سازمان الکترونیک فرزین آی کن از حدود 1394/۱۰/01 تا 1396/۰۳/17 به مدت 17.5 ماه در اداره کل آموزش و پرورش استان مرکزی در حال بهره برداری بوده است. در این مدت (بدون احتساب اطلاعات تبدیل شده از سامانه ی قبلی)، حدود 1,029,000 فرم در سازمان الکترونیک، ثبت شده و حداقل ارزش تولیدشده برابر با 36,305,000,000 ریال (ماهیانه 2,071,000,000 ریال) بوده است. طی این مدت، حداقل 7,763,000 دقیقه ی عملیاتی (ماهیانه 442,800 دقیقه ی عملیاتی معادل حداقل 65.6 نفر تمام وقت در ماه) صرفه جویی شده که بخش قابل توجهی از ارزش تولیدشده را به خود اختصاص داده است. حداقل میانگین ماهیانه ارزش تولید شده به ازای هر کاربر، 804,000 ریال می باشد. همچنین در طول مدت بهره برداری، حدود 125.8 درخت نجات یافته است.
آیا می دانستید، در سال ۱۳۹۵، بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان ها حداقل ۳،۹۰۰ (سه هزار و نهصد) ریال است. در پیوست ۱، کارشناسی این مبلغ آمده است. واحد مالی سازمان می تواند مبلغ دقیق را محاسبه نماید.
آیا می دانستید در سال ۱۳۹۵، بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ شده برای سازمان ها حداقل ۱،۱۵۰ (یک هزار و یکصد و پنجاه) ریال است. در پیوست ۲، کارشناسی این مبلغ آمده است. در بسیاری از سازمان ها، این مبلغ ممکن است بیشتر باشد.
در زمان تهیه ی گزارش، 2,576 کاربر، 2,835 واحد سازمانی و 16,858 پوشه در بایگانی الکترونیکی تعریف شده است. همچنین 16 فرم، 16 گزارش و 1 گردش کار در سازمان الکترونیک، طراحی و پیاده سازی شده است.
در صورت وجود، صرفه جویی حاصل از الکترونیکی شدن گزارش ها، تعریف گردش کار، پیاده سازی سرویس پشت دکمه، زیر سیستم های طراحی شده با سازمان الکترونیک فرزین آی کن و ارتباط با دیگر نرم افزارها[1] در محاسبات نیامده است. جهت محاسبه ی صرفه جویی حاصل از آن ها ، نیاز به کارشناسی بیشتر و کسب اطلاعات از وضعیت قبلی و وضعیت فعلی می باشد[2].
در این سازمان، شاخص هایی مانند «میانگین تعداد فرم ثبت شده به ازای هر کاربر در یک ماه (به نسبت فرم های تعریف شده)»، «نسبت تعداد گیرندگان به تعداد فرستندگان[3]»، «استفاده از ECE» خیلی خوب می باشد. فرصت بهبود برای شاخص هایی مانند «تعداد فرم های تعریف شده[4]»، «تعداد گردش کار» وجود دارد.
[1] ارتباط سازمان الکترونیک فرزین آی کن با دیگر نرم افزارهای عمومی (مانند حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، RFID) و اختصاصی (مانند شهرسازی در شهرداری ها، آموزش در دانشگاه ها، MIS در صنایع، امور مشترکین) در سازمان، ارزش افزوده ی قابل توجهی را ایجاد می کند. [2] برای نمونه، در سال ۱۳۹۱، در شرکت فولاد مباركه، هر هفته 500 گزارش (براي هر پيمانكار يك گزارش) تهیه مي‌شد که وقت 2 تا 3 نفر کارشناس، به طور كامل گرفته می شد و نياز به امضاهاي دستي روي اين گزارش‌ها هم بود. تنها با پیاده سازی این گزارش در سازمان الکترونیک فرزین آی کن، ساليانه بيش از 40 ميليون تومان (طبق قیمت های سال ۱۳۹۱) صرفه جویی می شود. [3] خوب بودن این شاخص به معنای این است که فرهنگ سازی خوبی انجام شده است و ارجاعات اضافی در سازمان تحت کنترل است. [4] در سازمان هایی که گواهی نامه ی ایزو دارند؛ فرم های بیشتری را می توان الکترونیکی نمود چون فرم های اصلی سازمان شناسنامه دارند و کم تغییرند.
