سامانه مرخصی و ماموریت

ثبت و پیگیری هوشمند درخواست‌های مرخصی و مأموریت، از نیازهای اساسی واحد منابع انسانی در هر سازمانی است. به همین منظور سامانه مرخصی و مأموریت یکی از زیر مجموعه‌های مهم سیستم جامع منابع انسانی شناخته می‌شود که برای ایجاد شفافیت و سهولت در محاسبه دقیق و آنی کارکردهای پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سامانه برای ثبت انواع مرخصی و مشاهده مانده مرخصی و انواع مأموریت‌ها کاربرد دارد. با تعریف چارت سازمانی در سامانه مرخصی و مأموریت، قادر خواهید بود پس از ثبت درخواست مرخصی یا مأموریت، فرایندهای مرتبط با ساختار سازمانی خود را برای بررسی و یا تأیید و رد این موارد تعریف کنید. به علاوه اینکه امکان ثبت اتوماتیک درخواست‌های مرخصی و مأموریت را نیز برای سازمان فراهم می‌کند.

Screenshot 2023-02-27 at 9.06.02 PM
مزیت‌های سامانه مرخصی و ماموریت
شفافیت و عدالت
بهبود برنامه ریزی منابع انسانی
سرعت در پردازش اطلاعات
دقت بیشتر در ثبت مرخصی و مأموریت

قابلیت‌های سامانه مرخصی و ماموریت

  • امکان ثبت درخواست مرخصی،
  • امکان ثبت درخواست مأموریت،
  • امکان تعریف انواع مأموریت،
  • امکان تعریف دوره‌های کارکرد،
  • تعریف اطلاعات پایه حضور و غیاب، شیفت گروه‌ها، قوانین، مجوزها و...
  • امکان تعریف قوانین مجاز برای گروه‌ها و یا هر دسته از گروه‌ها،
  • قابلیت تعریف سطح دسترسی و مشخص نمودن افراد مجاز به لاگین در سامانه،
  • تعریف انواع نوبت‌های کاری بر اساس استاندارد قانون کار،

  • امکان مشخص نمودن نوع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی و...)
  • امکان درج توضیحات برای درخواست‌ها،
  • مشخص نمودن سقف مرخصی ماهانه/روزانه،
  • تعیین نحوه کاهش مرخصی روزانه از مانده اختصاصی،
  • محاسبه خودکار مانده مرخصی روزانه، استحقاقی و...
  • امکان تبدیل مرخصی روزانه استحقاقی به ساعت و محاسبه مانده مرخصی،
  • قابلیت ثبت قوانین و مجوزهای مأموریت،

  • امکان تعیین سقف مازاد حضور مجاز بعد و قبل از شروع موظفی،
  • امکان تعریف بازه شناوری مشخص در طی ساعات موظفی،
  • امکان محاسبه کسر کار با و بدون احتساب شناوری،
  • امکان تعیین میزان حداکثر تأخیر و تعجیل مجاز ماهانه/روزانه،
  • ارجاع خودکار درخواست مرخصی/ مأموریت به مقام مربوطه،
  • امکان ثبت انواع هزینه‌های مأموریتی،
  • دریافت گزارش‌های مانده مرخصی،
  • مشاهده انواع گزارش‌های مرخصی و مأموریت در کارکرد روزانه و ماهانه،

امکانات و قابلیت‌های سامانه مرخصی و مأموریت
  1. ثبت و مدیریت مرخصی و مأموریت کارمندان به صورت آنلاین و از راه دور
  2. امکان تعیین و تنظیم سقف مرخصی و مأموریت برای هر کارمند
  3. اعلام تأیید یا رد درخواست‌های مرخصی و مأموریت توسط مدیران
  4. امکان تولید انواع فرم‌های ثبت درخواست مأموریت مطابق با نوع مأموریت و الزامات سازمان
  5. امکان قرار دادن فیلدهای اختصاصی برای ثبت درخواست مأموریت از جمله پروژه، شماره قرارداد و …
  6. امکان ثبت مأموریت‌هایی که به صورت چند سفره لحاظ می‌شوند
  7. ثبت درخواست‌ فراهم نمودن ملزومات مأموریت از جمله بلیط، اسکان، غذا و...
  8. امکان ایجاد انواع گردش‌ها و فرایندهای خودکار مرتبط با درخواست مرخصی یا مأموریت
  9. امکان تهیه انواع گزارش‌های چاپی حکم مأموریت با طراحی اختصاصی سازمان و درج امضاهای مدیران ارشد
  10. قابلیت اتصال به سیستم‌های مالی و منابع انسانی سازمان
  11. قابلیت گزارش‌دهی دقیق و جامع در مورد مرخصی و مأموریت کارمندان
  12. امکان اعلام تقویم کاری و زمان‌بندی مرخصی و مأموریت به کارمندان
  13. امکان ثبت ملزومات تهیه شده برای مأموریت‌ها توسط متصدیان مربوطه
  14. ثبت عملکرد مأموریت پس از اتمام و برگشت روی درخواست اولیه‌ی ثبت شده
  15. امکان ثبت کلیه هزینه‌های صرف شده بابت مأموریت در فرم‌های مخصوص
  16. قابلیت ثبت فرم صورت‌ جلسات و رسیدهای انجام کار در سامانه مأموریت
  17. پشتیبانی از سیستم‌های پردازش حقوق و دستمزد کارمندان
  18. امکان ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها به کارمندان در مورد مرخصی و مأموریت آن‌ها
  19. امکان اتصال به سامانه‌ حضور و غیاب برای ثبت دقیق زمان‌های مرخصی و مأموریت
  20. امنیت بالا در ثبت و پردازش اطلاعات کارمندان در مرخصی و مأموریت

