آرشیو اسناد و مدارک

دریافت کاتالوگ درخواست دمو درخواست مشاوره

امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.

از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.

در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود می باشد. به علاوه معماری نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای  اطلاعات را فراهم می سازد و به دلیل این توانمندی ویژه، این محصول برای آرشیوهای تخصصی با حجم اسناد بالا توصیه می شود.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی

  • امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی

  • امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان

  • امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود

  • امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت

  • امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی

  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر

  • قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر

  • امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند

  • امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص

  • قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر

  • قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر

  • قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش

  • امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF

  • قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد

  • قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان

سایر امکانات و چگونگی عملکرد

  • قابلیت اعطای سطوح دسترسی مختلف به کاربران

  • قابلیت تعریف شناسنامه ی اطلاعاتی (نقشه، گزارشات، پایان نامه، نقشه های جغرافیایی، مقاله، استانداردها، کتاب، CD، کاتالوگ، مجله)

  • قابلیت تعریف شناسنامه ی اسنادی که خارج از مجموعه ذکر شده باشند. مانند انواع فایل ها، اسناد و مدارک غیر متعارف هر سازمان و یا شرکت (توسط مدیر سیستم)

  • قابلیت تعریف فیلدهای شناسنامه ای در فرم ها با قابلیت جستجو بر روی شناسنامه ی فایل ها و اسناد

  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر

  • قابلیت تعریف فیلد ویرایش نوع سند به صورت Text Box و یا Combo Box بر روی هر نوع مدرک و سند

  • قابلیت ارتباط دادن شناسنامه ی اسناد و مدارک به طرح ها و پروژه های فعال و یا غیر فعال سازمانی

  • قابلیت ارتباط دادن تعداد نامحدودی فایل، مدرک و سند به هر شناسنامه از مدارک

  • قابلیت تعریف مکان های امضا برای تهیه کننده، تصویب کننده و ... در ارتباط با هر فایل، مدرک و سند

  • قابلیت ارجاع و ارسال فایل ها، اسناد و مدارک بین تیم فنی و مدیریتی به منظور مشاهده، تایید، بایگانی و ...

  • نگهداری فایل ها و اسناد بر روی سرور و به صورت متمرکز

  • تعریق ساختار بایگانی، با قابلیت تعریف زونکن های مختلف و درختی جهت نگهداری اسناد و مدارک

  • قابلیت نمایش و ذخیره فایل ها بر روی سرویس گیرنده (Client) به صورت: فایل های با فرمت گرافیکی متعارف (JPG , BMP ,TIFF , GIF و ...) بر روی Client نسب شده باشد. مانند ( Autocad و نرم افزارهای طراحی صنایع مثل پالایشگاه ها و پتروشیمی ها و ...)

  • قابلیت انجام جستجوهای ساده و پیشرفته با امکان جستجوی ترکیبی بر روی فیلدهای شناسنامه ی فایل ها، اسناد و مدارک تعریف شده

  • مدیریت حجم فایل های ضمیمه

  • قابلیت ثبت وضعیت های مختلف اسناد و مدارک بایگانی مانند: رزرو، امانت اسناد و ...

  • قابلیت گردش اسناد موجود در آرشیو بر روی بستر اتوماسیون اداری آی کن

زیرســـاخت طـــراحی

1
1

زبان برنامه نویسی قدرتمند #C

1
1

دیتابیس پیشرفته SQL Server

1
1

زبان برنامه نویسی ASP.net
مبتنی بر MVC

1
1

سیستم عامل سرویس‌دهنده وب

سیستم عامل پایگاه داده