سازمان مشتری و اتوماسیون اداری
امروزه در حالی صحبت از راهکار اتوماسیون اداری می‌شود که همزمان سازمان‌ها به بلوغ استفاده از راهکارهای جامع سازمانی رسیده اند و استفاده از امکانات اتوماسیون اداری برای کاربران آنها به یک فرهنگ سازمانی تبدیل شده است. هزینه های مربوط به تولید اسناد فیزیکی بالاتر رفته و جلوگیری از هزینه‌های اضافی با استفاده از راهکارهای سازمانی به ویژه اتوماسیون اداری یک امر ضروری است. کاربران در تمامی سازمان بر اساس یک چارت مشخص به اسناد دسترسی داشته و در هر لحظه می‌توان حجم کار انجام شده توسط هر کاربر را توسط اتوماسیون اداری مشاهده کرد. راهکار اتوماسیون اداری در جهت افزایش بهره‌وری کاربران سازمان در تولید و چرخش اسناد استقرار پیدا می‌کند. تعیین میزان دسترسی هر کاربر به اسناد در واقع استراتژی اصلی استفاده از اتوماسیون اداری است.
یکی از مفاهیم شناخته شده در اتوماسیون اداری مفهومی به نام کارتابل است. در واقع ساختاری مشخص در اتوماسیون اداری که به شما اجازه می‌دهد در دسته‌بندی‌های تعیین شده اسناد خود را مشاهده نمایید. دراینجا باید بیشتر در رابطه با مفهوم سند در اتوماسیون اداری صحبت کنیم؛چرا که این مفهوم ممکن است از دیدگاه‌های مختلفی مورد بحث قرار گرفته باشد. یک نگاه در اتوماسیون اداری تفکیک انواع اسناد تولید شده در قالب فرم‌ها، نامه‌ها، فایل‌ها و موارد دیگر است که می‌تواند تعدد این انواع ، ما را در مدیریت اسناد تولید شده دچار چالش کند. البته هنگامی که شما به ساختاری مجهز باشید که اجازه دهد هر نوع از سند را در قالب یک فرم ذخیره نمایید، در واقع نگاه یکسانی به اسناد دیجیتال داشته و محیط اتوماسیون اداری خود را کاربر پسندتر کرده‌اید. تحلیل‌های دقیق اتوماسیون اداری بر اساس نیاز واقعی کاربران متخصص در سازمان‌های بزرگ صورت گرفته است و بازه زمانی پایداری یک راهکار اتوماسیون اداری در دل سازمان‌ها مقدار کارایی راهکار را برای شما مسجل خواهد کرد.
سرعت و امنیت فرم‌ها در اتوماسیون اداری
نکته بسیار مهمی که در مورد کاربردی بودن یک اتوماسیون اداری مطرح می‌باشد،کاربر پسند بودن و در عین حال سرعت بالای آن در هنگام بارگذاری فرم‌ها است. فرم‌سازها قابلیت‌های بسیار خوبی در اتوماسیون‌های اداری هستند. یک فرم‌ساز در صورتی که عملکرد درستی داشته باشد و تکنولوژی و کدهای به کار رفته برای ساخت آن بهینه باشد، می‌تواند تا حد بسیار زیادی راهکار اتوماسیون اداری را برای سازمان شما به صورت سفارشی تدوین نماید. البته نکات قابل تاملی را در کنار این موضوع باید در نظر گرفت که به عنوان مثال عدم استفاده از فرم‌سازهای آماده و متن‌باز می‌تواند یکی از این موارد باشد. در عین حال اگر فرم‌سازی به صورت بومی توسعه داده شده باشد ؛ چه مقدار قابل اطمینان است ؟ آیا موارد امنیتی در طراحی و استفاده از آن رعایت شده است؟ در نهایت فرم‌سازی که به کاربران امکان چینش انواع فیلدهای اطلاعاتی را بدهد می‌تواند هر سربرگی را در اتوماسیون اداری ایجاد کرده یا فرم‌های بین راهکاری را به راحتی توسعه دهد. اتوماسیون اداری بدون فرم‌ساز از دید کاربران امروزی سازمان‌ها تقریبا منسوخ شده و غیرقابل استفاده می‌باشد.
