بررسی مهم‌ترین تفاوت‌های اتوماسیون اداری و BPMS

در راستای رشد سریع کسب‌وکارها، نیاز به فرآیندهای کارآمد و بهینه نیز به همان نسبت افزایش می‌یابد. ممکن است پایبندی به روش‌های سنتی قدیمی برای مدیریت یک کسب‌ و کار ساده و کم ‌هزینه‌تر به نظر برسد، اما در واقعیت، این روش‌ها به بهره‌وری و بودجه‌ی‌ کسب‌وکار آسیب می‌زنند.

اجازه دهید اینطور شروع کنیم: همه چیز با یک گردش کار شروع می‌شود. یک سازمان تنها زمانی می‌تواند به طور مؤثر عمل کند که چندین گردش کار را به طور صحیح مدیریت، نظارت و اعمال کند. سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) و اتوماسیون اداری دو رویکردی هستند که توسط سازمان‌ها برای ساده‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شوند. در حالی که این اصطلاحات اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما مفاهیم مجزایی دارند و اهداف و استراتژی‌های اجرایی متفاوتی را دنبال می‌کنند.

در این مقاله، تفاوت‌ های کلیدی بین اتوماسیون اداری و BPMS، و همچنین رویکرد هرکدام را بررسی خواهیم کرد.

معرفی نرم‌ افزار اتوماسیون اداری

مجموعه‌ای از ابزارها متشکل از نرم‌ افزار و برنامه‌های کامپیوتری است که برای انجام کارهای تکراری، ساده‌سازی و خودکارسازی وظایف و فرآیندهای معمول طراحی شده‌اند. اغلب سازمان‌ها برای بهبود کارایی، کاهش خطاها و افزایش بازدهی نیروی‌ انسانی، اتوماسیون اداری را به کار می‌گیرند که به ‌واسطه‌ی آن، یک فرآیند با کمترین دخالت انسان انجام می‌شود.

کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان‌ها

امروزه اتوماسیون اداری به طور معمول به عنوان اصطلاحی شناخته می‌شود که نه تنها به مکانیزه‌کردن وظایف بلکه به تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی نیز اشاره دارد. هدف یک سیستم اتوماسیون اداری بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری کارکنان اداری است. از جمله فعالیت‌های اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیکی است.

فواید و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری طیف وسیعی از مزایا را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند با خودکارسازی وظایف فردی، در زمان و هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کند. از جمله مزیت‌های به‌کارگیری این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. تبدیل سازمان به یک سازمان تقریباً بدون کاغذ و کاملاً دیجیتال
2. ایجاد امنیت بیشتر در گردش کارها و فرآیندها
3. تمرکز بیشتر روی امور مهم به‌جای وقت گذاشتن برای انجام کارهای تکراری
4. ساماندهی هدف‌مند منابع سازمان
5. کاهش هزینه‌های ناشی از استفاده کمتر از ورق کاغذ، کارتریج و استهلاک چاپگرها و اسکنرها
6. سازگار با محیط‌زیست
7. افزایش رضایتمندی کارمندان با انجام خودکار کارهای دستی پیش پا افتاده‌ و حوصله سر بر
8. گسترش فرهنگ نوآورانه
9. بهبود سلسله‌مراتب اداری و ارتباطات راحت‌تر و سریع‌تر میان اعضای سازمان

معرفی نرم افزار Bpms ( سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار )

BPMS چیست؟ یک ابزار است که به تجزیه‌وتحلیل، مدل‌سازی، پیاده‌سازی و نظارت بر فرایندهای کسب‌ و کار کمک می‌کند. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به شناسایی گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها در فرایندها می‌پردازد و امکان بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرآیندها را برای افزایش کارایی فراهم می‌کند.

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان‌ها

تمرکز اصلی BPMS شناسایی گلوگاه‌ها و آسیب‌پذیری‌ها در روش اجرای فرایندهای روزمره‌ای است که برای کسب‌وکارها هزینه و زمان دارد. نرم افزار BPMS زیرساختی ایجاد می‌کند که چابکی، انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و سازگاری کسب‌وکارها را ارتقا می‌دهد.
همه این فرایندها، زمانی که با استفاده از روش‌های قدیمی مدیریت می‌شوند، به آسانی نمی‌توان متوجه شد که هر فرایند مختص به کدام مرحله است. BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکردشان را با افزایش کارایی و اثربخشی فرایندهای کسب‌وکار خود بهینه کنند.

