واژه فرایند (Process) از جمله واژه های پرکاربرد و مهم در حوزه ی مدیریت و کسب و کار است. خیلی اوقات از کلمه ی فرایند و فرایند گرایی بدون آن که تعریف دقیقش را بدانیم استفاده می کنیم. مثلا فرایند فروش، فرایند اتوماسیون اداری، فرایند صدور پیش فاکتور، فرایند تولید محتوا و … . تقریبا در همه ی این موارد ما به درستی از ترکیب فرایند استفاده کرده ایم.
مفهوم فرایند و فرایند گرایی چیست؟
به طور عمومی فرایند به شیوه ی انجام یک کار اشاره دارد. به عبارت دقیق تر به کار بردن واژه‌ی فرایند به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف مشخصی دارد که همواره باید مطابق با یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود. برای هر فرایند می توان نقطه ی آغاز و پایانی تعریف کرد.
تعریف فرایند در کسب و کار
فرایند ها در کسب و کارها، مجموعه فعالیت هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند. همچنین دارای یک یا چند ورودی هستند که برای رسیدن به یک دستاورد مشخص در کسب و کار با یکدیگر در تعامل اند. در نهایت خروجی این فعالیت ها برای مشتری آن فرایند، ارزش ایجاد می کند.
فرایند گرایی یا نگاه فرایندی چه تاثیراتی در افزایش بهره وری دارد؟
در این بخش به تعریف فرایند گرایی یا نگرش فرایند محور Process based Approach می پردازیم. هنگامی که از فرایند گرایی صحبت می کنیم به این معنی است که به جای نگاه به جایگاه افراد و دپارتمان‌ها در سازمان ها و پیکره ی کسب و کار ها، به این مسئله توجه می کنیم که واقعاً در یک یا شرکت یا کسب و کار، چه کارهایی انجام می‌شود و برای هر کار، چه مسیر و فرایندی می توان تعریف کرد.
در نتیجه در مدیریت فرایند گرا همانند چارت سازمانی، فقط به این نمی پردازیم که چه کاری باید انجام شود بلکه به این نکته‌ی مهم هم توجه می‌کنیم که هر کاری چگونه انجام می‌شود. در نتیجه با فرایند گرایی متوجه می شویم که برای طراحی و پیاده سازی یک فعالیت دقیقاً چه مسیری باید طی شود و هر یک از واحد های مختلف سازمان در کدام مراحل فرایند درگیر می‌شوند.
با این عملکرد بسیاری از موانع و مشکلات بر طرف می شود. دید واضح و شفافی نسبت به هر فعالیتی که در سازمان انجام می شود به دست می آوریم. آنالیز هایی دقیق تر انجام می شود و افزایش بهره وری در بخش های مختلف صورت می گیرد.
مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management)
وقتی فرایند گرایی بر کسب و کار ما حاکم باشد، می‌توانیم مکانیزم‌هایی را برای کنترل اجرای صحیح هر فرایند تعریف و پیاده سازی کنیم. همچنین می‌توانیم کارایی و اثربخشی فرایندها را بررسی کرده و برای بهبود فرایندها (Process Improvement) برنامه‌ریزی های دقیقی انجام دهیم.
با داشتن نگرش فرایند محور مشاوران کسب و کار، می‌توانند عیب یابی یک سازمان را به شکلی دقیق‌تر انجام دهند و مدیران می‌توانند پروژه های تحول سازمانی را در قالب بهتری پایه ریزی کنند. برای مثال اتوماسیون زمانی حداکثر بهره وری را دارد که ابتدا فرایند های کسب و کارمان را بشناسیم و سپس آن ها را اتوماتیک کنیم.
در نتیجه نگاه فرایندی داشتن و فرایند گرایی منافع زیادی در هر کسب و کار با هر ابعادی برای ما به ارمغان می آورد. همچین باعث می شود مسئله ها و چالش ها را از زاویه‌ی متفاوتی ببینیم و راهکارهای اثربخش‌تری هم کشف و ارائه کنیم که باعث بهره وری و ارزش آفرینی های چشم گیری در سازمان می شود.
