فرآیندهای کلیدی سازمان و شفاف‌سازی

شناسایی فرآیندهای کلیدی نقطه شروع راهکارهای جامع سازمانی

برای استقرار یک راهکار جامع سازمانی و رسیدن به درخت صرفه‌جویی ابتدایی‌ترین گام شناسایی فرآیندهای کلیدی سازمان در جهت شفاف‌سازی بیشتر و پرهیز ار کاغذبازی است. فرآیندهای کلیدی به مجموعه اقداماتی گفته می‌شود که افراد تشکیل دهنده سازمان با انجام آنها چرخ کسب و کار را به گردش در می‌آورند. بنابراین یک سازمان با فرآیندهای کلیدی خود شکل می‌گیرد و این در حالی است که برای اجرای این فرآیندهای کلیدی حالت‌های مختلفی را می‌توان در نظر گرفت. برای درک بهتر موضوع نگاهی به یک فرآیند ساده اما کلیدی مانند ثبت مرخصی خواهیم داشت. در بسیاری از سازمان‌ها با اینکه بخش ثبت نهایی و محاسبات مرخصی کارکنان با استفاده از راهکار حضور و غیاب صورت می‌گیرد اما، مراحل ابتدایی فرآیند کاملا به صورت دستی انجام می‌شود. فرد درخواست دهنده مرخصی ممکن است به دلیل عدم دسترسی به راهکار با استفاده از تماس تلفنی با واحد منابع انسانی استعلام اولیه را از مانده حرخصی خود می‌گیرد. پس از اعلام مانده مرخصی در صورتی که فرد مجاز به ثبت مرخصی جدید باشد، مرخصی خود را در برگه‌ مرخصی ثبت کرده و سپس آن را در کارتابل امضاهای فیزیکی مدیر خود قرار می‌دهد. در برخی از موارد این امضا باید در سطح مدیرعامل یا مدیریت ارشد واحد انجام پذیرد تا فرد بتواند از مرخصی خود استفاده نماید. پس از امضاها و تاییدیه‌های لازم بر روی برگه فیزیکی مرخصی باید این برگه فیزیکی ثبت و سپس آرشیو گردد.

آیا فرآیند به درستی اجرا می‌شود؟

تا همینجا کافی است نگاهی به این فرآیند که هنوز هم در بسیاری از شرکت‌ها لحاظ می‌گردد، داشته باشیم. در چند مرحله مشخصا زمان را از دست داده‌ایم یا به عبارتی فرآیند را پیچیده کرده‌ایم؟ آیا با استفاده از یک راهکار مناسب نمی‌توان مراحلی از فرآیند و ارجاعات را به صورت اتوماتیک انجام داد؟ بهتر نیست به جای آرشیو فیزیکی از امکاناتی نظیر راهکار آرشیو دیجیتال اسناد استفاده نماییم؟

خب دقیقا همینطور است و ما در حال حاضر راهکاری مناسب برای این موضوع داریم و بر اساس فرم و فرآیند ایجاد شده نیازی به پر کردن اسناد کاغذی برای دریافت مرخصی نیست. بنابراین اولین مرحله در صرفه‌جویی شکل گرفت و ما اسناد کاغذی را از فرآیند حذف کردیم. در ضمن وقتی شما می‌توانید هر فرد را در گروه خود تعریف کنید و برای هر فرد مدیر مشخصی قرار داده شود دیگر نیاز نیست به صورت دستی مرخصی‌ها در سیستم ارجاع بخورند، بلکه ارجاعات به صورت اتوماتیک و بر اساس کارتابل مربوطه انجام می‌پذیرد.

گزینه بهتر چیست؟

تا انتهای این فرآیند متوجه خواهیم شد که یک نگاه دقیق و تحلیل شده می‌تواند چقدر به بهینه شدن یک فرآیند کمک نماید و در نهایت سود مالی برای سازمان داشته باشد. حال فرض کنید شما یک سازمان متوسط یا بزرگ هستید و تعداد فرآیندهای کلیدی شما نیز کم نیست. آیا رقم ریالی صرفه‌جویی برای شما جذاب نخواهد بود؟ قطعا درخت‌ صرفه‌جویی برای شما اعدادی را به تصویر خواهد کشید که نه تنها راه اندازی یک راهکار بهینه فرآیند محور را هزینه نمی‌دانید، بلکه تمام سازمان احساس مطلوبی از استفاده این سامانه خواهند داشت. فرآیندهای مشابهی همچون ماموریت، مدیریت جلسات، درخواست خرید کالا، ارزیابی عملکرد، سامانه رفاهیات و موارد مشابهی وجود خواهند داشت که هر کدام می‌تواند یک فرآیند کلیدی و پرکاربرد در سازمان باشد. البته شایان ذکر است این فرآیندها ممکن است نیاز به ارتباط با راهکارهای دیگر را داشته باشد. در دنیای نرم‌افزارهای تحت وب این یک مورد منطقی است و برای این نوع از ارتباطات پیشنهادهای مناسبی را برای سازمان مشتری خواهیم داشت. شما نیز به خانواده بزرگ گروه مهندسی آی کن بپیوندید.