همانطور که می دانید بودجه انواع متفاوتی دارد که یکی از مهم ترین بودجه ها، همان بودجه اصلی شرکت ها و سازمان ها است. اما تفاوت بودجه اصلی با سایر بودجه ها از جمله بودجه عملیاتی چیست؟
بودجه عملیاتی و یا بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد یک سند است که در یک محدوده و به صورت کوتاه مدت در شرکت یا سازمان کاربرد دارد. کلمه عملیات یا عملکرد نیز به این معنی است که بودجه برای یک بخش و قسمت ویژه و برای یک کار خاص مانند پروژه اختصاص می یابد.
برای ایجاد بودجه عملیاتی، شرکت نیاز دارد تا یک درصدی از بودجه اصلی را به یک «عملیات» تخصیص دهد تا تصویر دقیق و شفافی از عملکرد مالی آن طرح و پروژه بدست آید.
بودجه اصلی، بودجه کل کسب و کار است و شامل تمام درآمدها و هزینه های یک شرکت و سازمان و یا هر نوع کسب و کاری می شود. بودجه اصلی کمک می کند تا هزینه های سربار مشخص و بین بخش ها به صورت مناسب تقسیم شود و یا اینکه مشخص شود، آیا هزینه ها در بین بخش ها تقسیم شده است؟
برای مثال اگر شرکتی مسئول پذیرش دارد و مسئول پاسخگویی به تلفن ها می باشد و بعد از پاسخگویی، تماس ها را بین تمام بخش های یک شرکت تقسیم می کند، باید هزینه های او نیز بین بخش های درگیر این کار، تقسیم شود. بنابراین به برنامه بودجه ریزی بر مبنای عملکرد نیاز است.
فکر کنيد شرکت شما توليد نرم افزار است و در تمام کشور نيز دفتر داريد، تيم توليد شما نيز مستقر در يک شهر مرکزي و ستاد مجموعه می باشد، حال مي خواهيد هزينه های تمام شده دفتر يکي از استان ها را محاسبه کنيد، آيا زماني که سربار تیم تولید نرم افزار براي آن استان درنظر گرفته نشده، هزينه نهايي آن استان به درستی محاسبه شده است؟ خیر …
برای ایجاد بودجه عملیاتی باید به بودجه اصلی شرکت مراجعه کرد تا سهمی از آن به عملکرد اختصاص یابد. اگر شرکت در حال اجرای یک رویداد سالانه است، ممکن است به بودجه عملیاتی نیاز پیدا کند و یا اینکه هر بخشی دارای طرحی باشد بنابراین باید بودجه عملیاتی هر سه بخش به صورت جداگانه پیگیری شود.
یکی از الزام های بودجه عملیاتی، اختصاص هزینه های سربار به بخش، طرح و … است البته این الزام ها نیاز به تجزیه و تحلیل عینی و ذهنی نیاز دارد که چقدر به هزینه های سربار برای عملیات استفاده می شود از این رو نیاز به بودجه عملیاتی است.
به عنوان مثال در عملکرد جدید شرکتی نیاز است تا 4 کارمند تمام وقت کار کنند ولی یکی از این 4 کارمند باید زمان خود را بین دیگران تقسیم کند از این رو شرکت باید حقوق، بیمه ، مالیات، مزایا و … هر 4 کارمند را با هم جمع کند تا نصف درآمد کارمند سهیم شده را تعیین کند، اینجا است که پای بودجه عملیاتی و یا بودجه ریزی بر مبنای عملکرد به میان می آید.
البته هزینه سربار شامل اختصاص فضای اداری، تجهیزات، بازاریابی شرکت ها، بیمه ، اجاره و… هم می شود. البته به جز هزینه های سربار، یک بودجه عملیاتی به هزینه های سنگین دیگری شامل هزینه های مواد، بازاریابی، حمل و نقل ، قراردادکاری، هزینه ها، مجوزها و … نیاز دارد.
کسب و کارهای کوچک از بودجه های عملکردی برای تجزیه و تحلیل عملیات در بخش های کسب و کار مانند ایجاد بودجه عملیاتی در بخش فناوری اطلاعات (پروژه خاص IT ) استفاده می کنند.
