در نتیجه پیاده سازی نرم افزارهای BPMS یک زیرساخت اجرایی ایجاد می گردد که در آن می توانیم بر اساس تفکر بهبود مستمر مدیریت فرآیند های کسب و کار یا همان چرخه PDCA مطرح شده از طرف دکتر دمینگ را دنبال کنیم. این زیرساخت نرم افزاری به شرکت ها کمک می کند فرآیندهای کاری را در بخش های داخلی و خارجی (مشتریان، تامین کنندگان و همکاران تجاری) اجرا و مدیریت کنند. این نرم افزارها یکپارچگی در فرآیند ها و سامانه های سازمانی و نرم افزارهای کاربردی مانند نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را همزمان امکان پذیر می کنند.
نرم افزارهای BPMS داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و امکان تجزیه و تحلیل آنها را فراهم می آورند تا به شرکت‌ها در اینکه کدام بخش از فرآیند کسب و کار را می‌توان خودکار و یا اصلاح نمود یاری رسانند. رویکرد داده‌محور به رهبران سازمان برای آنکه تصمیمات قدرتمندتری در خصوص اینکه چگونه فرآیندهای کسب وکار که از اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی کنند اتخاذ نمایند یاری می رساند. با بکارگیری درست نرم افزار BPMS ضمن بالابردن بهره وری در کل کسب و کار، روحیه کارکنان در خصوص خودکارسازی وظایف دستی، رسیدگی به تنگناها و ایجاد وسعت دید در مورد چگونگی انطباق وظایفشان با یک گردش کار بزرگتر، افزایش می یابد.
سامانه های مدیریت فرآیندهای کسب وکار به نوعی یک فناوری نو است که به صنایع در دست یابی به طرح های تحول دیجیتال یاری می رساند. گزارش گارتنر در سال 2019 بیان می‌کند که سیستم‌های BPMS باید بتوانند به شرکت‌ها در موارد زیر یاری و حمایت رساند:
- مدیریت نوآوری فرآیندهای موجود و ایجاد فرآیندهای تجاری
- تلاش‌های بهینه‌سازی دیجیتال و تحول دیجیتال
- طراحی مجدد فرآیندهای سازمانی بالا به پایین و پایین به بالا
- بهبود خروجی های انواع وظایف در شرکت ، نه فقط فرآیندهای ساختاریافته و تکرار پذیر
نمونه هایی از پیاده سازی فرآیندهای کسب کار در BPMS
مرز های فرآیندهای کسب و کار بسته به نوع فناوری ها به الزامات، مقررات انطباقی و طولانی مدت متکی هستند و بانی ایجاد تغییرات مداوم در آنها می باشند. نمونه هایی از فرآیندهای تجاری که می توانند توسط سیستم های BPMS بهبود یابند شامل موارد زیر است:
- مدیریت مالی
- مدیریت بودجه
- مدیریت درآمد
- مدیریت انطباق
- مدیریت و رهگیری سفارشات مشتری
- مدیریت جامعه پذیری کارکنان
- مدیریت موجودی انبارها
- پردازش فاکتورها
- نظارت بر عملکرد کارکنان
در پایان می توان نتیجه پیاده سازی BPMS را در چند وجه مختلف جمع بندی نمود. یک وجه آن قابلیت ثبت داده های هرآنچه که حتی سامانه استانداری برای آن در سازمان نداشته ایم و امکان مدیریت تمامی وقایع در کسب و کار و در وجه دیگر ارتقا فرهنگ همراهی با تغییرات در سازمان و خصوصا کارکنان و در وجه اصلی تر ایجاد رقابت پایدار با چابک سازی و بهینه سازی مداوم روش های و فرآیندهای کسب و کار خواهد بود. به امید ایجاد یک سازمان چابک و تغییر پذیر با ثبت تمامی وقایع در جهت تصمیم سازی صحیح و بهبود مستمر گردشکار ها با بکارگیری فناوری حاصل از نرم افزار های حرفه ای مدیریت فرآیند های کسب و کار .
