه های بی مورد در فرآیند کسب و کار قابل شناسایی و حذف هستند، که نهایتاً باعث کاهش زمان سفارش تا تحویل کالا می شود. این فایده خود به تنهایی می تواند کلیه سرمایه گذاری های صورت گرفته برای استفاده از  BPMS را جبران کند.

5- مدیریت اطلاعات کسب و کار:

 ترتیب استفاده از BPMS  برای تعریف و تغییر فرآیندهای کاری به صورتی است که امکان ذخیره سازی اطلاعات بی ارزش و بازیافتنی کسب وکار را فراهم می نماید، و لذا می تواند کاهش هزینه آموزش و ریسک انقطاع کسب و کار را در پی داشته باشد.

6- مدیریت کیفیت:

 دلایل کاهش کیفیت و اغلب راه حل جلوگیری از آن می تواند به صورت سریع از طریق شناسایی دوباره کاری ها، بازگشت‏ها و ضایعات کشف گردد. BPMS می تواند این مهم را بر عهده بگیرد.

ERP or BPMS ؟

امروزه استفاده از سیستم های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) در صنعت و خدمات رواج یافته است. سیستم هایBPMS نیز هر چند در بین اهالی کسب و کار کمتر شناخته شده است ولی چند دهه پیشینه تکامل دارند. هر دوی این سیستم ها ادعای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای سطح عملیاتی سازمان را دارند و البته هر کدام راهکار ویژه‌ای را برای نیل به این هدف عرضه می‌نماید.

سیستم های ERP و BPMS با قابلیت های فنی متفاوتی توسعه یافته اند. این تفاوت ها را می توان در کاربردهای هر کدام مشاهده کرد:

• گردش کارهای دربردارنده انسان ها؛
• گردش کارهای دربردارنده سیستم ها و کاربردها
• گردش کارهای تراکنشی

سیستم های BPMS برای مدل سازی گردش کارهای شامل انسان و سیستم های نرم افزاری به خصوص در مواردی که سیستم ها خودکار و ناهمگن هستند، مناسب ترند. در مقابل، سیستم های  ERP برای مدل سازی گردش کارهای تراکنشی مناسب تر هستند؛ البته اگر گردش کارهای تراکنشی سیستم های ناهمگن را در بر داشته باشد، باز هم BPMS بهتر است.

WFM or BPM ؟

• بسیاری از مردم هنوز فکر میکنند که BPMS و Workflow مثل هم هستند و عده ای با وجود اطلاع از تفاوت آن ها فرق بین آن ها را نمی دانند.
• راه کارهای BPMS بر روی Workflow تمرکز میکنند و اینکه چگونه فعالیت های جداگانه به هم متصل شوند و با هم همکاری کنند.
• BPMS فعالیت ها را طراحی، اجرا، مدیریت و بهینه سازی میکند.
• WFM یک جز از BPM است ولی بیشتر در مورد مدیریت وظیفه ها و این که چگونه آن ها تکرار می شوند فعالیت میکند.

 ذکر مثال کاربردی برای درک بهتر تفاوت WFM  و BPM :

 یک سفر جاده ای:

 اگر تا به حال خواسته باشید که به یک سفر جاده ای بروید می دانید که یک دسته از کارها هست که باید از قبل انجام بدهید. بنزین بزنید، بدانید که کجا میخواهید بروید و برای هر چیزی یک برنامه و نقشه داشته باشید. این دقیقا کاری است که Workflow انجام میدهد و مسیر مستقیم را برای شما به منظور رسید به مقصدتان مشخص میکند.

حالا به این فکر کنید که اگر ترافیک را چک نکرده باشید چه میشود؟ یک بخشی از کنترل ترافیک قطعا کنترل جداگانه ی تک تک ماشین هایی است که مسیر خودشان را دارند. همچنین باید چگونگی جریان ترافیک، بهترین و کوتاهترین راه را برای رسیدن به مقصد انتخاب کنید. بررسی ترافیک های قبلی به شما کمک زیادی خواهد کرد. این کار را در سازمان BPM به عهده دارد که بین همه ی فرآیند های مختلف ، داده ها ، سیستم ها و مردم ارتباط برقرار میکند.