تفاوت های نگرش وظیفه گرا و نگرش فرآیندگرا در کسب و کارها

این مطلب در باره نگرش فرآیندی به کسب و کار در مقابل نگرش وظیفه گرا در شرکت است تا نگاه ما را برای استفاده از نرم افزارهای BPMS در سازمان آماده نماید.

در این مقاله خواهید خواند:

• نگرش فرآیندی در کسب و کار چیست؟
• نگاه وظیفه گرا دریک کسب و کار چیست؟
• تفاوت بین یک فرآیند و یک وظیفه کدام است؟
• استفاده از مدیریت فرآیند های کسب و کار چگونه به ما کمک می نماید؟

اکنون زمان برداشتن اولین قدم فرا رسیده است.

تفاوت بین یک گردش کار کسب و کار و یک وظیفه سازمانی :

شما ممکن است به عنوان یک کارمند با موضوع فرآیندهای کسب و کار درگیر باشید، یا اینکه یک کسب و کار یا بخشی از آن را شخصا بعنوان یک مدیر اداره کنید، حتی بالاتر از آن  خودتان صاحب یک کسب و کار باشید. اما آیا می توانید تفاوت های ظریف بین یک گردش کار و یک وظیفه  را در کسب و کار خودتان توضیح دهید؟

هنوز بسیاری از متخصصان کسب و کار  نمی توانند تفاوت این دو را بصورت شفاف بیان نمایند. علاوه بر این ، شما انتظار  آنرا ندارید که اصطلاحات تخصصی مدیریتی مانند فرآیند و وظیفه از لحاظ فعالیت های  روزمره  کسب و کار شما اهمیت زیادی داشته باشند.

اما در عمل واقعیت  چیز دیگری است در زمان فعلی که نوآوری ها به شدت باعث تغییر شکل کسب وکار های می شوند دانستن تمایز بین فرآیند کسب و کار در مقابل وظایف عملکردی در سازمان ضروری است. تنها با دانستن آن می توانیم به سبک جدید هجرت کنیم و کسب و کار پویایی را ایجاد نماییم تا بتوانیم همواره در رقابت سر بلند باشیم. در نهایت درک تیزبینانه این تفاوت می تواند بر نحوه اداره کسب و کار شما آن تأثیر شگرفی ایجاد نماید .

گردش کار(فرآیند) کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار زنجیره ای به هم پیوسته  از مراحل مختلف انجام کار است که در نهایت  منجر به تحقق یک هدف تجاری گسترده مطابق استراتژی کسب و کار می گردد.

این احتمال وجود دارد که بگویید که گردش کار در کسب و کار ابزاری در جهت رسیدن به هدف تجاری است، اگرچه از نظر سامانه های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) هرگز یک “پایان” واقعی  برای فرآیند وجود ندارد و این چرخه ای است که مداوم درحال گردش داخل حلقه خود است هر روز نحوه انجام کار برای ایجاد خروجی لازم تجاری بهبود می یابد و با روز قبل متفاوت است.

همواره با BPMS ، فرآیندهای کسب و کار برجسته ، و فلسفه وجودی در مورد BPMS و چگونگی یاری گرفتن از آن  برای رسیدن به اهداف  سازمان و داشتن یک کسب و کار چابک و همواره برتر نیز به سؤال تفاوت گردش کار در مقابل وظیفه  و نگرش مرتبط با آن متصل است.

پس بایستی بیاموزیم که  فرآیند کسب و کار چیست و تفاوت آن با وظیفه و علمکرد کدام است.

وظیفه یا عملکرد در کسب و کار چیست؟

شما  می‌دانید که یک وظیفه چیست . هنگامیکه مدیریت علمی از طرف تیلور مطرح شد کارها به وظایف شکسته شدند و هر واحد وظیفه انجام بخشی از وظایف را بر عهد گرفت و ساختار چارت سازمانی به شکلی که در سازمان های وظیفه گرا  امروزه می بینیم شکل گرفت. بعد ها در نظریه های بعدی مدیریت مانند آشوب بعلت تغییر سریع شرایط و نیاز به چابکی و تغییر مشکلاتی را نگرش وظیفه گرا پیدا کرد که ناچار بایستی روش های انجام کار را هم عوض کنیم و روش هایی مانند JIT (تولید به موقع) اصول نظریه هایی مانند آشوب آن مرزهای مشخص مابین واحد ها را از میان برد و یک فرد دیگر نمی تواند دقیقا وظایف مشخص شده و مانند دیروزش داشته باشد.

