یکی از فرآیندهای بسیار پرکاربرد در صنعت پتروشیمی ایجاد فرم‌های درخواست خدمات فنی است که با عنوان (Technical Service Request) TSR شناخته می‌شود. گروه مهندسی آی کن افتخار دارد که در مجموعه پتروشیمی نوری فرآیند TSR را در بستر نرم افزار BPMS آی کن پیاده‌سازی کرده است. پیاده‌سازی این فرآیند زیر سامانه‌ای را به صورت یکپارچه در بستر نرم افزار اتوماسیون اداری پتروشیمی نوری (اتوماسیون اداری فرزین) ایجاد نموده است که اگر بخواهیم به برترین مزیت آن اشاره داشته باشیم جلوگیری از رشد یک سامانه مستقل و توسعه جزیره‌ای بودن سامانه‌ها در اولین گام است. یکپارچگی سامانه‌ها کمک زیادی در رضایت کاربران و در نهایت استفاده مطلوب از امکانات نرم‌افزاری را به همراه دارد و علاوه بر آن شما با شرایط بهینه‌تری می‌توانید گزارشات خود را تهیه نمایید زیرا داده‌های در یک بانک اطلاعاتی ذخیره و بازیابی می‌گردد.

توسعه نیازمندی های ساختار اداری دیجیتال

در ساختار نرم افزار اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن (اتوماسیون اداری فرزین) به دلیل توسعه نیازمندی‌های یک ساختار اداری دیجیتال شده از ابتدا کار بر اساس استانداردهای مدیریت فرآیند کسب و کار توسعه پیدا کرده است. بر اساس ساختاری که در نرم افزار BPMS آی کن وجود دارد شما می‌توانید به راحتی و بدون وابستگی به انواع نرم‌افزارهای خارجی گردش اسناد تولید شده را ایجاد نموده، مشاهده و از آنها گزارشات متنوع تهیه نمایید. فرم‌های درخواست خدمات فنی کاملا به صورت سفارشی و بر اساس امکانات موتور تولید فرم (فرمساز آی کن) موجود در نرم افزار BPMS آی کن ایجاد شده‌اند. به همین خاطر همه فرم‌ها می‌توانند شامل انواع پیوست‌های لازم بوده و برای توسعه و اضافه کردن فرم‌های بیشتر هیچ محدودیتی وجود نداشته است. نرم افزار BPMS آی کن در مجموعه پتروشیمی نوری قبل از توسعه سامانه TSR بهره‌برداری شده و کاربران در آن تولید اسناد لازم را انجام می‌دادند و به همین دلیل با  ایجاد این زیر سامانه جدید نیاز به آموزش یک سامانه وجود نداشت. البته این موضوع صرفا برای زیر سامانه درخواست خدمات فنی صدق نمی‌کند و شما هر زیرسامانه‌ای را که به واسطه نرم افزار BPMS آی کن تولید نمایید، به دلیل کاربرپسند بودن مورد استقبال قرار خواهد گرفت.

سامانه آرشیو و بایگانی اسناد در نرم افزار BPMS آی کن

نرم افزار آرشیو و بایگانی آی کن نیز با توجه به ساختار سازمانی یکی دیگر از امکاناتی است که در نرم افزار BPMS آی کن(نسخه استاندارد) وجود داشته و برای هر نوع سند تولید شده قابل استفاده است. کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن(اتوماسیون فرزین) با این آرشیو کاملا آشنا بوده و سرعت بالای آن در جستجوی اسناد و امکانات ویژه برای رسیدن به سند بایگانی شده کارایی هر زیر سامانه‌ای را در کنار آرشیو بالاتر خواهد برد. فرم‌ها و اسناد تولید شده در سامانه درخواست خدمات فنی به راحتی می‌توانند آرشیو شده و در صورت نیاز بازیابی گردند. در مراحل آرشیو شما می‌توانید هر گونه متادیتایی را به اسناد خود اضافه نمایید.

سامانه گزارش ساز

همانطور که در نوشتارهای قبلی نیز اشاره شد موضوع گزارشات در نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن با توجه به سامانه گزارش‌ساز (موتور تولید گزارش آی کن) ایجاد می‌گردد. این سامانه سال‌هاست که در بستر اتوماسیون اداری آی کن توسط سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرار گرفته و با در نظر گرفتن تمامی استانداردهای لازم جهت تهیه گزارشات چاپی امکانات مورد نیاز را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد.

امکانات سامانه مستقل

اما با در نظر گرفتن تمامی مزیت‌های بیان شده اگر فرض بگیریم که این امکانات در یک سامانه مستقل نیز شبیه‌سازی گردد آیا می‌توان به مزیت دیگری اشاره کرد؟ حتی اگر مشابه موارد فوق را در یک سامانه مستقل داشته باشیم باید موضوع بسیار مهم هزینه و زمان مورد نیاز را در نظر بگیریم. آیا توسعه این سامانه برای یک سازمان ارزان خواهد بود؟ با فرض اینکه هزینه را در اولویت بعدی قرار دهیم چه اطمینانی به عملکرد سامانه با حجم داده‌های بالا خواهد بود؟

توسعه زیر سامانه های BPMS

در مجموع نکات بسیار زیادی در مورد توسعه زیر سامانه‌های مورد نیاز یک سازمان بر بستر نرم افزار BPMS گروه مهندسی آی کن (نسخه استاندارد) وجود دارد که شما می‌توانید نیازمندی‌های خود را با کارشناسان ما در واحدهای بازاریابی و توسعه بازار در میان بگذارید تا بهترین راهکار ممکن به شما پیشنهاد داده شود. هم اکنون بیش از 3500 سازمان بزرگ و متوسط در کشور عزیزمان از خدمات نرم‌افزاری ما بهره می‌گیرند که تجربه ارائه خدمات به آنها می‌تواند ضریب موفقیت پروژه‌های شما را افزایش دهد. برای آشنایی بیشتر با طرح پیاده‌سازی شده در پتروشیمی نوری می‌توانید آن را دانلود کرده و فرم‌های نمونه آن را مشاهده نمایید.