نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ( BPMS )

نرم افزار استاندارد Bpms آی‌کن سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است که با برقراری ارتباط میان داده‌ها و ارائه ابزارهای کارآمد، بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد و نظارت و تحلیل چرخه فرآیندهای سازمان را ساده‌تر و آسان‌تر می‌کند. با استفاده از نرم افزار Bpms وظایف و امور تکرارپذیر خودکار انجام می‌گیرد و به این ترتیب با کمک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بازده عملیاتی سازمان ارتقا پیدا می‌کند. با انجام اتوماسیون بیشینه امور فرآیندها با حداقل خطا انجام می‌پذیرد و با شناسایی هر اشتباه یا انحراف احتمالی می‌توان از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری کرد که در نهایت موجب افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.

یکی از مهم‎ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت کسب و کار آی‌کن (استاندارد) دسترسی به گزارش فرآیندها و داده‎‌ها در هر مرحله و لحظه است؛ با مطالعه گزارش‌ها تحلیل هر فرآیند آسان‌تر و دقیق‌تر می‌شود و در نتیجه مدیریت پروسه پیچیده انجام کار ساده‌تر می‌شود.

مزیت‌های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ( BPMS )

دارای داشبورد مدیریتی

قابلیت استفاده کاربران از راه دور

سیستم کاملاً مبتنی بر Ajax

امکان استفاده از زیرفرآیندهای مختلف

شفاف‌سازی فرآیندهای سازمان (Visibility)

امکان ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی (سیستم ساز)

کاهش زمان پیاده‌سازی فرآیندها و ارائه خدمات جدید

تحلیل اثر ‌بخشی پرسنل درگیر در فرآیندهای کسب و کار

سادگی اعمال قوانین سازمانی در چرخه بهبود مستمر فرآیندها

دارای محیط تولید یکپارچه (Integrated Development Environment)

دانلود کاتالوگ

قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ( BPMS )

کاهش هزینه‎‌ها

نرم‎‌افزار مدیریت فرآیند کسب ‎و کار ICAN با حذف کاغذبازی‌‎ها و خودکار کردن فعالیت‌‎های تکرارپذیر، بازده عملیات سازمانی را ارتقا می‎‌دهد و در نتیجه هزینه‎‌ها به میزان چشم‌گیری کاهش می‌یابد. حذف گلوگاه‌‎ها، شناسایی و تصحیح خطاها و کاهش امور بی‌‎نتیجه از اولین پیامدهای استفاده از ICAN Standard BPMS است.

مدل‌سازی

با استفاده از زیرفرآیندِ پشتیبانی از استاندارد مدل‌سازی در نرم افزار استاندارد BPMS، امکان پیاده‌سازی مسیرهای موازی و شرطی ایجاد می‌شود تا در صورت نیاز هر بخش از سازمان ارائه شود.

تفویض اختیار

با توجه به چارت سازمانی امکان ارائه دسترسی‌های مختلف به بخش‌های مختلف نرم افزار Standard BPMS وجود دارد. مدیران هر بخش می‌توانند دسترسی‌های لازم را به هر یک کاربران این سامانه به سادگی و با فشردن یک دکمه ارائه دهند.

مانیتورینگ فرآیند کسب‌ و کار

مانیتورینگ عبارت است از فرایند جمع‌آوری و آنالیز سیستماتیک و استفاده از اطلاعات حاصل‌شده برای ردیابی یک فرایند در راستای دستیابی به اهداف خاص و یک راهنما برای تصمیمات مدیریتی. عملیات مانیتورینگ معمولاً روی تمام فرآیندها پیاده می‌شود. این ویژگی نرم افزار Standard BPMS امکان بررسی و تحلیل یک فرایند را ایجاد می‌کند (کی و کجا اتفاق می‌افتد، چه کسی باعث آن بوده است و به چند نفر می‌رسد).

بهره‌گیری از شاخص کلیدی عملکرد یا KPI

با استفاده از نرم افزار BPMS سازمان‌ها می‌توانند KPI هر بخش و تیم را اندازه‌گیری کنند. شاخص عملکرد کلیدی یا KPI نشان می‌دهد که فرد، تیم و به طور کلی سازمان تا چه اندازه به اهداف خود در مقیاس زمان مورد نظر رسیده است. هر سازمانی برای سنجش میزان دستاوردها در طول زمان مشخص می‌تواند از ICAN BPMS بهره‌مند شود.

