کارشناسی بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان

بهای تمام شده ی یک دقیقه ی وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان

در سال ۱۳۹۵، بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان حداقل ۳،۹۰۰ (سه هزار و نهصد) ریال است.

این هزینه شامل هزینه ی مستقیم (حقوق، بیمه، عیدی و پاداش، سنوات، باز خرید مرخصی) و هزینه ی غیر مستقیم (استهلاک اثاثه مانند رایانه و صندلی، هزینه ی رفاهی، فرهنگی و تفریحی، سرباره ها مانند برق و امور اداری مالی مربوط به پرسنل) می باشد.

تعاریف، روش و مراحل مربوط به محاسبه ی عدد فوق، در ادامه، ارائه می شود.

•  وقت عملیاتی

وقت عملیاتی برای سازمان وقتی است که در آن، خروجی برای سازمان تولید می شود. بنابراین وقت هایی که در آن، تولید کالا، خدمات، تحلیل، انجام وظایف سازمانی و … انجام می شود، جزو وقت عملیاتی کارکنان می باشد.

زمان بی کاری مجاز مانند رفع نیازهای شخصی (۲ تا ۵ درصد)، رفع خستگی (۴ تا ۶٫۵ درصد)، تمرکز و اضطراب، سر و صدا، زمان مجاز یادگیری و تکمیل مهارت ها و زمان بی کاری غیر مجاز (مانند عدم مدیریت مناسب زمان) جزو این زمان نیست چون خروجی، تولید نمی شود.

موارد زیر نیز جزو وقت عملیاتی کارکنان نیست:

1. بالا بردن انگیزش نیرو توسط مدیر (در این مثال، وقت مدیر، عملیاتی است چون برای همین کار استخدام شده است ولی وقت نیرو، غیر عملیاتی است چون برای این کار استخدام نشده است)
2. تمدید قرارداد (ولی وقت نیروی اداری که برای تمدید قرارداد صرف می شود، جزو وقت عملیاتی است چون به خاطر همین موارد استخدام شده است)
3. حل و فصل اختلافات، مرخصی گرفتن، تشریفات اداری مأموریت، رفع نقص کارکرد (حضور و غیاب)
4. مشاهده و محاسبه ی صحت فیش حقوقی توسط خود کارکنان (و نه توسط حسابداری)
5. آماده نبودن ابزار کار مانند عملیاتی نبودن رایانه ، قطع برق، کندی رایانه، کندی ارتباط با سرورهای مورد استفاده، …
6. بخش غیر مفید جلسات (مانند زمان های انتظار که در آن کار مفید دیگری هم انجام نمی شود)
7. انتظار پشت خط تلفن، اشغالی، طی کردن مسافت ها و …

• ساعات کاری و ساعات عملیاتی یک نیروی تمام وقت در مدت یک سال تقویمی

با فرض ۷۲ روز تعطیل رسمی در تقویم، ۲۱ روز مرخصی استحقاقی و ۲ روز بی کاری متفرقه (مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی ازدواج، مرخصی فوت نزدیکان درجه یک، مراسم مختلف مانند جشن، تعطیلی به علت آلودگی هوا، روزهایی مانند اولین روزهای سال نو)، در یک سال، تنها ۲۷۰ روز کاری (با فرض ۶ روز کاری در هر هفته) وجود دارد.

365 – 72 – 21 – 2 = 270 روز کاری در سال

270 * (7*60 + 20) = 118,800 دقیقه ی کاری در سال

با توجه به موظفی ۴۴ ساعت در هفته، میانگین موظفی فرد در هر یک از شش روز هفته، برابر با ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه می باشد. با فرض میانگین ۵ ساعت عملیاتی از این ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه، نسبت وقت عملیاتی به وقت کاری برابر است با:

(5 * 60) / (7*60 + 20) * 100% = 68.18%

270 * 5 * 60 = 81,000 دقیقه ی عملیاتی یک نفر تمام وقت در یک سال

81,000 / 12 = 6,750 دقیقه ی عملیاتی یک نفر تمام وقت در یک ماه

در سازمان هایی که موظفی نفر تمام وقت، کمتر از ۴۴ ساعت در هفته است، دقایق فوق، کمتر و هزینه ی یک دقیقه بیشتر می شود.

• ضریب بهره وری فرد

در محاسبات زیر، فرض شده، ضریب بهره وری فرد %100 است.

ساعات عملیاتی واقعی یک کارمند با توجه به شرایط انگیزش و … وی ممکن است بین %۴۰ تا %۸۰ فوق باشد. یک کارمند فرهیخته  (knowledge-worker) با صرف حتی %۳0 توانمندی خود، می تواند کار خود را حفظ کند. برخی علل بهره وری پایین تر:

1. ضعف در مدیریت سازمان/واحد/تیم (مانند « عدم تعریف درست کار یا هدایت مناسب کارکنان»، «بوروکراسی در فرآیندها»)
2. در حال آموزش دیدن (Train شدن) روی وظایف جدید خود
3. ضعف فرد در مدیریت زمان خود یا ضعف در خودانضباطی (هر چقدر کارها دانش بنیان تر باشد؛ اهمیت این نکته بیشتر می شود و ممکن است روزانه تا 1 ساعت و حتی بیشتر، تلفات زمان داشته باشد)
4. تلف شدن وقت عده ای به خاطر یک نفر دیگر (صحبت کردن درباره ی وی یا بد قولی، بی نظمی و … وی)
5. زمان خوش و بش های بین همکاران و …
6. دوباره کاری ها
7. حتی در استان های مختلف، میانگین این ضریب می تواند متفاوت باشد. شاید یزد و اصفهان بالاترین میانگین را دارند.

