نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

( Document archive )

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک برای مدیریت و ذخیره سازی اسناد و مدارک سازمانی استفاده می‌شود. این نرم افزار قابلیت‌هایی مانند ذخیره سازی امن اسناد، دسترسی آسان و سریع به اسناد، دسته‌بندی و سازماندهی اسناد، جستجوی مؤثر در میان اسناد، سهولت اشتراک گذاری، مجوزهای دسترسی و… را فراهم می‌کند. به طور کلی، استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک می‌تواند به بهبود سازماندهی و مدیریت مدارک و پرونده‌ها در سازمان کمک کند و منجر به صرفه‌جویی در وقت و هزینه شود که تأثیر چشمگیری بر افزایش کارایی کارکنان و چابکی سازمان خواهد داشت.

archive-banner
مزیت‌های Document archive
بهبود ارتباطات و همکاری
جستجوی مؤثر در میان اسناد
دسته‌بندی و سازماندهی اسناد
امکان دسترسی آسان و سریع به اسناد
ذخیره سازی اطلاعات در محیط امن

ویژگی‌های نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

  • امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی،
  • امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان،
  • امکان تعریف ساختار درختی زونکن‌ها به‌صورت نامحدود،
  • امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت،
  • قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت‌های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد،

  • امکان سطح‌بندی در سطح فرم‌های سازمانی در ۳ سطح سازمانی،
  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر،
  • قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر،
  • امکان تعریف مجوز دسترسی‌ها تا سطح سند،
  • قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی‌ها و فعالیت‌های مختلف به سیستم آرشیو سازمان،

  • قابلیت ارجاع دسته‌بندی (زونکن) به اشخاص دیگر،
  • امکان تعریف سمت‌های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده‌های خاص،
  • قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر،
  • قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش،
  • امکان جابه‌جایی اسناد بین نسخه‌های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF،

  • امکان درج نامحدود فایل پیوست به یک مدرک یا سند،
  • امکان مشاهده آخرین زمان ویرایش پیوست‌های مدرک،
  • امکان ثبت کامل اطلاعات و جزئیات مدارک و اسناد،
  • قابلیت گزارش‌گیری از اسناد و مدارک در هر دفتر به صورت جداگانه یا ترکیبی،

  • قابلیت اتصال به انواع پرینترها و اسکنرها،
  • امکان اسکن دسته‌ای و گروهی اسناد و مدارک در فرمت‌های مختلف،
  • امکان مشخص نمودن سطوح دسترسی روی فرم‌ها و فیلدهای هر فرم،
  • تعریف زونکن‌ها و دسته‌بندی‌ها به شکل درخت‌واره‌ای،

  • قابلیت طبقه‌بندی و دسته‌بندی اسناد و مدارک،
  • امکان تعریف نامحدود زونکن در هر دفتر نرم افزار بایگانی،
  • امکان ایجاد چند بایگانی مختلف برای واحدهای جداگانه در سازمان،
  • تهیه گزارش‌های متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی.

معرفی نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، یکی از مناسب‌ترین و سریع‌ترین راهکارها جهت کاهش هزینه‌ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان، به‌کارگیری نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک است. در همین راستا گروه مهندسی آی‌کن نیز اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک، به عنوان یکی از زیر سیستم‌های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین نموده است.

در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن، امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی‌های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود است. به علاوه معماری نرم افزار امکان مدیریت حجم بالای اطلاعات را برای کاربران فراهم می‌سازد و به دلیل این توانمندی ویژه، محصول نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن برای آرشیوهای تخصصی با حجم اسناد بالا توصیه می‌گردد.

کاربرد و امکانات کلی نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک آی‌کن

