گزارش صرفه جویی استانداری خراسان رضوی

گزارش صرفه جویی استانداری خراسان رضوی

گزارش اجمالی صرفه جویی و ارزش ایجاد شده

با بهره برداری از سازمان الکترونیک فرزین آی کن در

استانداری خراسان رضوی

تاریخ گزارش: 1396/02/16

آیا بخش IT سازمان، تنها هزینه های سازمان را افزایش می دهد یا می تواند چند برابر (از ۳ تا بیش از چند ده برابر) هزینه ی صرف شده، ارزش (Value) برای سازمان تولید کند؟!

سازمان الکترونیک فرزین آی کن از حدود 1387/12/15 تا 1396/۰۲/16 به مدت ۹۸ ماه در استانداری خراسان رضوی در حال بهره برداری بوده است. در این مدت (بدون احتساب اطلاعات تبدیل شده از سامانه ی قبلی)، حدود 1,494,000 فرم در سازمان الکترونیک، ثبت شده و حداقل ارزش تولیدشده برابر با 77,067,000,000 ریال (ماهیانه 786,000,000 ریال) بوده است. طی این مدت، حداقل 17,333,000 دقیقه ی عملیاتی (ماهیانه 176,800 دقیقه ی عملیاتی معادل حداقل  26.2 نفر تمام وقت در ماه) صرفه جویی شده که بخش قابل توجهی از ارزش تولیدشده را به خود اختصاص داده است. حداقل میانگین ماهیانه ارزش تولید شده به ازای هر کاربر، 1,200,000 ریال می باشد. همچنین در طول مدت بهره برداری، حدود 197.6 درخت نجات یافته است.

آیا می دانستید، در سال ۱۳۹۵، بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان ها حداقل ۳،۹۰۰ (سه هزار و نهصد) ریال است. در پیوست ۱، کارشناسی این مبلغ آمده است. واحد مالی سازمان می تواند مبلغ دقیق را محاسبه نماید.

آیا می دانستید در سال ۱۳۹۵، بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ شده برای سازمان ها حداقل ۱،۱۵۰ (یک هزار و یکصد و پنجاه) ریال است. در پیوست ۲، کارشناسی این مبلغ آمده است. در بسیاری از سازمان ها، این مبلغ ممکن است بیشتر باشد.

در زمان تهیه ی گزارش،  655 کاربر،  111 واحد سازمانی و 2,278 پوشه در بایگانی الکترونیکی تعریف شده است. همچنین   68 فرم،   85 گزارش و   40 گردش کار در سازمان الکترونیک، طراحی و پیاده سازی شده است.

در صورت وجود، صرفه جویی حاصل از الکترونیکی شدن گزارش ها، تعریف گردش کار، پیاده سازی سرویس پشت دکمه، زیر سیستم های طراحی شده با سازمان الکترونیک فرزین آی کن و ارتباط با دیگر نرم افزارها[1] در محاسبات نیامده است. جهت محاسبه ی صرفه جویی حاصل از آن ها ، نیاز به کارشناسی بیشتر و کسب اطلاعات از وضعیت قبلی و وضعیت فعلی می باشد[2].

در این سازمان، شاخص هایی مانند «استفاده از ECE» ، «تعداد فرم های تعریف شده[3]»، «میانگین تعداد فرم ثبت شده به ازای هر کاربر در یک ماه (به نسبت فرم های تعریف شده)» خوب می باشد. فرصت بهبود برای شاخص هایی مانند «نسبت تعداد گیرندگان به تعداد فرستندگان[4]» وجود دارد.

[1] ارتباط سازمان الکترونیک فرزین آی کن با دیگر نرم افزارهای عمومی (مانند حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، RFID) و اختصاصی (مانند شهرسازی در شهرداری ها، آموزش در دانشگاه ها، MIS در صنایع، امور مشترکین) در سازمان، ارزش افزوده ی قابل توجهی را ایجاد می کند.

[2] برای نمونه، در سال ۱۳۹۱، در شرکت فولاد مباركه، هر هفته 500 گزارش (براي هر پيمانكار يك گزارش) تهیه مي‌شد که وقت 2 تا 3 نفر کارشناس، به طور كامل گرفته می شد و نياز به امضاهاي دستي روي اين گزارش‌ها هم بود. تنها با پیاده سازی این گزارش در سازمان الکترونیک فرزین آی کن، ساليانه بيش از 40 ميليون تومان (طبق قیمت های سال ۱۳۹۱) صرفه جویی می شود.

