امروزه با رشد و توسعه همه جانبه ی اجتماعی، اداری، اقتصادی و … اسناد و مدارک تولید شده در همه ی سازمان ها رو به افزایش گذاشته است. حجم زیاد اسناد و مدارک باعث بروز مشکلات زیادی مانند نداشتن دسترسی به موقع و آسان، نداشتن فضای فیزیکی کافی برای نگهداری، مشکلات امنیتی شده است. بنابراین وجود سیستم مدیریت اسناد به امری حیاتی در تمام شرکت ها و کسب و کار ها تبدیل شده است.
اهمیت وجود سیستم مدیریت اسناد DMS
نگهداری و بایگانی اسناد کاغذی درون قفسه های موجود در اتاق های بزرگ، دیگر پاسخ گوی نیاز کسب و کار های امروزی نمی باشد. لذا با وجود تکنولوژی و گسترش کاربرد های فناوری اطلاعات، مدیریت اسناد و مدارک نیز تغییر کرده و به عنوان یک علم مورد توجه قرار گرفته است.
ممکن است بازيابي اطلاعات پرونده ها در مواقع مورد نیاز، جهت انجام وظایف مختلف به دفعات زیادی لازم شود، كه در صورت رعايت نكردن اصول و قواعد خاص، منجر به اختلال های جدی در سیستم اداري خواهد شد. از طرفي انجام وظايف قانوني و اجراي درست مسئوليت ها در قبال آرشيو کردن اسناد، ضرورت ايجاد تشكيلات درست و منسجم مديريت اسناد و مدارک را در هر سازمانی با هر اندازه ای اجتناب ناپذير کرده است.
هدف از داشتن سیستم مدیریت اسناد چیست؟
هدف از داشتن سیستم مدیریت اسناد برطرف کردن مشکلاتی است که در سیستم های سنتی نگهداری و آرشیو اسناد و مدارک کاغدی وجود داشت. به عبارت دیگر وجود استاندارد برای نگهداری، کنترل، حفاظت و بازیابی اسناد، تهيه فهرست و جداول کاربردی، ارائه خدمات مشورتي و آموزشی و … به شيوهاي کاملا اقتصادي، كارآمد، بهینه و الکترونیکی است.
تعریف سیستم مدیریت اسناد و مدارک DMS
سیستم های مدیریت اسناد مختلفی برای کارکرد های متفاوتی وجود دارد. ولی به صورت کلی سیستم مدیریت اسناد Document Management System نرم افزاری است که به شما امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی و هوشمند می دهد. این نرم افزار ها در ابعاد و اشکال مختلف وجود دارند که شما می توانید مطابق با نیاز های خود می توانید از مزایای آن ها بهره مند شوید.
مزایا ی سیستم های مدیریت اسناد و مدارک
همانطور که گفته شد این نرم افزار ها در اشکال و ابعاد مختلفی وجود دارند. اما یک سری ویژگی ها و امکانات مشترکی را در اختیار کاربران قرار می دهند که در ادامه به برخی از آن اشاره می کنیم.
• ساماندهي خودکار اسناد با تعريف قوانين خاص
• اشتراک و کنترل دسترسی افراد به اطلاعات
• جستجو و پیگیری اسناد مورد نیاز با استفاده از واژگان کلیدی
• امکان بازیابی نسخه های اسناد پیش از تغییرات
• کاهش فضای ذخیره سازی و دسترسی قابل انعطاف
• کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد و افزایش ضریب امنیت
• بهبود عملیات داخلی و رضایت مشتریان
• قابليت يکپارچه شدن با اتوماسيون اداري و مديريت فرايندهاي سازماني
• دريافت اسناد از انواع ورودي‌ها نظير اسکنر، دورنگار، پست الکترونیک
• دسترسي به تاريخچه اسناد و مشاهده نسخه‌هاي دلخواه
• …
برای آشنایی بیشتر و کسب اطلاعات دقیق می توانید از صفحه ی مشخصات و ویژگی های نرم افزار سیستم مدیریت اسناد و مدارک گروه مهندسی آیکن دیدن فرمایید. همچنین به پیاده سازی سیستم الکترونیکی آرشیو اسناد و مدارک کسب و کار خود اقدام نمایید.