• محاسبه ی هزینه ی غیر مستقیم یک نیروی تمام وقت

از ابتدای سال ۱۳۹۵، هزینه‌ی غیر مست قیم یک نیرو برابر با ۳۱۰ هزار تومان در ماه (البته این رقم در سازمان های مختلف می‌تواند بین ۲۱۰ تا ۴۱۰ هزار تومان باشد) به شرح زیر در نظر گرفته شده است:

• حدود ۴۰ تا ۶۰ هزار تومان بابت استهلاک رایانه و نت (نگهداری و تعمیرات) به جز هزینه‌ی نفر ساعت
• حدود ۴۰ تا ۸۰ هزار تومان بابت استهلاک اثاثه (میز و صندلی، گرمایش/سرمایش، گوشی تلفن و …)
• حدود ۴۰ تا ۱۰۵ هزار تومان بابت امور رفاهی، فرهنگی و تفریحی
• حدود ۲۰ تا ۲۵ هزار تومان بابت تأسیسات زیرساخت مانند برق (رایانه، روشنایی، …)، اینترنت، شبکه
• حدود ۷۰ تا ۱۴۰ هزار تومان بابت هزینه‌ی پرسنلی امور اداری، امور مالی، امور فاوا، مدیریت

دیگر موارد در نظر گرفته نشده است. ممکن است در برخی سازمان‌ها، هزینه‌ی پذیرایی، ناهار و … را نیز باید اضافه کرد. برای نمونه، در سال ۱۳۹۲، هزینه یک رفت و یک برگشت برای یک اتوبوس (با ظرفیت حدود ۴۰ نفر) از اصفهان به فولاد مبارکه روزانه حدود ۱۳۰ هزار تومان بود. با فرض ۲۰ روز کاری در ماه، یعنی ماهیانه حدود ۶۵ هزار تومان برای هر نفر.

حسابداری سازمان شما، می‌تواند عدد فوق را برای سازمان، به طور دقیق مشخص نماید.

• محاسبه ی هزینه ی مستقیم یک کارمند (با فرض حداقل اداره کار)

هزینه ی مستقیم شامل حقوق یک ماه + کمک هزینه ی مسکن + وجه بن + حق عائله مندی (فرض 1 فرزند) + بیمه سهم کارفرما (%23) + مزایای قانونی (سه ماه برای عیدی و پاداش و حق سنوات) + مزایای قانونی (باز خرید 9 روز مرخصی) می باشد. برای یک کارمند با حقوق حداقل اداره کار، به شرح زیر می باشد:

270,722 * (365 + 3*30 + 9) + 12 * (200,000 + 1,100,000 + 3*270,722) = 150,961,000 / 12 = 12,580,083 rials/month

270,722 * 365 + 12*(200,000 + 1,100,000) = 114,413,530 / 12 = 9,534,461 * 23% = 2,192,926 rials/month

12,580,083 + 2,192,926 = 14,773,009 rials/month

• هزینه ی یک دقیقه ی کاری و یک دقیقه ی عملیاتی یک کارمند (با فرض حداقل اداره کار)

14,773,009*12 = 177,276,108 / 118,800 = 1,492 rials به ازای یک دقیقه کاری بابت حقوق

3,100,000 * 12 = 37,200,000 / 118,800 = 313 rials به ازای یک دقیقه کاری بابت هزینه غیر مستقیم

1,492 + 313 = 1,805 / 0.6818 = 2,648 rials به ازای یک دقیقه عملیاتی بابت هزینه مستقیم و هزینه غیر مستقیم

• میانگین هزینه ی یک دقیقه ی کاری و یک دقیقه ی عملیاتی کارکنان برای سازمان با توجه به سطوح حقوق

کدام دسته از کارکنان	شرح	هزینه ی یک دقیقه کاری بابت حقوق (ریال)	هزینه ی یک دقیقه عملیاتی (ریال)
کارگران ساده (با فرض %20 پرسنل)	با حقوق و مزایای حداقل اداره کار	1,492	2,648
کارمندان (با فرض %۲۵ پرسنل)	با فرض %۲۰ بیشتر از هزینه ی کارگر ساده	1,791	3,086
کارشناسان (با فرض %۳۵ پرسنل)	با فرض %۳۰ بیشتر از هزینه ی کارمند	2,328	3,874
کارشناسان ارشد و مدیران میانی (%۱۵ پرسنل)	با فرض %۵۰ بیشتر از هزینه ی کارشناس	3,492	5,581
متخصصان و مدیران ارشد (با فرض %۵ پرسنل)	با فرض %۵۰ بیشتر از هزینه ی مدیر میانی	5,238	8,141
میانگین وزن دار (با وزن 1.5725)		2,347	3,901

میانگین وزن دار   = 20% + 25%*1.2 + 35%*1.2*1.3 + 15%*1.2*1.3*1.5 + 5%*1.2*1.3*1.5*1.5 = 1.5725

میانگین هزینه‌‌ی مستقیم پرسنل به ازای یک دقیقه کاری  = 1.5725 * 1,492 = 2,347

میانگین هزینه‌ی یک دقیقه‌ی کاری کارکنان  = 2,347 + 313 = 2,660 rials

 میانگین هزینه‌ی یک دقیقه‌ی عملیاتی کارکنان = 2,660 / 0.6818 = 3,901 ≈ 3,900 rials

مبلغ فوق در سازمان های بزرگ تا ۱٫۵ برابر و در سازمان های با بوروکراسی زیاد و بهره وری کم، تا بیش از ۲ برابر هم می باشد.

حسابداری سازمان شما، می‌تواند عدد فوق را برای سازمان، به طور دقیق مشخص نماید.