بهره‌گیری از نظارت بر فعالیت کسب‌ و کار یا BAM

یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزار BPMS بهره‌مندی از نظارت خودکار BAM است. عبارت BAM که فرم اختصار Business Activity Monitoring را نشان می‌دهد، به معنای نظارت بر فعالیت کسب و کار است. برای سنجش BAM، سازمان BAM و نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرآیند کسب و کار ماژولی ازEAI ،ERP یا محصولات BPM در این سامانه پیاده‌سازی می‌شود تا سازمان بتواند سریع‌تر به فرصت‌ها و تهدیدهای جدید پاسخ دهد.

موتور جستجو پیشرفته و هدفمند بر اساس انواع داده‌ها در مستندات

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار استاندارد BPMS امکان جستجو در تمام سامانه است. کاربران می‌توانند براساس داده‌های موجود در این سامانه اطلاعات را طبقه‌بندی و جستجو کنند. این ویژگی از ثبت داده تکراری در سامانه جلوگیری می‌کند.

کاهش ریسک و خطاهای انسانی

سامانه BPMS آی‌کن با رویکردی سیستماتیک، ثبت رفتار کاربران و ثبت داده‎‌های فرم‌‎ها براساس سوابق و اطلاعات کاربری، داده‎‌های مرتبط بانک اطلاعاتی فرآیندها و گردش داده‎‌ها را مدیریت می‌‎کند. با کمک این نرم‎‌افزار می‌‎توان با ثبت‌ اطلاعات یا براساس محاسبات و وقایع حاصل‌‎شده سامانه‌های دیگر سازمان یا براساس شاخص‌‎های تعیین‎‌شده در فرآیند سازمان، داده‎‌ها را کنترل کرد.

یکپارچگی کارتابل

با امکان استفاده از زیرسیستم‌های مرتبط در نرم افزار مدیریت کسب و کار آی‌کن، می‌توان از کارتابل و به طور کلی از سیستمی یکپارچه بهره‌مند شد. نرم افزار bpms آی‌کن از استاندارد مدل‎‌سازی پشتیبانی می‌کند و مانعی در اتصال با دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها ندارد. یکی از خدمات گروه مهندسی آی‌کن نصب و آموزش این سیستم به کاربران است.

مشخصات فنی نرم افزار BPMS آی‌کن

امكان ثبت اطلاعات داده‌های فیزیکی همراه با جزئیات و مشخصات (شماره، تاريخ، موضوع، شرح، طبقه‌بندی در حوزه سازمانی مربوطه، ثبت عنوان فرستنده، گيرنده، توزيع‌كننده و ثبت‌كننده) و اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار برای پیگیری و ذخیره داده‌های فيزيكی
امكان ثبت رونوشت‌های نامه‌های سازمانی و ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصی كه نامه به وی ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام
امكان ثبت نامه‌های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف و همچنین ثبت پيوست‌های نامه در قالب متن، عكس، فيلم و صدا
امكان ايجاد ارتباط میان داده‌ها و قابلیت تهيه و چاپ رسيد براي ارائه به تحويل‌دهنده
امكان ذخيره داده‌ها و نامه‌ها در بايگانی الكترونيكی سازمان در زونكن مورد نظر

امكان ثبت مشخصات هر داده یا نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه‌ يا‌ شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و …
امكان ‌صدور داده‌ها یا ‌نامه ‌صادره ‌به ‌دستگاه‌هاي اجرائي و اشخاص (حقيقي‌ و حقوقي) با حفظ سابقه
جلوگيري اتوماتيك سيستم از ثبت مجدد داده‌‎ها و اسنادي كه از پیش ثبت شده
امكان ‌شماره‌گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‌گذاري موردنظر سازمان

امكان ايجاد طبقه بندي موضوعي ( موضوع اصلي و زير موضوع ) جهت پرونده‌هاي بايگاني
قابلیت تعریف و مدیریت فرایندهای کسب و کار با استفاده از رابط‌های کاربری گرافیکی
پیگیری و مانیتورینگ پیشرفت فرایندها در لحظه یا در بازه زمانی مورد نیاز
امکان تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها به افراد مختلف در طول فرآیندها

امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
امکان جمع‌آوری، ذخیره و تحلیل داده‌های مربوط به اجرای فرآیندها با استفاده از ابزارها و گزارش‌های مختلف
قابلیت اتوماسیون فعالیت‌ها و وظایف مختلف در طول فرآیندها با استفاده از قوانین و شروط تعریف شده
توزيع نامه‌هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‌هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل
امكان‌ تعريف ‌و ذخيره موضوع ‌و كليدواژه‌ براي ‌نامه ‌به ‌منظور عدم تايپ مجدد
امكان ‌ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده‌ كارتابل توسط افراد مجاز
امكان شماره‌گذاري نامه‌هاي‌ داخلي مطابق ساختار شماره‌گذاري سازمان
امکان جستجو بر اساس شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا اشخاص
امكان تهيه پيش‌نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات
امكان تايپ و ويرايش نامه‌ها در داخل برنامه
امكان تبديل پيش‌نويس تاييدشده به نامه
امکان تعیین مهلت اقدام برای هر فرآیند
امكان تعيين انواع پيوست‌هاي نامه

امكان ايجاد پرونده‌هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‌سازي نامه‌هاي مربوط در آن‌ها
اتخاذ اقدامات امنیتی برای حفاظت از اطلاعات حساس و محرمانه در طول اجرای فرآیندها
امكان ايجاد پرونده‌هاي كاركنان در كامپيوتر امكان بايگاني نمودن مكاتبات
امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم
امكان به گردش انداختن داده‌ها و نامه‌هاي بايگاني شده
امكان تعيين دسترسي براي پوشه‌هاي بايگاني

قابلیت اتصال به سیستم‌ها و زیرسیستم‌های جدید یا در حال جریان سازمان مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP) و …
تبادل داده و اطلاعات با سیستم‌های خارجی به صورت خودکار یا قابل تنظیم بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات
امکان تغییر و تعدیل فرایندها و قوانین آن‌ها بدون نیاز به تغییر در کد نرم‌افزار
قابلیت انطباق با نیازها و تغییرات متداول در فرآیندهای کسب و کار

مراحل ساخت فرایند در نرم‌افزار BPMS آی‌کن

تمامی مراحل ساخت فرآیند در نرم‌افزار BPMS از طراحی و مدلسازی گرفته تا توسعه، اجرا و پیاده‌سازی در گروه مهندسی آی‌کن انجام می‌گیرد. پس از راه‌اندازی مدیریت و مانیتورینگ و همچنین آنالیز و بهینه‌سازی به کاربران آموزش داده می‌شود. به طور کلی مراحل ساخت فرایند در نرم‌افزار BPMS آی‌کن شامل مراحل زیر می‌شود:

شناخت فرآیند

با دریافت سفارش ابتدا باید تیم طراحی شناختی کلی از فرآیند سازمان به دست آورند.

تحلیل فرآیند

با تحلیل فرآیند سازمان موردنظر و بررسی تمام مراحل، می‌توان گام بعدی را برداشت.

مدلسازی در BPMN2

پس از شناخت و تحلیل فرآیندهای سازمانی نوبت به مدلسازی در بستر BPMN2 می‌رسد.

پیاده‌سازی فرآیند

با پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرآیند ICAN و اتصال آن با دیگر زیرسیستم‌های فعال در سازمان، روش استفاده از این سیستم به کاربران آموزش داده می‌شود.

زیر سیستم‌های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ( BPMS )

نرم افزار فرم ساز Standard

نرم افزار گردش کار Standard

نرم‌ افزار گزارش ساز Standard

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

( Document archive )

سامانه میز خدمت الکترونیک

سوالات متداول درباره سامانه مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)

نرم‌افزار BPMS ابزاری کارآمد برای بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار است. در این بخش، به سوالات رایج و نکات مهم درباره این نرم‌افزار پاسخ داده شده است.

تحت وب طراحی شده است.

هر سازمانی که تمایل به بهبود فرآیندهای تجاری و بهره‌وی داشته باشد.

بله، با محدود کردن تاثیرات ناشی از نقض امنیتی از به خطر افتادن امنیت اطلاعات پیشگیری می‌کند.

بله، در هر بازه زمانی می‌توان گزارشی دقیق از فرایند مورد نظر گرفت و پروسه انجام کار را مدیریت و تحلیل کرد.

گروه مهندسی آی‌کن با تکیه بر تجربه، دانش روز و شناخت نیاز سازمان‌ها راهکاری درخور برای مشتریان ارائه می‌دهد.