[3] در سازمان هایی که گواهی نامه ی ایزو دارند؛ فرم های بیشتری را می توان الکترونیکی نمود چون فرم های اصلی سازمان شناسنامه دارند و کم تغییرند.

[4] خوب بودن این شاخص به معنای این است که ارجاعات اضافی در سازمان تحت کنترل است.

اجرای مواردی مانند زیر، ارزش افزوده و صرفه جویی باز هم بیشتری را به همراه می آورد:

• الکترونیکی شدن فرم های پرکاربرد / استفاده  از موتورهای گزارش ساز، تولید گردش کار، تولید خدمت الکترونیک
• ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمان مانند حقوق و دستمزد / استفاده از سرویس ها روی فرم های الکترونیکی
• پیاده سازی سیستم های قابل طراحی با سازمان الکترونیک مانند سیستم مدیریت مصوبات، آرشیو الکترونیک

جدول 1 – خلاصه ی صرفه جویی و ارزش ایجاد شده با بهره برداری از سازمان الکترونیک در استانداری خراسان رضوی

فرمول های موجود در ستون های 2 تا 10 از جدول 1 عبارتند از: «سطر 4 = سطر 1 * سطر 2» و «سطر 5 = سطر 1 * سطر 3» و «سطر 6 = سطر 4 * بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ شده» و «سطر 7 = سطر 6 * ضریب دیگر هزینه های مرتبط با کاغذ نسبت به هزینه ی کاغذ چاپ شده» و «سطر 8 = سطر 5 * ارزش یک دقیقه وقت عملیاتی» و «سطر 9 = مجموع سطر های 6 و 7 و 8» و «سطر 10 = سطر 9 تقسیم بر مدت بهره برداری (ماه)». برای نمونه، به ازای یک فرم که به صورت الکترونیکی ورود اطلاعات می شود (ستون 2)، حداقل صرفه جویی برابر با 1 برگ کاغذ (با ارزش ۱،۱۵۰ ریال) و 5 (پنج) دقیقه ی عملیاتی وقت کارکنان (با ارزش ۱۹،۵۰۰ ریال) در نظر گرفته ایم.

برخی نکات در مورد ردیف های صرفه جویی در جدول 1:

1. اقلام مشهود (در خور مبادله) مشابه و با ضرایب تقریباً یکسان در سازمان ها مانند ردیف 6 (کاغذ چاپ شده) که در آن هزینه ی کاغذ خام و نگهداری و تعمیرات چاپگر (تونر و …) دخالت دارد.
2. اقلام مشهود مشابه ولی با ضرایب متفاوت در سازمان ها مانند ردیف 7 (دیگر هزینه های مرتبط با کاغذ) که شامل پیک، پست، بایگانی فیزیکی (مواردی مانند زونکن، قفسه، پارتیشن، سیستم اطفا حریق)، مرتب سازی، سازمان دهی ، حفاظت و کنترل دسترسی، حذف، امحا، نگهداری شخصی (توسط کارکنان به هزینه ی سازمان مثلاً در کمد/فایل موجود در اتاق کاری) و … می باشد. این هزینه، در سازمان ها تا چندین برابر هزینه ی خود کاغذ چاپ شده می باشد. البته این هزینه به همه ی کاغذها به طور یکسان تعلق نمی گیرد و برای کاغذ هایی که نیاز به گردش یا بایگانی دارند بیشتر است. برای نمونه، مدارک حیاتی که علاوه بر گردش کار جاری، به مدت طولانی هم بایگانی فیزیکی می شوند؛ هزینه ی بیشتری دارند.
3. اقلام نا مشهود مشابه ولی با ضرایب متفاوت در سازمان ها مانند ردیف 8 (زمان) که شامل زمانی است که از مدیران و کارکنان صرفه جویی می شود. سرمایه ی استعدادهای منابع انسانی (HR Talents).

