یکپارچه شدن سامانه اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن (نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین)  با نرم افزار حضور و غیاب و تردد آی کن از مزیت‌های بسیار مهمی است که مشتریان بعد از آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن از آن بهره می‌گیرند. توانایی ارتباط فرم‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن (اتوماسیون فرزین) با سامانه‌ تردد و حضور و غیاب در قالب فرآیندهایی است که در بستر نرم افزار BPMS آی کن محیطی کاملا کاربرپسند را برای سازمان‌های مشتری و کاربر نهایی اتوماسیون اداری آی کن ایجاد کرده است. ساختار اتوماسیون اداری فرزین بر پایه نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن توسعه یافته است و به همین دلیل نگرانی توسعه فرآیندها بر اساس ارتباط بین سامانه‌ای برای مشتریان گرامی وجود نخواهد داشت. اداره کل محیط زیست استان سمنان نیز هم اکنون در حال استفاده از فرم‌های یکپارچه‌ای است که به واسطه آنها اطلاعات برای نرم افزار تردد و حضور غیاب ارسال می‌گردد. برای مشخص شدن ویژگی‌های فرم‌های تولید شده در اتوماسیون اداری آی کن موضوع را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.

سامانه مرخصی و ماموریت

ثبت مرخصی و ماموریت ارتباط مستقیمی با کارکرد روزانه و ماهانه افراد و در نتیجه میزان حقوق و مزایای دریافتی آنها دارد. درج اطلاعات مربوط به مرخصی و ماموریت از الزامات اولیه در هر سازمان بزرگ و کوچک است و به ویژه اینکه سازمان مربوطه یک سازمان دولتی با ساختاری مشخص از سمت‌ها برای کارمندان خود باشد. اما نکته مهم سوئیچ کردن بین سامانه‌های مختلف است. از طرفی نرم افزار اتوماسیون اداری یک سامانه بسیار پرکاربرد برای تولید انواع اسناد اداری است و در همه سازمان‌ها کاربران بیشترین زمان کاری را در این سامانه مشغول به کار هستند. کار یک سامانه در بیشترین اوقات کاری بخشی از رفتار سازمانی کاربران شده که ترجیح می‌دهند کمتر از آن سامانه برای انجام کارهای دیگر خارج شده و یا به تعبیر دیگری، کار با سامانه‌های دیگر برایشان دشوار است. گروه مهندسی آی کن این رفتار و چالش سازمانی را مد نظر قرار داده و به نحوی می‌توان گفت که برای راحتی سازمان‌های مشتری در جای ممکن بیشترین انعطاف‌پذیری را در کار وارد کرده است تا ارتباط بین سامانه‌های مختلف و اتوماسیون اداری برقرار گردد.

راهکار ارائه شده جهت ثبت فرم های مرخصی و ماموریت

در راهکار ارائه شده تعداد چهار فرآیند در نظر گرفته شده است که به ازای هر فرآیند یک سرویس فعال می‌باشد. ثبت مرخصی و ماموریت توسط فرم‌های مربوطه در نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن انجام می‌پذیرد و پس از ورود اطلاعات در فرم‌ها که قطعا بر اساس دسترسی‌های کاربران در نظر گرفته می‌شود اطلاعات به نرم افزار حضور غیاب علم و صنعت ارسال می‌گردد. لازم به ذکر است که گروه مهندسی آی کن در صورت همکاری شرکت‌های ارائه دهنده دستگاه‌ها و سامانه‌های تردد و حضور و غیاب، هیچگونه محدودیتی را در کار خود اعمال نمی‌کند. در حال حاضر نمونه‌های انجام شده با شرکت‌های همکار و فعال در این زمینه به تعداد وجود دارد که در سازمان‌های مشتری مشغول به ارائه سرویس مشترک با گروه مهندسی آی کن هستند.

