نرم‌افزارهای مالی لزوما باید با رویکردی جامع نســبت به نیازهای حال و آینده مدیران مالی تولید گردد، این نرم‌افزارها با استفاده از فناوری روز و تجارب به دســت آمده از مشتریان طی چندین ســال، فرصت مناســبی را جهت پاسخ به نیازهای بخش مالی شــرکت‌ها و سازمان‌ها فراهم می‌سازد. امروزه هیچ ارگان و سازمانی را بدون یک سیستم مالی کارآمد نمی‌توان به‌درستی اداره نمود. در سالهای اخیر با توجه به دقت بالا و کوچک و ارزان بودن رایانه‌ها، کامپیوتر به ابزاری مهم در امور مالی تبدیل شده است.
باید بدانیم که رایانه‌ها ابزار کار هستند و به تنهایی در امور مالی مفید واقع نمی‌شوند مگرآنکه با اطلاع و آگاهی کامل از اصول و روش‌های مالی همراه باشد، استفاده از نرم‌افزار مالی در صورتی می‌تواند موثر باشد که تولیدکنندگان این نرم‌افزارها آگاهی کاملی از اصول و روش‌های آن و کاربرد رایانه داشته باشند و در غیر این صورت استفاده از آن نه تنها نتیجه مطلوبی نخواهد داشت بلکه می‌تواند زیان‌های جبران ناپذیری را به دنبال داشته باشد.
آغاز هر کسب و کاری، کار هیجان‌انگیزی است، اما به موفقیت رساندن آن مسئولیت دشواری می‌باشد. یک مدیر یا صاحب کسب و کار نمی‌تواند بالای سر هر پرسنل خود ایستاده و فعالیت آن ها نظارت کند. اما استفاده از نرم‌افزار مالی مناسب از جمله خزانه داری، مدیریت انبار و اموال، برنامه و بودجه ، حسابداری، نرم‌افزار بازرگانی و نرم‌افزار حقوق و دستمزد وگزارش‌گیری می‌تواند به سهولت و بدون صرف وقت زیاد مدیر را نسبت به تمام مسائل مالی شرکت آگاه کند. لازم به ذکر است که استفاده از نرم‌افزار می‌تواند کاربرد کاغذ را بهینه کرده و هزینه‌های اضافی را به صورت چشمگیری کاهش داد.
نکته ویژه سهولت کار کاربر با نرم‌افزار است. اصولا از نرم‌افزار خصوصا نرم‌افزارهای مالی و اداری جهت هرچه دقیق‌تر و راحت‌تر شدن کار استفاده می‌شود.
آیا شما به نرم‌افزار مالی نیاز دارید؟
یکی از بهترین تصمیماتی که صاحب کسب و کار می‌تواند بگیرد، سرمایه گذاری روی نرم‌افزار مالی می‌باشد. اما آیا این در مورد شما هم صدق می‌کند ؟ برای بعضی کسب و کارها، استفاده از نرم‌افزارهای سنتی خواسته آن مجموعه را برآورده می‌کند که البته باز هم در این گونه موارد، استفاده از نرم‌افزار تاکید شده و می‌تواند این نیاز را بهتر تامین نماید.
اما اگر هر یک از موارد زیر در نوع کسب و کار شما دخیل است، بنابراین سرمایه گذاری روی انواع نرم‌افزار مالی کار عاقلانه‌ای می‌باشد:
چرا باید از نرم‌افزارهای مالی استفاده کنیم؟
برای اطمینان از اینکه تمام عوامل هزینه و درآمد به خوبی مورد بررسی قرار می‌گیرد و زمانی که یک کسب و کار توسط بیش از یک نفر اداره می‌شود و فعالیت‌های شرکت افزایش می‌یابد و نیز با توجه به رشد هرچه سریعتر تکنولوژی و ضرورت استفاده بهینه از تمامی امکانات و زمان موجود برای داشتن یک رقابت کامل در بازار کار به یک سیستم نرم‌افزار مالی نیاز است.
ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار مالی با هدف ایجاد کارایی و اثربخشی در سازمان‌ها بایستی داشته باشد:
هزینه‌های نرم‌افزار جامع مالی
هزینه هر نرم‌افزار مالی، نسبت به امکانات و ویژگی‌هایی که ارائه می‌دهد متفاوت است. برخی از تولیدکنندگان نرم‌افزار از روش‌های حق عضویت ثابت ماهیانه یا سالیانه استفاده کرده ، برخی دیگر نیز نسخه‌هایی را با امکانات محدود بصورت رایگان ارائه کرده و به منظور توسعه امکانات نرم‌افزار، هزینه دریافت می‌کنند.
در پایان به این نکته ویژه می‌پردازیم که هزینه کردن در مورد نرم‌افزارهای مالی مناسب، سرمایه‌گذاری برای آینده شرکت و یا سازمان مربوطه است. هدف از این مباحث و اطلاعات آگاهی دادن به خریداران چنین نرم‌افزارهایی است که تحقیقات کامل نسبت به مشخصات آن‌ها به عمل آورند.
