هوشمند سازی سیستم با فرایند ساز و ایجاد گردش کار

در هر کسب و کاری گردش کارهای متفاوتی وجود دارد. حرکت هوشمند فرم ها و اسناد از یک به شخص دیگر در یک شرکت و سازمان را گردش کار گویند. این فرایند می تواند از ارسال یک فاکتور خرید به یک مشتری تا پرداخت به یک تامین کننده و یا ارسال نامه به تعداد زیادی دریافت کننده باشد. هر چقدر شرکت ها و سازمان ها و یا کسب و کارها بزرگتر باشند مقدار گردش اسناد نیز بیشتر خواهند شد، گردش کار با ایجاد یک سند آغاز می شود و به دنبال آن بروزرسانی، بازبینی و در نهایت تصویب سند را در پی دارد.
وقتی در یک شرکت و سازمان بزرگ اسناد زیادی تولید و باید به سرانجام برسد، قطعا کنترل آن نیز سخت تر می شود. از سوی دیگر اینکه چه کسی سند را دریافت کرده و اقدام می کند و یا از اطلاعات آن سند مطلع می شود بسیار حیاتی است. از این رو هر کسب و کار کوچکی نیاز به استفاده از تکنولوژی بروز وجود دارد تا بتوان برای این جریان و گردش کار کنترل و نظارت کرد.
یکی از راه های کنترل و نظارت بر مدیریت کسب و کار بحث استفاده از تولید فرایند و ایجاد گردش کار است. با این نرم افزار است که می توان اطمینان حاصل کرد که کارها روی روال و فرایند تعریف شده حرکت مي کند و سازمان را در ارائه خدمت و رسیدن به هدف کمک می نماید. BPMS امروزه از سیستم های مدیریت اسناد است تا کار سخت و پیچیده گردش کار و برنامه ریزی برای آن را ساده می کند.
در حقیقت گردش کار یک جریان کاری متشکل از الگوهای هماهنگ و تکرار پذیر از فعالیت تجاری است اما چرا به موتور تعریف فرایند و گردش اجرای کار نیازمندیم؟ این کار بیشتر به دلیل ردیابی جریان های کاری است تا بهره وری و سازماندهی نیروی کار را بالا ببرد. بنابراین اگر به دنبال بهترین راه برای رسیدن به اهداف تعریف شده در کارها هستید باید روند اجرای کار در سازمان و شرکت ها ردیابی شود. اگر مدیران به دنبال این هستند که بدانند مشاغل درون سازمان و شرکت ها به صورت درست و دقیق انجام می شود به موتور تعریف و اجرای گردش کار نیازمند هستند. اگر مدیران به دنبال آن هستند بدانند که اکنون فلان سند در دست چه کارمندی و یا مسئولی است براحتی با این نرم افزار و موتور می توانند بر آن نظارت کنند. اکر مدیران و مسئولان مربوطه سازمان و شرکت ها به دنبال این هستند بدانند چقدر زمان برای انجام هر کاری صورت گرفته است، آیا نیاز به کاهش زمان است، می توانند با کنترل گردش کار به این مهم دست یابند. آیا مدیران می خواهند بدانند که کارها به صورت مرتب انجام می شود و یا موانع و تنگناهای ایجاد شده بر روند کار چیست تا آن را رفع کنند، می توانند از نرم افزار BPMS استفاده کنند.
به عبارتی گردش کار یک فرایند از پیش تعریف شده است که در آن یک یا چندین نفر برای رسیدن به یک هدف سازمان همکاری می کنند. گردش کار از مراحل مختلفی تشکیل شده که هر کدام از کاربران به تناسب فرایند می توانند اطلاعات را اشتراک گذاری، ثبت و تایید کنند.
موتور تعریف و اجرای گردش کار برای فرایندهای کاری ساده و پیچیده مانند مسائل مالی و بودجه و … مورد استفاده قرار گیرد. جالب اینکه این سیستم دارای امنیت بالایی است، چرا که هر کاربر دارای نقشی است و این نقش ها می تواند تعریف شود و هر کاربر و کارمندی به یکسری اطلاعات دسترسی داشته باشد. به عبارتی برای هر کاربر و کارمند مجوز دسترسی به برخی اسناد و فرایند گردش آن تعریف می شود. به عناون مثال اگر کسی حسابرس است و قرار است بودجه را تصویب کند تنها می تواند به اطلاعات آن بخش دسترسی پیدا کند.
بنابراین اگر مدیران شرکت ها و سازمان ها به دنبال گردش فرم ها با کمترين دخالت کاربران و بر اساس فرایند از پیش تعریف و هوشمند بهمراه افزایش بهره وری هستند می توانند از نرم افزار گردش کار «آی کن» بهره ببرند.