فرم ساز سیستم مرخصی و ماموریت

پس از دانلود طرح مشاهده خواهید کرد که فرم طراحی شده برای ورود اطلاعات در سازمان محیط زیست استان سمنان کاملا سفارشی است که شامل رنگ و لوگوی مناسب سازمان است. این مورد در تمامی قسمت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن قابل لحاظ می‌باشد. با توجه به اینکه موتور تولید فرم نرم افزار اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن یک فرم ساز حرفه‌ای با امکانات طراحی فوق‌العاده راحت است، شما حتی از یک تصویر ساده یا یک تصویر حرفه‌ای طراحی شده در فتوشاپ نیز می‌توانید به عنوان پس‌زمینه فرم خود استفاده نمایید. از امکانات دیگری که بیشتر به فرآیند گردش فرم برمی‌گردد می‌توان به موضوع ماموریت گروهی اشاره کرد که بعد از پر کردن فرم توسط یکی از افراد مامور می‌توان با یک ارجاع ساده آن را برای بقیه کاربران نیز ارسال نمود تا هر کاربر گزارش ماموریت خود را تکمیل نماید. این نوع طراحی فرآیند بر اساس بهینه‌سازی فعالیت‌های اداری و در راستای صرفه‌جویی در زمان می‌باشد. تجربه طراحی فرآیندهای مشابه با این مورد در گروه مهندسی آی کن بر اساس نمونه‌های متعدد وجود دارد که با مشاوره گرفتن از کارشناسان ما می‌توانید سازمان خود را به این فرآیندها تجهیز نمایید. برای مشاهده کامل فرم‌های طراحی شده در نرم افزار اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن می‌توانید طرح را دانلود و نمونه فرم‌ها را بررسی نمایید. همچنین در پایان اشاره‌ای به موتور ساخت گزارش (گزارش‌ساز حرفه ای) نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن داشته باشیم که قطعا برای شما جذاب خواهد بود. برای مشاهده قابلیت‌های موجود در گزارش‌ساز اتوماسیون اداری لطفا فرم درخواست دمو/مشاوره را تکمیل نمایید.

الف: نرم افزار تقدیرنامه اداره کل  آموزش و پرورش استان سمنان

در نرم افزار تقدبرنامه طراحی شده توسط آی کن برای اداره کل  آموزش و پرورش استان سمنان، مدیران میتوانند برای پرسنل خود درخواست تقدیرنامه بدهند. به این منظور متن تقدیر نامه را قرار داده و اسم دریافت کنندگان را وارد میکنند. سیستم چک میکند که فرد بیش از سه تقدیرنامه در سال دریافت نکرده باشد و با زدن دکمه ارسال به دریافت کنندگان فرم ثبت تقدیرنامه ایجاد و به افراد ارجاع میشود.

برخی از فرم ها و فرآیندهای بکار رفته در سامانه اداره کل آموزش و پرورش استان سمنان که بر بستر نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن (نسخه استاندارد) پیاده سازی شده است، به شرح ذیل می باشد:

1- فرم درخواست تقدیر نامه

2- فرم مشخصات دریافت کننده تقدیر نامه

3- فرم ثبت تقدیر نامه

4- فرآیند ثبت و صدور تقدیرنامه 

ب-ارسال فایل آزمون هماهنگ کشوری اداره کل  آموزش و پرورش استان سمنان

ارسال فایل سوالات آزمون های هماهنگ کشوری از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن (اتوماسیون فرزین) صورت میگیرد.

ج- سایر فرم ها اداره کل  آموزش و پرورش استان سمنان

با استفاده از موتور قدرتمند فرمساز گروه مهندسی آی کن بر بستر نرم افزار BPMS آی کن، فرم های مختلفی اداره کل  آموزش و پرورش استان سمنان از جمله فرم های درون سازمانی، فرم های خدماتی رفاهی، فرم های پژوهش و برنامه ریزی، فرم های مالی، فرم های اداری و … نیر بر روی بستر نرم افزار BPMS آی کن طراحی و پیاده سازی شده است. 

رتبه در دومین جشنواره راهکارهای جامع نرم افزاری آی کن: مقام دوم از دیدگاه حاضرین در همایش