حال بیایید بیشتر وظیفه را تجزیه و تحلیل کنیم. یک عملکرد یا وظیفه در کسب کار را می توانیم  کاری تعریف کنیم که شخص یا سازمان در جهت رسیدن به اهداف و ماموریت خود انجام می دهد. هدف اصلی انجام کار ، عملیات پشتیبانی از ماموریت اصلی شرکت و یاری رساندن به یک هدف بزرگتر است. آیا با این تعریف وظیفه هم بسیار شبیه یک گردش کار در کسب وکارشرکت به نظر می رسد؟ حقیقت این است که شباهت هایی بین این دو  هست  و اغلب هنگام بحث در مورد  راه اندازی سامانه های مدیریت کسب وکار (BPMS) این دو با هم جمع می شوند. دقیقاً  تشابه و تفاوت  فرآیند و عملکرد چیست ؟

شباهت ها؛ فرآیند کسب و کار و  عملکرد کسب و کار

اغلب کارشناسان  از این دو اصطلاح در جای  یکدیگر استفاده می‌کنند. در مورد شباهت این دو ، می توانیم بگوییم که فرآیندها و عملکردها هر دو یک هدف مشترک دارند و آن تضمین یک  کسب کار  سودآور و موفق برای ذی نفعان آن است. هردو در کل ماموریت سازمان ما را دنبال می کنند. یک گردش کار  می تواند یک تابع باشد و یک تابع می تواند بخشی از یک گردش کار باشد.بنابراین، با وجود این تشابه ها چگونه می توانیم تفاوت بین این دو را  شفاف نماییم؟

در اینجا تفاوت های متمایزی هم  بین مفاهیم وجود دارد. همواره  می‌توانیم مجموعه‌ای از فرآیندها را داشته باشیم که بر نحوه اجرای هر روز کسب‌وکار شرکت ما  تأثیر می‌گذارند. اما به طور کلی، ما بایستی  روند های انجام کار خود را تنظیم کنیم، و نگرش اصلی  این است که برای رسیدن به یک هدف نهایی باید فرآیندهای خاصی را دنبال کنید. امروزه  برای اکثر کسب و کارها، “هدف نهایی” یک هدف همیشگی اما  در حال تغییر است.

اغلب در فصل هایی از سال می خواهیم فروش و  سودآوری  کسب و کار خود را افزایش دهید ولی این کار در ساختار سازمان بصورت مستمر تعریف نشده است و نیاز به درگیر شدن بخش های مختلف شرکت برای حصول نتیجه وجود دارد د نگاه عملکردی بایستی هر موقع که می خواهیم  این وظیفه را انجام دهیم آنرا تعریف و تعداد زیادی کار مختلف در بخش ها برای این امر دنبال کنیم که جزو وظیفه تعریف شده قبلی آنها نبود و نیاز به رهبر و کنترل زیادی وجود دارد در صورتیکه اگر ساختار فرآیندی باشد بهبود در روش انجام کار را روی نرم افزار BPMS اعمال می کنیم و تمامی دست اندر کاران بدون توجه عمده و مقاومت خاصی طبق روال کار را انجام می دهند. اینگونه است که فرآیند همیشه بدون دخالت افراد مسیر دست و بهبود مستمر را دنبال می کند. در مقابل  عملکرد های تجاری کسب و کار با ساختار وظیفه ای همیشه به هم متصل نیستند و تنوع هم دارند و این کار تغییر و انجام یک ماموریت که در بخش های مختلف  درگیری ایجاد می کند را سخت می نماید.

واضح تر می توان گفت توابع چیزی هستند که به جای دستورات و مراحل، زیر و بم کسب و کار شما را از نظر ساختار پوشش می دهند. پرسنل وظایفی را انجام می دهند – همچون فروش، ارائه خدمات به مشتریان، تولید، حسابداری ، سازماندهی و …. عمده  توابع را فعل ها تشکیل می دهند، آن بخش “انجام” مدل کسب و کار ما را  دنبال می کنند. وظایف همه حیاتی هستند، اما ما بجای اختصاس تمام  تمرکز روی توابع بایستی به گردش کار ها بیشتر توجه کنیم تا بتوانیم خروجی کلی شرکت را به سمت و سوی مناسب و مورد نظر ببریم.