فواید و مزایای استفاده از BPMS

مزیت کلیدی نرم افزار BPMS این است که کاربران آن، این فرصت را دارند که با استفاده از ابزارهای ساده، نقش فعالی در بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار داشته باشند. همچنین در حالت کلی راه‌اندازی BPMS مزیت‌های زیر را به همراه دارد:

1. راندمان و بهره‌وری فرآیند را با خودکار کردن وظایف افزایش می‌دهد.
2. زمان اجرای فرایندها را با حذف مراحل اضافی کاهش می‌دهد.
3. چابکی و انعطاف‌پذیری فرآیندهای کسب‌ و کار را بهبود می‌بخشد.
4. نظارت بر فرآیندهای کسب‌ و کار را تقویت می‌کند.
5. با کاهش هزینه‌ها، سودآوری را افزایش می‌دهد.
6. امنیت داده‌های فرایند را با ارائه دسترسی‌های مبتنی بر نقش افزایش می‌دهد.

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در ماهیت و عملکرد

اتوماسیون اداری معمولاً فقط شامل تصمیم‌گیری خودکار است و غالباً به کارهای استاندارد و تکراری محدود می‌شود. در حالت ایده‌آل، کارهایی که تکراری هستند و نتایج قابل پیش‌بینی تولید می‌کنند و نیازی به هوش انسانی ندارند، بهترین کارها برای اتوماسیون اداری هستند، ولی BPMS ممکن است شامل تصمیم‌گیری انسانی می‌باشد.

BPMS طیف وسیعی از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند کل چرخه عمر فرایندها را از برنامه‌ریزی تا اجرا و بهینه‌سازی مدیریت کنید. هنگامی که مراحل اضافی در یک فرایند حذف می‌شوند، آنچه باقی می‌ماند فرایندی است که عملکرد بهینه دارد. این همان کاری است که BPMS با فرایندهای کسب‌وکار انجام می‌دهد.

BPMS بر اجرای فرایندها مطابق با قوانین خاص سازمان شما تأکید دارد در حالی که اتوماسیون اداری، تنها وظایف تکراری را ساده می‌کند تا خطای انسانی را کاهش دهد و در زمان صرفه‌جویی کند.

BPMS به دنبال بهبود عملکرد کلی کسب‌وکار، بهینه‌سازی فرایندها و دستیابی به اهداف بلندمدت است و اتوماسیون اداری؛ افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود سرعت در عملیات روزانه را دنبال می‌کند.

تفاوت در پیاده‌سازی و اجرا

اتوماسیون اداری معمولاً به عنوان یک راه‌حل مستقل و بدون نیاز به ادغام با سایر سیستم‌ها اجرا می‌شود که یک فرایند یا گردش کار خاص را خودکار می‌کند. اما BPMS برای بهینه‌سازی فرایندها اغلب نیاز به ادغام با سیستم‌ها و فناوری‌های دیگر مانند ERP یا CRM دارد.
اجرای سیستم‌های اتوماسیون اداری در مقایسه با BPMS معمولاً سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر است و نیاز به هماهنگی آن‌چنانی میان بخش‌های مختلف ندارد. هرچند BPMS به‌طورکلی شامل سرمایه‌گذاری بیشتر در زمان، هزینه و منابع است، اما مزایای بیشتری از نظر صرفه‌جویی در هزینه، کارایی و چابکی ارائه می‌دهد.
در نهایت اجرای BPMS شامل مراحل متعددی از جمله مدل‌سازی فرایند، طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی است. اما اتوماسیون اداری شامل مراحل کمتری مانند شناسایی فرایند، آزمایش و استقرار است.

انتخاب بهترین راهکار ( اتوماسیون اداری یا BPMS )

هم BPMS و هم اتوماسیون اداری ابزارهای قدرتمندی هستند که می‌توانند به کسب‌وکارها کمک کنند تا عملیات خود را ساده کنند، کارایی را افزایش دهند و خطاها را کاهش دهند. در حالی که BPMS برای فرایندهای پیچیده و با حجم بالا مناسب‌تر است، اتوماسیون اداری برای فرایندهای معمولی و تکراری، بهترین است. انتخاب رویکرد مناسب به نیازهای خاص کسب‌وکار شما، فرایندهایی که می‌خواهید بهینه‌سازی کنید و منابع موجود بستگی دارد.

نتیجه‌گیری

هم BPMS و هم اتوماسیون اداری، ابزارهای قدرتمندی هستند که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا فرایندهای کاری خود را ساده کنند، کارایی را افزایش و خطاها را کاهش دهند.
خوشبختانه، با ظهور پلتفرم‌های یکپارچه سازی، در حال حاضر کسب‌وکارها می‌توانند اتوماسیون اداری و راهکار BPMS را به طور یک نرم افزار یکپارچه و کارآمد ادغام کنند و امکانات جدیدی را برای بهینه‌سازی فرایندها فراهم آورند.