  • قابليت اعطاي سطوح دسترسي مختلف به كاربران در سامانه مدیریت اسناد
  • قابليت تعريف شناسنامه‌ی اطلاعاتي (نقشه، گزارش‌ها، پايان نامه، نقشه‌های جغرافيايي، مقاله، استانداردها، كتاب، CD، كاتالوگ، مجله)
  • قابليت تعريف شناسنامه‌ی اسنادي كه خارج از مجموعه ذكر شده باشند. مانند انواع فایل‌ها، اسناد و مدارك غير متعارف هر سازمان و يا شركت (توسط مدير سيستم)
  • قابليت تعريف فيلدهاي شناسنامه‌ای در فرم‌ها با قابليت جستجو بر روي شناسنامه‌ی فایل‌ها و اسناد
  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر در نرم افزار بایگانی اسناد
  • قابليت تعريف فيلد ويرايش نوع سند به صورت Text Box و يا Combo Box بر روي هر نوع مدرك و سند
  • قابليت ارتباط دادن شناسنامه‌ی اسناد و مدارك به طرح‌ها و پروژه‌های فعال و يا غير فعال سازماني
  • قابليت ارتباط دادن تعداد نامحدودي فايل، مدرك و سند به هر شناسنامه از مدارك
  • قابليت تعريف مکان‌های امضا براي تهيه كننده، تصويب كننده و... در ارتباط با هر فايل، مدرك و سند
  • قابليت ارجاع و ارسال فایل‌ها، اسناد و مدارك بين تيم فني و مديريتي به منظور مشاهده، تأیید، بايگاني و...
  • نگهداري فایل‌ها و اسناد بر روي سرور و به صورت متمركز در نرم افزار بایگانی اسناد
  • تعريف ساختار بايگاني، با قابليت تعريف زونکن‌های مختلف و درختي جهت نگهداري اسناد و مدارك
  • قابليت نمايش و ذخيره فایل‌ها بر روي سرويس گيرنده (Client) به صورت: فایل‌های با فرمت گرافيكي متعارف (JPG , BMP ,TIFF , GIF و...) که بر روي Client نصب شده باشد. مانند (Autocad و نرم افزارهاي طراحي صنايع مثل پالایشگاه‌ها و پتروشیمی‌ها و...)
  • قابليت انجام انواع جستجوهاي ساده و پيشرفته با امكان جستجوي تركيبي بر روي فيلدهاي شناسنامه‌ی فایل‌ها، اسناد و مدارك تعريف شده
  • مديريت حجم فایل‌های ضميمه در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک
  • قابليت ثبت وضعیت‌های مختلف اسناد و مدارك بايگاني مانند: رزرو، امانت اسناد و...
  • قابليت گردش اسناد موجود در آرشيو بر روي بستر اتوماسيون اداري آي كن

امنیت اطلاعات در سیستم بایگانی اسناد و مدارک

یکی از ویژگی‌های مهم در نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک، امنیت اطلاعات است. به نوعی که باید اطمینان حاصل شود که هدف اصلی استفاده از سامانه مدیریت اسناد یعنی ذخیره‌ی امن اسناد و مدارک سازمان، به درستی انجام می‌شود و تنها افراد مجاز به آن‌ها دسترسی دارند. برای این منظور، نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک باید دارای قابلیت‌های مختلفی باشد که امنیت اطلاعات را تضمین کند، مانند رمزنگاری، کنترل دسترسی، زمان‌بندی حذف اسناد و مدارک، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات و... به همین دلیل بسیار حائز اهمیت است که نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک دارای استانداردها و گواهینامه‌های امنیتی باشند.

امنیت اطلاعات در سیستم بایگانی اسناد و مدارک باید یکی از اولویت‌های اصلی در نظر گرفته شود تا از سوء استفاده یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری شود. به همین منظور سامانه مدیریت اسناد، با استفاده از رمزنگاری و مدیریت سطوح دسترسی، از اطلاعات حساس محافظت می‌کند و از دسترسی غیرمجاز کاربران جلوگیری می‌نماید که در نهایت همین امر منجر به کاهش هزینه‌های مربوط به تهدیدات امنیتی نیز می‌گردد.

اهمیت نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک برای سازمان‌ها

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک برای هر سازمان بسیار اهمیت دارد. خصوصاً امروزه که اکثر سازمان‌ها به دنبال حذف رویه‌های دستی و سنتی خود هستند و تمایل دارند از برنامه‌های نرم افزاری برای کاهش حجم کاری پرسنل و افزایش دقت و همچنین سرعت بخشیدن به کارها بهره ببرند. در نتیجه به‌کارگیری نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک برای ساماندهی به پرونده‌های فیزیکی و حل چالش‌های نگهداری از آن‌ها بسیار کاربردی است.

راه اندازی نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را به درستی ذخیره و مدیریت کنند، به اشتراک بگذارند و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. در واقع به‌کارگیری سیستم بایگانی اسناد و مدارک، باعث بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت اطلاعات می‌شود. همچنین، مدیریت صحیح اسناد و مدارک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مقررات و قوانین حاکم پیروی نمایند

آرشیو اسناد و مدارک در اتوماسیون اداری

یکی توانمندی های اتوماسیون اداری آی‌کن، در نظر گرفتن مرکز آرشیو اسناد و مدارک به صورت یکپارچه در دل اتوماسیون اداری است. بدین صورت که شما قادر خواهید بود اسناد و مدارک خود را به همراه شناسنامه مورد نیاز در داخل اتوماسیون اداری آرشیو کرده و از ساختار موتور گردش فرایندها نیز برای گردش پرونده‌ها بهره ببرید. یک مزیت دیگر کاهش تعداد سامانه های مورد نیاز کاربران است که خود موجب افزایش رضایت کاربران در سطح سازمان می‌گردد.

از دیگر امکانات نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک در اتوماسیون اداری آی‌کن، می‌توان به انواع مختلف جستجو در متون و تک‌تک فیلدهای فرم‌ها یا تفکیک فرم‌ها بر اساس موضوع تعیین شده اشاره نمود. در واقع با یک اتوماسیون اداری خوب، همه چیز در اختیار شماست. کافی است فقط یک عبارتی در قسمتی از سند مورد نظر وارد کرده باشید تا جستجو بر اساس همان عبارت امکان پذیر باشد و سند در اختیار شما قرار می‌گیرد و در تمامی امکانات، سطوح دسترسی نیز لحاظ می‌گردد. البته توجه داشته باشید که ما از دیدگاه یک کاربر و محدوده‌ی اختیاراتی که باید در اتوماسیون اداری داشته باشد بحث می‌کنیم نه تمام اطلاعات برای همه کاربران سازمان.

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک رایگان

استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک رایگان می‌تواند به شما کمک کند تا بخش محدودی از اطلاعات خود را به صورت منظم و سازماندهی شده نگهداری کنید. اکثر این نرم افزارها چنانچه معتبر باشند، معمولاً قابلیت‌هایی مانند ذخیره سازی و مدیریت فایل‌ها، جستجوی سریع و دسترسی آسان به اسناد، سهولت در اشتراک گذاری را برای کاربران فراهم می‌کنند، اما استفاده از قابلیت های مذکور، عموما با الزامات و محدودیت هایی همراه است و نمی تواند پاسخگوی نیاز یک کسب و کار حرفه ای و رو به رشد باشد.

با استفاده از یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک رایگان، شاید بتوانید در مدت زمانی محدود، اسناد خود را بر اساس موضوع، تاریخ، نوع فایل و... دسته‌بندی کنید تا به راحتی قادر به جست و جو میان آن‌ها باشید. همچنین در بعضی نرم افزار بایگانی اسناد، می‌توانید فایل‌های خود را در فضای ابری ذخیره کرده و در هر زمان و از هر کامپیوتر یا دستگاه دیگری به آن دسترسی پیدا کنید.
در نهایت توصیه می‌کنیم چنانچه به دنبال تهیه یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک رایگان هستید، حتماً آن را از منابع معتبر و قابل اعتماد تهیه کنید. چرا که اطلاعات کسب و کار شما به قدری ارزشمند است که نمی‌توان برای آن مبلغی را در نظر گرفت.

5/5 - (1 امتیاز)

سوالات متداول

رایج‌ترین سوالات در مورد نرم‌افزارهای آی‌کن. ما به مشتریان خود در هر لحظه کمک می‌کنیم!

وظایف یک نرم افزار مدیریت اسناد شامل ذخیره سازی امن اسناد و مدارک، مدیریت دسترسی‌های مجاز به اطلاعات، انطباق با استاندارهای امنیتی، سهولت در جست‌وجو و به طور کلی جلوگیری از هرگونه آسیب و تهدید برای از دست رفتن اسناد و مدارک است. به طور کلی، نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد خود را به صورت مؤثر و سازماندهی شده مدیریت کنند.

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا اسناد خود را بایگانی و سپس به صورت هوشمند مدیریت نمایند. به علاوه اینکه امنیت آن‌ها را نیز تضمین می‌کند. اما در روش‌های سنتی علاوه بر صرف هزینه و زمان زیاد، احتمال از بین رفتن این اسناد به مرور زمان وجود دارد و خبری از تعیین دسترسی‌های مجاز نیست.

با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد، کلیه اسناد و مدارک موجود در سازمان به راحتی قابل دسترسی و جستجو هستند که این امر باعث صرفه جویی در زمان، دوباره کاری و افزایش بهره وری کارکنان می‌شود. همچنین، در نرم افزار بایگانی اسناد، با امکان فراهم نمودن دسترسی آسان به مدارک، زمان صرف شده برای جستجو و بازیابی اطلاعات کاهش می‌یابد که در نهایت منجر به صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود.

تاکنون بیش از 3500 سازمان و کسب و کار معتبر به آی کن اعتماد کرده اند!

پخش ویدیو

سازمان حفاظت محیط زیست آذربایجان غربی

برزگری؛ رئیس اداره پژوهش و فناوری اطلاعات

محصولات مورد استفاده (از سال 1391 ):

اتوماسیون اداری
فرم ساز
پخش ویدیو

شرکت آب و فاضلاب روستایی خراسان شمالی

علی‌اصغر ملول؛ مدیر فناوری اطلاعات

محصولات مورد استفاده (از سال 1393 ):

اتوماسیون اداری
پخش ویدیو

شرکت صنعتی معدنی گل گهر سیرجان

فاطمه عباسی؛ کارشناس ارشد برنامه‌ساز

محصولات مورد استفاده (از سال 1394 ):

گردش کار و سرویس‌ها
گزارش ساز
اتوماسیون اداری
فرم ساز
در حال بارگذاری ...