مطفا چيست؟
«مطفا» اصطلاحي است كه معاونت طرح و توسعه شركت برق منطقه‌اي اصفهان بر روي فرآيند كاري خود گذاشته است. اين اصطلاح، سرنام عبارت «مديريت طرح هاي فوق توزيع و انتقال» مي‌باشد كه مربوط به بخش هاي دفتر مهندسي طرح ها، مجريان و خدمات مربوط به امور قراردادها است.
اين فرآيند شامل زير فرآيندهاي متعدد، بانك‌هاي اطلاعاتي متعدد و زير سيستم‌ها و ارتباطات گوناگوني مي‌باشد كه به طور خلاصه در زير به آن ها اشاره شده است:
- دريافت ابلاغيه (از توانير)
- مشخص نمودن نوع پروژه (پست، خط، ديسپاچينگ، فيبرنوري) در حالت EPC و …
- انتخاب تيم پروژه
- اولويت‌بندي پروژه‌ها براي اجرا
- تهيه دستور كار
درخواست خدمت در نرم‌‌افزار تداركات ثبت مي‌گردد. برحسب نوع معامله، فرم گردش كار پروژه و رديف بودجه؛ مدارك مورد نياز به درخواست خدمت ضميمه مي‌شود و جهت تأمين اعتبار به امور مالي ارسال و از آنجا به واحد تداركات و قراردادها فرستاده مي‌شود. شماره مناقصه و مبلغ ضمانت‌نامه توسط واحد تداركات و قراردادها، اعلام مجوز فروش اسناد به مشاور ابلاغ مي‌شود و سپس ساير مراحل طي مي‌گردد.
برای پروژه‌های مختلف و به روش‌های گوناگون مورد تحلیل و پیاده‌سازی قرارگرفته است.
- انتخاب مشاور به روش استعلام
- انتخاب مشاور به روش تک گزینه ای
- انتخاب مشاور به روش QBS
- انتخاب مشاور به روش QCBS
این اسناد از دو جنبه مورد بررسی قرار می‌گیرد:
- جنبه فنی: توسط دفتر مهندسی طرح‌ها
- جنبه بازرگانی: به امور تدارکات و قراردادها ارسال و سپس دریافت می‌گردد.
برای پروژه‌های مختلف و به روش‌های گوناگون مورد تحلیل و پیاده‌سازی قرارگرفته است.
- استعلام
- ترک تشریفات
- مناقصه:
– محدود يك مرحله اي
– محدود دو مرحله اي
– عمومي
– عمومي با ارزيابي كيفي
براي پروژه‌هاي مختلف و به روش‌هاي گوناگون مورد تحليل و پياده‌سازي قرارگرفته است و براي هر مجري فرآيندهاي مربوط به آن مجري ديده شده است.
مراحل تحليل و پياده سازي سامانه نرم‌افزاري مَطفا
اقدامات صورت گرفته در شركت برق منطقه‌اي اصفهان جهت تحليل فرآيندها به شرح زير است:
جهت انجام پروژه BPMS نياز به وجود اطلاعات دقيق درباره مدل فرآيندها، انواع بانك‌هاي اطلاعاتي و ارتباطات آن ها با هم مي‌باشد. اصطلاحاً سازمان بايد فرآيند محور باشد و با محور قراردادن فرآيندهاي كسب و كار و حذف فعاليت‌هاي بدون ارزش افزوده، آماده پياده‌سازي سيستم مكانيزه BPMS باشد. براي اين كه سازمان و معاونت طرح و توسعه در راه فرآيندگرايي گام بردارد؛ مي‌بايست مراحل زير انجام شود:
کميته راهبري در رأس پروژه قرار دارد و بر تمام فعاليت هاي پروژه اشراف داشته و تصميمات اجرايي در سطوح بالا را در صورت نياز اتخاذ مي نمايد.
- برطرف کردن معضلات ساختاري
- طرح سياست هاي مصوب براي مديريت تغيير ، ارتباطات و مسير کسب و کار
- تأييد درخواست براي توسعه کار با سيستم هاي موجود
براي اين كار جلسات بسيار زياد و متنوعي برگزار گرديد كه در طي آن كليه فرآيندهاي دفتر مهندسي طرح‌ها و همچنين فرآيندهاي اجرايي مورد بررسي واقع شد و فرآيندهاي بررسي شده متأثر از روش APQC مدل‌سازي گرديد به‌طوري كه هم به زبان ساده در دسترس مديران در مَطفا قرار گيرد و همچنين در بخش پياده‌سازي كارآمد باشد.
اين عمل به گونه‌اي انجام شد كه در اين واحد ها به‌طور سليقه‌اي امور انجام نپذيرد و همه، تحت يك نمونه فرآيند كاري، امور اجرايي خود را پيش ببرند. قريب به 80 درصد فرآيندها در حوزه مجريان قابل يكسان سازي شدن هستند.
در تحليل فرآيندها سعي مي‌گردد اگر نياز به تغيير روش‌ها در اجراي امور باشد؛ كليه تغييرات مرور شده و كمترين تأثير منفي بر ساير روال ها گذاشته شود. همچنين تحليل با اين رويكرد انجام مي‌گردد كه حداقل تغييرات مورد نياز صورت پذيرد و تغييراتي در فرآيند ها مجاز باشد كه در اثر تغيير، فرآيند به بهترين حالت و با كمترين استثنا انجام شود.
در سامانه مَطفا؛ اطلاعات زيادي توليد شده و به گردش در مي‌آيد. لذا بايد مشخص گردد هر يك از اين اطلاعات در چه دسته‌اي قرار مي‌گيرد و بانك اطلاعاتي كه با اين اطلاعات پوشش داده مي‌شود چه نوع بانك اطلاعاتي است. لذا بايد كليه منابع اطلاعاتي اين سامانه تحليل شده و روش CRUD در آنها بررسي گردد تا بتوان بانك مورد نياز آن اطلاعات را ايجاد نمود.
در مَطفا زيرفرآيند‌هاي بسيار زياد و متنوعي وجود دارد كه در سيستم سنتي، معمولاً ارتباط ميان آنها درست تعريف نمي شود. تمام اين فرآيندها پس از شناسايي و مدل شدن از نظر ارتباط‌هاي قبل و بعد و مياني، بررسي شده و ارتباطات به‌طور دقيق تعريف مي گردد. در بيشتر مواقع، اين ارتباط تفاوت زيادي با آنچه تاكنون روال بوده است؛ دارد.
يكي از مشخصه‌هاي ابزار BPMS امكان رفع مشكلات و گلوگاه‌هاي فرآيندي سازمان با شناسايي گلوگاه ها مي‌باشد. جهت استفاده از اين امكان در فضاي ابزار، نياز به عارضه‌يابي فرآيندها در فضاي جاري فرآيند مي‌باشد. اين امكان در سامانه مَطفا ديده شده است.
خروجي فعاليت‌هاي بالا در صورت‌جلسه‌هاي مجزا به صورت Blue Print مشخص شده است و حاصل آن بيش از 70 فرآيند اصلي و زير‌‌فرآيند مي‌باشد.