موتور تولید فرآیند کسب و کار در اتوماسیون اداری
حال نگاهی به قسمت بسیار مهم یک اتوماسیون اداری داشته باشیم. بله، دقیقا موتور تولید فرآیندها همان مبحث مورد نظر در اتوماسیون اداری است. چرا باید موتور تولید فرآیند در دل یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار بگیرد؟ اسناد چه ارتباطی با موتور تولید فرآیندها دارند؟ آیا موتورهای تولید فرآیند متن باز راهکار مناسبی برای اتوماسیون‌های اداری هستند؟
سوالات فوق توجه ما را به نکته مهمی جلب می‌کند. اسناد، بدون گردش مفهوم ناقصی خواهند داشت زیرا اسناد در اتوماسیون اداری برای گردش به وجود می‌آیند. آنچه کاربران را در اتوماسیون اداری شکل می‌دهد نقش‌هایی است که در قالب پست‌های سازمانی به آنها نسبت می‌دهیم و در صورتی که این نقوش در اتوماسیون اداری نتوانند ارتباطی با یکدیگر داشته باشند، دیگر نیاز به تعریف و تعیین سطح دسترسی آنها نیست. اسناد در اولین گام به صورت دیجیتال وارد اتوماسیون اداری شده یا در آن ایجاد می‌شوند. این اسناد حاوی اطلاعات و پیام‌هایی هستند که باید در یک سیر تکاملی توسط کاربران مورد تایید و نظردهی قرار بگیرند تا فرآیندی به اجرا در بیاید. البته که موتور تولید فرآیند اسنادی که به صورت بومی تعریف می‌شود و سالیان سال در سازمان‌های بزرگ مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد، مطلوب مشتریان خواهد بود. موتور تولید فرآیندی که به کمک یک ویزارد با چینش امکانات و شروط در کمترین زمان ممکن اتوماسیون اداری را تبدیل به قلب کسب و کار شما کند. حال دیگر شما یک اتوماسیون اداری صرفا برای مکاتبات نخواهید داشت. اتوماسیون اداری که به موتور تولید فرآیند مجهز می‌شود، می‌تواند زیر سیستم‌های مختلفی را در دل خود تعریف نماید و بسیاری از نیازهای سازمانی مشتریان را پوشش دهد.
امنیت در موتور تولید فرآیند کسب و کار
نکته بسیار مهم در این میان وجود تاییدیه‌های امنیتی بر روی موتور تولید فرآیندهاست. موردی که به هیچ عنوان نمی‌توانید در راهکارهای متن باز آن را پیدا کرده یا در نهایت به آن اعتماد کنید. فرآیندها در اتوماسیون اداری بسیاری از کارها را به صورت اتوماتیک قابل اجرا خواهند کرد. بسیاری از ارجاعات با توجه به روال در نظر گرفته شده توسط اتوماسیون اداری صورت می‌گیرد و شما به راحتی می‌توانید مدعی بر صرفه‌جویی در هزینه و وقت سازمان باشید. بیش از صدها پروژه در اتوماسیون اداری به همراه موتور تولید فرآیندها انجام پذیرفته است و شما می‌توانید از نمونه‌های موجود در سازمان‌های مشابه الهام گرفته و تصویری از سازمان مدرن شده خود را تشکیل دهید.
