همانطور که می دانید ارتباطات بین سازمان و افراد پیچیده شده است از این رو مکاتبه ها نیز افزایش یافته است. از سوی دیگر باید سوابق ارتباطات نیز نگهداری شود و دسترسی به آنها نیز آسان باشد بنابراین کسب و کارها برای سهولت در این کارها از سامانه اتوماسیون اداری استفاده می کنند.
outlook چیست؟
یکی از نرم افزارهایی که امروزه برای انجام مکاتبات استفاده می شود Microsoft Outlook است که شرکت ماکروسافت آن را عرضه کرده و در اختیار کاربران قرار دارد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها و وظایف و حتی دارای تقویم است.
سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول است.
معرفی نرم افزار outlook:
از این محصول نه تنها به عناون یک ابزار شخصی، بلکه به عنوان یک ابزار سازمانی به صورت فراگیر استفاده می شود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند.
حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر است.
اتوماسیون اداری با outlook:
البته باید گفت از اتوماسیون اداری نیز برای رهگیری نامه های سازمانی استفاده می شود. اتوماسیون دارای امکاناتی همچون دبیرخانه، دفاتر اندیکاتور، شکاره گذاری نامه ها، درخت ارجاع هاو … است بنابراین می تواند در پیگیری و رهگیری نامه ها و مکاتبه های سازمانی کمک شایانی کند. باید پذیرفت outlook می تواند جزوی از اتوماسیون اداری باشد.
آموزش نرم افزار outlook و اینکه آیا می تواند جایگزین اتوماسیون باشد:
ولی این سوال مطرح است که آیا می توان از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کرد؟
درست است که Outlook دارای امکانات زیاد مرتبط با واسط کاربری است و می تواند با متصل شدن به سرور در سازمان مکاتبه ها را مدیریت کند ولی به دلایلی نمی توان از آن به صورت مستقل برای پیاده سازی سامانه اتوماسیون اداری استفاده کرد.
نحوه کار با outlook و مقایسه آن با اتوماسیون اداری:
با نرم افزار Outlook امکان نگهداری سلسله مراتب گردش بین نامه و مکاتبه ها به صورت فراگیر وجود ندارد. امکان اینکه بتوان برای نامه ها شماره ای تعریف کرد و الگوها و استاندارهای سفارشی سازمان را تعیین کرد، وجود ندارد. امکان اینکه بتوان نامه های صادره از وارده را جدا و تعریف جداگانه ای برای آنها تعریف کرد، وجود ندارد. امکان اینکه بتوان برای چاپ نامه ها به خصوص نامه های داخلی و صادر شده قالبی تعریف کرد، وجود ندارد.
نمی توان نامه هایی که از کارتابل ها ارسال شده را رهگیری و پیگیری و یا گردش کار آن را مشاهده کرد. امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها وجودندارد.
نمی توان درباره نامه ها گزارش تهیه کرد. امکاناتی مانند عطف نامه، درخت ارجاع ها، محرمانه بودن ندارد. محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن نیز وجود ندارد.
کارکردoutlook آموزش و تجمیع آن با اتوماسیون اداری:
بیشتر صحبت فوق بر این پایه است که outlook کلا از لحاظ امکانات و مزایا به نسبت اتوماسیون اداری قابل مقایسه نیست و بدیهی است وقتی امکانات وجود ندارد outlook آموزش نمی تواند گره ای را حل کند!
گفتنی است با استفاده از امکاناتی که اتوماسیون اداری دارد می توان کلیه پست ها و فایل های پست الکترونیک را روی اتوماسیون اداری دریافت کرد و فقط با اتوماسیون اداری تمام کار های مجموعه را مدیریت کرد.