حال می توانید به عملکردهایی مانند واحدهایی در شرکت خود فکر کنید. شما می توانید فروش، تولید ، منابع انسانی، خدمات مشتری، حسابداری ، روابط  و … در شرکت خود  داشته باشید. هر کدام از آنها هدف خاصی را دنبال می کنند و همیشه در کنار هم  و هماهنگ کار نمی کنند. ویکی از بزرگترین مشکل های طراحی ساختار وظیفه گرا مشکل هماهنگی بین بخش ها (واحدها) در آن است که صدمه های جدی به انجام ماموریت و بهره وری می زند. فرآیندهای کسب و کار معمولاً برای ایجاد یک مسیری به سمت اهداف اصلی از پیش تعیین شده به هم متصل می شوند. در مقابل عملکردهای تجاری می توانند بر روی یکدیگر بنا شوند، اما به طور جداگانه نیز پایدار بمانند.

عملکردهای کسب و کار و دو دسته بندی

برای مثال، اگر محصولی را می فروشید، فروش یک کالا وظیفه اصلی شما است و اگر خدماتی را ارائه می‌دهید، ارائه خدمات مذکور عملکرد اصلی کسب‌وکار است.  اما برای موفقیت وظایف اصلی، به توابع پشتیبانی نیز نیاز دارید.عملکردهای پشتیبانی شامل عناصری مانند منابع انسانی ، حسابداری ، تدارک و خرید و … می باشند.

فرآیندهای کسب و کار قابل مدیریت می باشند و  وقتی صحبت از مدیریت فرآیندهای  کسب و کار می کنیم، منابع زیادی در سازمان  برای اجرای تغییرات ارزشمند در ساختار شرکت ما وجود دارد. هنگامی که گردش کارهای کسب و کارمان را ایجاد می کنیم ، چه به عنوان اقدامی برای بازنگری شرکت یا  تنها  برای تقویت عادات سازمانی، می توانیم جنبه های مختلف فرآیند ها  را مدیریت کنیم.

در حالی که فرآیندهای کسب و کار را می توان مدیریت، به روز رسانی، مدل سازی، تجزیه و تحلیل و نوآوری کرد، عملکردهای تجاری ما همان چیزی هستند که هستند. درست است که شما می توانید با فروش محصولات بیشتر، سودآوری را افزایش دهید. شما مثلا می توانید یک اتاق غذاخوری در محل کارمندان ایجاد کنید تا زمان رفت و آمد را کاهش  دهید و در نتیجه آن  بهره وری را افزایش دهید.

اما هیچ یک از این موارد گردش کار تجاری کسب و کار شما نیستند. آنها بخشی از عملکرد سازمانی هستند. فروش محصولات بیشتر از یک فرآیند تجاری نیست. این بخشی از شرح شغل فروشنده است. و صرفاً انجام یک کار، حتی اگر آن را به خوبی انجام دهید، به منزله مدیریت فرآیند کسب و کار  شما نیست. توابع کسب و کار روزمره تغییر نخواهند کرد، حتی اگر BPMS را پیاده سازی کنید. شما ممکن است مسئولیت های کارگران را تغییر دهید – و این هنوز به عملکرد آنها مرتبط است. بیشتر همه افراد یک سازمان تحت تأثیر راه اندازی BPMS  قرار می گیرند، اما وظایف ( عملکردها) بدون توجه به اینکه چگونه آن را بچرخانید، همچنان عملکرد هستند.

فرآیندهای کسب و کار در حال شکل دادن به سازمان هستند، اجرای گردش کارهای کسب و کار این پتانسیل را دارند که سازمان شما را شکل دهند. در حقیقت، اکثر شرکت ها می گویند که مدل های تجاری خود را به لطف سامانه های مدیریت فرآیندهای کسب و کار ( نرم افزار های BPMS) بهینه و رقابتی  کرده اند.

حفظ نمای نهایی از تغییری که می‌خواهید اعمال کنید به شما این  امکان را می‌دهد تا هدف آخر را در نظر داشته باشید. همه عناصر  به هم متصل هستند، بنابراین کار شما این است که مطمئن شوید آن ارتباط ها همانطور که می خواهید کار خود را انجام می دهند. تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، تفسیر و ایجاد تنظیمات در فرآیندهای شما، ضمن شکل دادن به شرکت شما در زمان حال ،  آن را برای موفقیت در زمان آینده نیز مهیا می نماید.

