مدیریت آسان و هدفمند با راه اندازی اتوماسیون اداری

مدیریت آسان و هدفمند با راه اندازی اتوماسیون اداری

این روزها نام اتوماسیون اداری را بسیار شنیده اید به خصوص اگر اینکه با شرکت و سازمان ها بسیار سرو کار داشته باشید.

سیستم اتوماسیون اداری (Office automation systems =OAS) سیستمی متشکل از اجزای کامپیوتری (سخت افزاری و نرم افزاری) است. اتوماسیون اداری اکنون در کسب و کارها بسیار مورد نیاز می باشد. با اتوماسیون اداری شرکت ها و سازمان ها در زمان و پول خود صرفه جویی می کنند چرا که با وجود این سیستم کارها و وظایف به سرعت و بدون اتلاف وقت انجام می شود. کارهایی که پیش از این به صورت دستی و نوشتاری در شرکت ها و سازمان ها انجام می شد حال دیگر با وجود داشتن سیستم اتوماسیون اداری می توان کارها و وظایف را به آسانی و الکترونیکی انجام داد.

سیستم اتوماسیون اداری دارای قابلیت های بسیاری است. یکی از این قابلیت ها چاپ الکترونیکی است. این قسمت شامل پردازش متن و حتی عکس است. این کار به کاربران شرکت ها و سازمان ها اجازه می دهد تا اسنادی مانند نامه ها، یادداشت ها، گزارش ها و نسخه ها را ایجاد، ویرایش، اصلاح، ذخیره و چاپ کنند. حتی می توان بوسیله نرم افزارهایی مانند Corel  Pagemaker و … متن، عکس، طرح، خبرنامه، بروشور، مجله و یاکتاب و … را با کیفیت بالا چاپ کرد.

دیگر قابلیت اتوماسیون اداری ارتباطات الکترونیکی است. این بخش شامل ایمیل، پست صوتی و فکس است. اتوماسیون اداری دارای نرم افزاری است که اجازه می دهد کاربران از طریق کامپیوتر برای ایجاد، ارسال، دریافتِ پیام ها و فایل ها از هر نقطه ای از جهان استفاده کنند. حتی این امکان را می دهد که  فایل ها  و پیام ها را اولویت بندی و فیلتر کنند.  از این طریق می توان پست صوتی ارسال و دریافت کرد و حتی در سیستم ذخیره نمود. این سیستم دارای دستگاه فکس است و سندهای متنی و گرافیکی را اسکن کرده و در فرایندی بوسیله مودم و کامپیوتر روی صفحه نمایش کامپیوتر نشان می دهد و در صورت نیاز به سندی می توان آن را چاپ کرد.

همکاری الکترونیکی از دیگر قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری است. با این امکان برگزاری جلسات الکترونیکی مانند کنفرانس تلفنی و ویدئو کنفرانس را برای شرکت ها و سازمان ها فراهم می کند و دیگر شرکت ها و سازمان ها نیاز ندارند برای حضور در یک کنفرانس و جلسه ای در دوردست ها کلی هزینه کرده و در آن شرکت کنند. بنابراین همکاری الکترونیکی امکان بروزرسانی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات پروژه ها را با همکارانی که خارج از شرکت و سازمان هستند نیز به آسانی فراهم می کند.

به عبارتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری می توان پروژه ها و داده ها، قرار ملاقات ها، یادداشت ها و … را مدیریت کرد. از سوی دیگر امکان ایجاد اطلاعات تماس مشتری، ویرایش، ذخیره، بازیابی، یادآوری خودکار قرارهای ملاقات، برنامه ریزی و … نیز وجود دارد.

قلب سیستم اتوماسیون اداری شبکه است که اجازه می دهد کاربران شرکت ها و سازمان ها و یا هر کسب و کاری داده ها و اطلاعات را به صورت متن، عکس، ایمیل، پست صوتی و … چه در داخل شرکت و چه در بیرون سازمان و حتی بین کشورها و قاره ها با هم منتقل کنند.

اگر شما جزو کسانی هستید که به تازگی کسب و کاری را راه انداخته و توسعه داده اید دیگر وقت آن است که به شرکت و سازمان هایی بپیوندید که سیستم اتوماسیون اداری «آی کن» را راه اندازی کرده اند و به راحتی می توانند بخش اداری خود را مدیریت کنند.

مطالب مشابه:

چرا باید اتوماسیون اداری آی کن را خرید ؟

اتوماسیون اداری آی کن اولین نرم افزار تحت وب دارای تاییدیه رسمی امنیت

نظارت آسان و دقیق بر دارایی های ثابت با نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

حسابداری تعهدی چیست؟