اجرای مواردی مانند زیر، ارزش افزوده و صرفه جویی باز هم بیشتری را به همراه می آورد:
جدول 1 – خلاصه ی صرفه جویی و ارزش ایجاد شده با بهره برداری از سازمان الکترونیک در اداره کل آموزش و پرورش استان مرکزی
فرمول های موجود در ستون های 2 تا 10 از جدول 1 عبارتند از: «سطر 4 = سطر 1 * سطر 2» و «سطر 5 = سطر 1 * سطر 3» و «سطر 6 = سطر 4 * بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ شده» و «سطر 7 = سطر 6 * ضریب دیگر هزینه های مرتبط با کاغذ نسبت به هزینه ی کاغذ چاپ شده» و «سطر 8 = سطر 5 * ارزش یک دقیقه وقت عملیاتی» و «سطر 9 = مجموع سطر های 6 و 7 و 8» و «سطر 10 = سطر 9 تقسیم بر مدت بهره برداری (ماه)». برای نمونه، به ازای یک فرم که به صورت الکترونیکی ورود اطلاعات می شود (ستون 2)، حداقل صرفه جویی برابر با 1 برگ کاغذ (با ارزش ۱،۱۵۰ ریال) و 5 (پنج) دقیقه ی عملیاتی وقت کارکنان (با ارزش ۱۹،۵۰۰ ریال) در نظر گرفته ایم.
برخی نکات در مورد ردیف های صرفه جویی در جدول 1:
محاسبات جدول 1، بسیار محتاطانه می باشد و برای نمونه:
حذف گردش کاغذ، صرفه جویی قابل توجهی را در وقت مدیران و کارکنان به دنبال دارد. برای نمونه، در سیستم دستی، دستیابی به یک مدرک در بایگانی (در بهترین حالت که به صورت تلفنی از بایگان پرسیده شود و نیاز به مراجعه ی حضوری یا ارسال پیک نباشد) حدود 5 دقیقه وقت از بایگان و حداقل ۳ تا ۱۰ دقیقه از درخواست کننده می گیرد ولی در سازمان الکترونیک، این زمان به کمتر از ۳ دقیقه کاهش می یابد و خود درخواست کننده، می تواند نه تنها مدارکی را که به خوبی بایگانی شده اند، بلکه مدارکی را هم که اصلاً بایگانی نشده اند و در روش دستی، یافتن آن ها بسیار زمان گیر است یا حتی در برخی مواقع، در عمل، هزینه ی یافتن آن ها توجیه ندارد را نیز جستجو نماید. این جستجو می تواند در دبیرخانه ها، بایگانی ها، بایگانی شخصی، ارجاعات و … انجام شود.
اندازه گیری افزایش تکریم و رضایتمندی ذی نفعان (درون سازمانی و برون سازمانی) نیاز به روش های تخصصی دارد و ارزش حاصل از این افزایش رضایتمندی، محاسبه نشده است. برای نمونه:
در سازمان الکترونیک با توجه به نگهداری فوق داده ها (metadata)، اطلاعات جانبی مفیدی در رابطه با مدارک وجود دارد که در روش دستی، اکثر این اطلاعات وجود ندارد یا با هزینه ی زیاد می توان به آن ها دست یافت. اطلاعاتی مانند گردش مدرک (چه زمانی، چه کسی با چه سمتی، چه مدرکی را برای چه کسانی با چه هامش ها و توضیحات شخصی در چه کارتابل هایی ارجاع کرده است، زمان آخرین مشاهده)، ایجادکننده ی مدرک، زنجیره مدارک، طبقه بندی محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه).
همچنین در سازمان الکترونیک، امکاناتی مانند کارتابل هوشمند (ارجاع خودکار مدارک بر اساس معیارهای تعریف شده توسط کاربر)، امضای دیجیتال، نظارت بر کارتابل پرسنل و ارجاع مخفی وجود دارد که در روش دستی عملاً غیر ممکن یا پرهزینه می باشد.
مطالب تکمیلی:
شبکه های اجتماعی خارجی برای فعالیت در ایران، ملزم به دریافت مجوز شدند... © کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه مهندسی آی کن می‌باشد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.