آرشیو اسناد و مدارک

از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.

در اين محصول امكان تعريف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونكن بندي قدرتمند و امكان تعريف بايگاني هاي متعدد با مجوزهاي دسترسي مختلف موجود مي باشد. به علاوه معماري نرم افزار امكان مديريت حجم بالاي  اطلاعات را فراهم مي سازد و به دليل اين توانمندي ويژه، اين محصول براي آرشيوهای تخصصي با حجم اسناد بالا توصيه مي شود.

ویژگی و قابلیت های اساسی

1. امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
2. امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
3. امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
4. امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
5. امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
6. قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
7. قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
8. امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
9. امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
10. قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
11. قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
12. قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
13. امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
14. قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
15. قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان