امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.
از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.
در اين محصول امكان تعريف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونكن بندي قدرتمند و امكان تعريف بايگاني هاي متعدد با مجوزهاي دسترسي مختلف موجود مي باشد. به علاوه معماري نرم افزار امكان مديريت حجم بالاي اطلاعات را فراهم مي سازد و به دليل اين توانمندي ويژه، اين محصول براي آرشيوهای تخصصي با حجم اسناد بالا توصيه مي شود.