اتوماسیون اداری و آینده اندیشی

پیاده‌سازی ابزارهای نرم افزاری همچون اتوماسیون اداری ، همچنین می‌تواند تفاوتی در آینده‌اندیشی سازمان شما ایجاد کند. اتوماسیون فرآیند های سازمانی  همچنین می تواند بر سودآوری شرکت شما موثر باشد ، اما به شرط آنکه فرآیندهای ارزشمند  خود را با  نرم افزار BPMS  خودکار کنید. وظایف کارکردی عناصری هستند که کارهای خود را انجام می دهند ،در حالی که این عناصر که وظیفه  خود را انجام می دهند و فرهنگ یک شرکت را شکل می دهند، لزوماً تغییرات قابل توجهی را در کل ایجاد نمی کنند.

ماهیت نگرش وظیفه ای ( عملکردی ) این است که مانند روز قبل خود در حال اجرا است تازه اگر افت نکند- اما روش دیروز شاید برای امروز  خوب نباشد. حتی اگر فروش پایین و  کارکنان عملکرد پایینی  داشته باشند، عملکرد همچنان ادامه می یابد و این خوب به نظر نمی رسد انگار در زمان حبس شده ایم. و این یکی از تمایز های اساسی است  که  فرآیند کسب و کار و عملکرد تجاری را  از هم جدا می نماید.

در حالی که عملکرد وظیفه ای در همان عملکرد گیر افتاده  است، استراتژی فرآیند کسب و کار می تواند هر دو حوزه سازمانی و عملکردی را پوشش دهد. همچنین می‌تواند جنبه‌های گوناگونی  از وظایف عملکردی یک سازمان را نیز در بر بگیرد. بطور اساسی فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت ها با هدف مشخص است. این فعالیت‌ها می‌توانند در حوزه‌های سازمانی یا عملکردی به وقوع بپیوندد، و هنوز هم برای یک تلاش مشترک متحد در کل شرکت محسوب می شوند.

ساختار صرف وظیفه گرا یک سلسله مراتب ایجاد می کند

کارکنان خط مقدم کسب و کار به یک سرپرست گزارش انجام کار را ارایه  می نمایند و سرپرستان گزارش ها را تجمیع و خلاصه نموده و به مدیر مربوط به خود گزارش می دهد و شما احتمالاً چندین سرپرست و مدیر زیرمجموعه  تیم اجرایی خود دارید. بسته به اندازه سازمان، ممکن است شما مدیران واحد ( بخش ) ، مدیران و نقش های بی شمار دیگری داشته باشید.  در یک سازمان سنتی شما با ساختار صرفا وظیفه گرا و متمرکز بر عملکرد تجاری با عدم تعادل توانمندی  و کارکنانی که احساس ضعف  می‌کنند و سپس بی‌انگیزه می‌شوند، برخورد خواهد  خواهید کرد.

در مقابل مدیریت فرآیندهای کسب و کار همه چیز را به هم متصل می نمایند و یک کسب و کار به آسانی می تواند با نادیده گرفتن مدیریت فرآیند کسب و کار در جهان پر تغییر امروز از بین برود. در مقابل با به کارگیری سامانه های مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPMS) می توانید عناصری که کسب و کار شما را تشکیل می دهند را به هم پیوند داده و بهره وری مستمر را دنبال نمایید.

ارتباطات موثر سیستماتیک و یکپارچگی، هم  از نظر فعالیت های تولید و هم نگرش های کارکنان ، یک اثر سودمند دیگر به کارگیری سامانه های  مدیریت فرآیند کسب و کار است. پیوند  زدن این همه به هم اثر مضاعف  ایجاد یک سامانه  نظارت و تعادل دارد و در عین حال روحیه کارکنان در محل کار را نیز تقویت می بخشد.

شفاف بودن گردش کارهای کسب و کار، انتظارات را آشکار می کند، و پیام مستتر آن این است که سازمان به پیشرفت و همکاری آنها اهمیت ویژه ای می دهد. هر مرحله که کار را به خوبی انجام دهد در داشبورد مدیریت BAM شفاف مشخص است و اگر در مرحله ای کار ها بیش از حد بماند آنجا KPI  ها به راحتی گلوگاه را نشان می دهند و مدیریت می تواند سریع مشکل را برطرف و فرایند انجام کار را تسهیل نماید.