محاسبات جدول 1، بسیار محتاطانه می باشد و برای نمونه:

1. ایجاد یک فرم الکترونیکی معادل صرفه جویی در یک برگ کاغذ در نظر گرفته شده است؛ در حالی که در اکثر سازمان ها، ایجاد یک فرم الکترونیکی معادل ۱ تا ۵ برگ کاغذ می باشد. برای نمونه، در اکثر سازمان ها، برای یک نامه ی صادره تا ۴ یا ۵ برگ کاغذ (یکی دو برگ بابت پیش نویس و چاپ نامه ی ثبت صادره شده در دو نسخه) مصرف می شود و برخی از فرم های دیگر هم ۲ یا حتی ۳ نسخه ای هستند. همچنین در روش سنتی، برای مواردی دیگر مانند کپی به تعداد گیرندگان رونوشت و پیوست ها هم ممکن است کاغذ مصرف شود. بنابراین صرفه جویی در کاغذ چاپ شده (ستون 11 از سطر 4 در جدول 1)، ممکن است حداقل ۱٫۵ تا ۲ برابر و حتی بیشتر باشد.
2. صرفه جویی حاصل از کاهش نیاز به فضای بایگانی فیزیکی در محاسبات نیامده است.
3. تعداد مدارک بایگانی شده در بایگانی الکترونیکی برابر با 264,691 مدرک می باشد. در روش دستی، هر مدرک معادل از یک برگ تا چند ده برگ (مانند قرارداد ها و گزارش ها) می باشد. در سازمان الکترونیک، نیاز به نگه داری نسخه ی کاغذی اکثر مدارکی که نیاز به بایگانی دارند؛ نمی باشد و تنها درصد کمی از مدارک، نیاز به بایگانی فیزیکی دارند. این صرفه جویی نیز در محاسبات نیامده است.

حذف گردش کاغذ، صرفه جویی قابل توجهی را در وقت مدیران و کارکنان به دنبال دارد. برای نمونه، در سیستم دستی، دستیابی به یک مدرک در بایگانی (در بهترین حالت که به صورت تلفنی از بایگان پرسیده شود و نیاز به مراجعه ی حضوری یا ارسال پیک نباشد) حدود 5 دقیقه وقت از بایگان و حداقل ۳ تا ۱۰ دقیقه از درخواست کننده می گیرد ولی در سازمان الکترونیک، این زمان به کمتر از ۳ دقیقه کاهش می یابد و خود درخواست کننده، می تواند نه تنها مدارکی را که به خوبی بایگانی شده اند، بلکه مدارکی را هم که اصلاً بایگانی نشده اند و در روش دستی، یافتن آن ها بسیار زمان گیر است یا حتی در برخی مواقع، در عمل، هزینه ی یافتن آن ها توجیه ندارد را نیز جستجو نماید. این جستجو می تواند در دبیرخانه ها، بایگانی ها، بایگانی شخصی، ارجاعات و … انجام شود.

اندازه گیری افزایش تکریم و رضایتمندی ذی نفعان (درون سازمانی و برون سازمانی) نیاز به روش های تخصصی دارد و ارزش حاصل از این افزایش رضایتمندی، محاسبه نشده است. برای نمونه:

• مدیریت سازمان، گزارش های دقیق تر و به روز تری می تواند داشته باشد.
• ارجاع کننده می تواند مدرک خود را در هر لحظه جستجو و گردش مدرک را مشاهده نماید.
• زیباتر شدن محیط کار به واسطه ی کم شدن کاغذ روی میزها و پیاده سازی آسان تر برخی سیستم ها مانند سیستم آراستگی (5S)
• کاهش هزینه های کنترل و ممیزی مدارک
• از نظر معنوی، کمک به حفظ کرامت انسانی، احساس آرامش و عزت نفس در کاربران، کارشناسان و دیگر ذی نفعان

در سازمان الکترونیک با توجه به نگهداری فوق داده ها (metadata)، اطلاعات جانبی مفیدی در رابطه با مدارک وجود دارد که در روش دستی، اکثر این اطلاعات وجود ندارد یا با هزینه ی زیاد می توان به آن ها دست یافت. اطلاعاتی مانند گردش مدرک (چه زمانی، چه کسی با چه سمتی، چه مدرکی را برای چه کسانی با چه هامش ها و توضیحات شخصی در چه کارتابل هایی ارجاع کرده است، زمان آخرین مشاهده)، ایجادکننده ی مدرک، زنجیره مدارک، طبقه بندی محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه).

همچنین در سازمان الکترونیک، امکاناتی مانند کارتابل هوشمند (ارجاع خودکار مدارک بر اساس معیارهای تعریف شده توسط کاربر)، امضای دیجیتال، نظارت بر کارتابل پرسنل و ارجاع مخفی وجود دارد که در روش دستی عملاً غیر ممکن یا پرهزینه می باشد.