میز خدمت الکترونیک چیست؟

خوشبختانه گسترش فناوری اطلاعات و بهتر شدن زیرساخت های الکترونیکی و اینترنتی، فواید زیادی را برای انجام بسیاری از امور در پی داشته است. سیستم مکانیزه پاسخ گویی و میز خدمت الکترونیک در مراحل انجام کارهای اداری و روزمره، ما را از حضور فیزیکی و اتلاف وقت در رفت و آمد های زمان بر و خسته کننده، تا حد زیادی نجات داده است.

مفهوم میز خدمت الکترونیک

می توان گفت میز خدمت الکترونیکی یکی از ضروری ترین و بهترین خدمات تحت وب سازمانی است. این خدمات سابقه نه چندان طولانی در کشور ما دارد. اولین بار در سال 1386 توسط سازمان اداری و استخدامی کشور به تمامی سازمان ها و شرکت های دولتی ابلاغ شد. همچنین تمای این خدمات می بایست به صورت آنلاین و تحت وب ارائه می شد.

در ابتدا همه ی سازمان ها و شرکت های دولتی موظف به انجام این دستورالعمل بودند و می بایست خدمات مربوط به میز خدمت الکترونیکی را به صورت آنلاین به ارباب رجوع خود ارائه می دادند. اما رفته رفته با بهبود زیرساخت ها، هوشمند شدن مکاتبات به منظور مرتفع شدن هر چه بیشتر نیاز های ارباب رجوع و صرفه جویی در منابع انسانی، زمانی، مالی و … به سرعت به یک بخش ضروری در تمام سازمان ها و شرکت های کوچک و بزرگ تبدیل شد.

اهداف میز خدمت الکترونیکی

کارکرد میز خدمت به این صورت است که، از طریق ابزار های ارتباطی یکپارچه و متعدد خود درخواست ها و نیاز های مطرح شده توسط ارباب رجوع را در قالب سرویس هایی همچون نظرسنجی، شکایت، پرسش و پاسخ و.. دریافت نموده و سپس به کارشناسان مربوطه ارجاع می دهد تا با ایجاد وظیقه و تقسیم کار در کمترین زمان و به صورت بهینه به آن ها رسیدگی شود.

یکپارچه کردن خدمات و سهولت ارائه خدمات به ارباب رجوع، اصلی ترین ضرورت استفاده از میز خدمت الکترونیکی است. همچنین از این جهت که مشتریان همیشه از طریق اینترنت و یا دستگاه های هوشمند خود می توانند به این خدمات دسترسی داشته باشند مزیت بزرگی به حساب می آید. همچنین با استفاده از این سامانه، شاهد صرفه جویی در زمان و بهینه کردن روند عملیات هستیم.

مزایای ارائه ی خدمات به صورت الکترونیکی

سهولت در ارائه ی خدمات

بسیاری از سازمان ها با الکترونیک و هوشمند کردن سیستم های سنتی مراجعه فیزیکی، به راحتی خدمات متنوع تری را به ارباب رجوع ارائه می دهند. برای مثال با استفاده از فرم های الکترونیک و هوشمند که قابلیت پیگیری (برای مثال با کد پیگیری) دارند موجب سهولت و سرعت در پیگیری و کاهش هزینه ها خواهد شد.

یکپارچه کردن خدمات به منظور رضایت هر چه بیشتر مشتری یا ارباب رجوع

یکی از اساسی ترین راهکارهایی که موجب سهولت کاربر در پورتال سازمانی می شود استفاده از میزخدمت الکترونیکی است. افزون بر این، یکپارچه کردن خدمات تحت عنوان میز خدمت الکترونیکی، کاهش مراجعات مردمی به سازمان ها را به دنبال خواهد داشت. علاوه بر این موارد تبلیغ و انتشار خدمات یک سازمان نیز بسیار ساده تر خواهد بود

کاهش مراجعات حضوری و به دنبال آن کاهش هدر رفت منابع مالی، سازمانی، انسانی و …

همه ی ما حتی برای یک بار درگیر مراجعات کم فایده ی حضوری به سازمان ها و ادارات شده ایم. اما مزیت دیگر میز خدمت الکترونیک کاهش تمامی این هزینه ها است. هرچه خدمات الکترونیکی تر باشد، هم شرکت ها و سازمان ها هزینه های کمتری را خواهند پرداخت و هم ارباب رجوع بدون مراجعه حضوری می تواند درخواست های خود را از راه دور و از طریق اینترنت و دستگاه های هوشمند برطرف سازد.

میز خدمت الکترونیک ارزش های زیادی را برای همه ی سازمان ها و کسب کار ها به خصوص سازمان هایی که به صورت گسترده و مستقیم با ارباب رجوع در تماس اند، دارد. این سامانه ی الکترونیکی شامل خدمات متنوعی است. این خدمات می تواند شامل فرم های الکترونیک، سیستم های پرسش و پاسخ و پشتیبانی، فرآیندها و جریان کاری، سیستم های گزینش و استخدام، ارائه خدمات مشاوره و … باشد.

می توانید خدمات منحصر به فرد ارائه شده در سیستم میز خدمت الکترونیکی آیکن را نیز ملاحظه فرمایید و بر اساس نیاز خود حداکثر بهره را از آن ببرید.