اگر در انتخاب خود دقت نمایید، تا مرحله‌ای که سازمان خود را به واسطه یک اتوماسیون اداری پیشرفته متحول سازید فاصله زیادی نخواهید داشت. موتور تولید فرآیندهای اتوماسیون اداری باید قابلیت برقراری ارتباط با راهکارهای دیگر را هم داشته باشد. به عنوان مثال سازمان مشتری انتظار دارد بسیاری از فرم‌های خود را مانند حضور و غیاب در اتوماسیون اداری به اختیار داشته باشد و در عین حال فرآیند مورد نظر با راهکار حضور و غیاب ارتباط برقرار کرده و در نهایت آنچه کاربر به دست می‌آورد یک میز کار واحد و صرفه‌جویی در زمان است. این مورد به راحتی در یک اتوماسیون اداری بهینه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
آرشیو در اتوماسیون اداری
شاید جالب باشد اگر بدانید که یکی از تحلیل‌های صورت گرفته در رابطه با اتوماسیون اداری دیده شدن مرکز آرشیو اسناد به صورت یکپارچه در دل اتوماسیون اداری است. بله، دقیقا شما می‌توانید اسناد خود را به همراه شناسنامه مورد نیاز در داخل اتوماسیون ادرای آرشیو کرده و از ساختار موتور گردش فرآیندها نیز برای گردش پرونده‌ها استفاده نمایید. یک گام دیگر در کمتر استفاده کردن کاربران سازمان از راهکارهای متعدد است که خود موجب افزایش رضایت کاربران در سطح سازمان می‌گردد.
چه امکانات دیگری از اتوماسیون اداری انتظار دارید؟ انواع جستجو در متون و تک تک فیلدهای فرم‌ها یا تفکیک فرم‌ها بر اساس موضوع تعیین شده؟ همه چیز در یک اتوماسیون اداری خوب در اختیار شماست. کافی است فقط یک عنوان در قسمتی از سند مورد نظر وارد کرده باشید. همان عنوان برای شما قابل جستجو است و سند در اختیار شما قرار می‌گیرد. البته در تمامی امکانات سطوح دسترسی لحاظ می‌گردد. البته ما از دیدگاه یک کاربر و محدوده اختیاراتی که باید در اتوماسیون اداری داشته باشد بحث می‌کنیم نه تمام اطلاعات برای همه کاربران سازمان.
گزارشات در اتوماسیون اداری
امروزه گزارشات در سازمان‌ها آنقدر اهمیت پیدا کرده که بسیاری از تصمیمات منوط به وجود گزارشات دقیق و لحظه‌ای از راهکارها می‌باشد. البته نکته بسیار مهم اینکه بحث گزارشات اتوماسیون اداری با گزارشات جامع از تمامی راهکارهای سازمان یا همان داشبورد مدیریتی متفاوت است. در گزارشات اتوماسیون اداری تمرکز بر روی رفتار کاربران اتوماسیون اداری و مکاتباتی است که آنها انجام داده اند. البته گزارشات تلفیقی نیز می‌تواند فضای جالب آماری را برای تحلیل ایجاد نماید. تمامی این موارد اشاره‌ای به تعریف فرم و فرآیند در اتوماسیون اداری و نوع اطلاعاتی دارد که در انواع فیلدها وارد می‌کنید. هر چقدر کسب و کار خود را کامل‌تر تعریف کنید، گزارشات کاربردی بهتری را اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار خواهد داد. همانند دیگر امکانات اتوماسیون اداری، بخش گزارشات نیز شامل دسترسی‌هایی می‌شود که برای هر کاربر اتوماسیون اداری قابل تعریف است. البته معمولا دسترسی‌ها با توجه به نقش‌های تعیین شده در اتوماسیون اداری تعریف می‌گردند که می‌تواند با توجه به صلاح‌دید مدیریت سازمان به صورت سفارشی در نظر گرفته شود.
بیشترین زمان عموم کاربران یک سازمان در برنامه اتوماسیون اداری صرف می‌گردد و به همین لحاظ ما اعتقاد داریم در عین کاربردی بودن، سادگی و انعطاف پذیری در رابط گرافیکی اتوماسیون اداری یکی از شروط ماندگاری آن در سازمان مشتری است. سرعت بالای بارگزاری فرم‌ها یکی از مواردی است که به شدت با رضایتمندی کاربران ارتباط مستقیم دارد و موارد بسیار دیگری که شما می‌توانید در مورد آن نظر دهید. ما آماده‌ایم تا در صورت تمایل یک اتوماسیون اداری پیشرفته را با امکاناتی بی‌نظیر در اختیار شما قرار دهیم.