نکات امنیتی در استفاده از سامانه ثبت مرخصی و مأموریت

  • ذخیره سازی امن: اطمینان از امنیت و حفظ حریم خصوصی اطلاعات کارکنان در سامانه ثبت مرخصی و مأموریت بسیار حائز اهمیت است. به همین دلیل است که دیگر ثبت دستی و استفاده از کاغذبازی‌ها منسوخ شده است. در نتیجه سامانه مرخصی و مأموریت به منظور مدیریت اطلاعات کارکنان، آن‌ها را مطابق با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های امنیتی در فضایی امن ذخیره سازی می‌نماید.
  • سطح دسترسی: تعیین سطح دسترسی مبتنی بر نقش نیز یکی دیگر از نکات امنیتی در سامانه مرخصی و مأموریت است. به‌طوریکه برای جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز، تنها افرادی که دارای مجوز هستند باید امکان دسترسی به سامانه مرخصی و مأموریت را داشته باشند و مدیر سیستم می‌تواند نقش‌ها و مجوزهای دسترسی را با استفاده از سامانه ثبت مرخصی و مأموریت به دقت تعیین کند.
  • اتصال به سایر برنامه‌ها: مورد دیگر امکان اتصال به سایر برنامه‌های موجود در سازمان مانند منابع انسانی و مالی است. به عنوان مثال، اگر یک کارمند مرخصی بگیرد، سامانه مرخصی و مأموریت می‌تواند این اطلاعات را به نرم افزار منابع انسانی ارسال کند تا در سیستم حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کارمندان بازتاب یابد. همچنین، این سامانه می‌تواند اطلاعات مربوط به مرخصی و مأموریت را به سیستم جامع مالی سازمان ارسال کند تا سند هزینه‌های مربوط به مرخصی و مأموریت در سیستم حسابداری ثبت شود. به طور کلی، این اتصالات و ادغام داده‌ها بین سامانه ثبت مرخصی و مأموریت، نرم افزارهای مالی و منابع انسانی می‌تواند به بهبود کارایی و دقت در پردازش اطلاعات کمک کند که باعث جلوگیری از ورود دستی یا دوباره کاری می‌شود و احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
  • آموزش کارکنان و پشتیبانی: آموزش کارکنان در خصوص استفاده صحیح از سامانه مرخصی و مأموریت و پیروی از دستورالعمل‌ها و سیاست‌های امنیتی نیز از نکات امنیتی بسیار مهم محسوب می‌شود. به گونه‌ای که هرگونه خطای انسانی در هنگام استفاده از سامانه مرخصی و ثبت مأموریت به حداقل برسد. در نهایت نیز نصب و به‌روزرسانی نرم ‌افزارها و سیستم‌ها با هدف پشتیبانی از امنیت و جلوگیری از حملات سایبری بسیار حائز اهمیت است که باید مورد توجه قرار گیرد.

تأثیر سامانه مرخصی و مأموریت بر بهره‌وری سازمان‌ها

با توجه به توسعه سازمان‌ها و افزایش در جذب نیروی انسانی، یکی از معضلات اصلی آن‌ها، انجام فرایند درخواست‌های مرخصی و مأموریت به شکل دستی و کاغذی است که منجر به صرف هزینه‌های گزاف و اتلاف وقت در دریافت پاسخ تأیید یا رد درخواست‌ها می‌شود. از این رو سامانه مرخصی و مأموریت می‌تواند برای کارمندان امکان ثبت آنلاین مرخصی‌ها و مأموریت‌ها را فراهم کند. این فرایند ثبت و پیگیری مرخصی و مأموریت به صورت خودکار، باعث بهبود سازماندهی و برنامه‌ریزی منابع انسانی در سازمان می‌شود.

همچنین با استفاده از سامانه ثبت مرخصی و نرم افزار مأموریت، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا به بهبود چشمگیری در پایش حضور و غياب کارکنان، تعيين نيروي جایگزین، برآورد هزينه‌های مأموریت، بهبود نظارت بر عملکرد کارکنان، و بهبود فعاليت‌ها و پروژه‌های سازمان دست يابند که در نتیجه به رشد عملکرد سازمان در حوزه منابع انسانی کمک خواهد کرد.

قطعاً به خوبی می‌دانیم که سامانه مرخصی و مأموریت این قابلیت را برای کارمندان فراهم می‌کند تا اطلاعات خود را به صورت دقیق و بدون اشتباه در نرم افزار مأموریت ثبت کنند، که این موضوع می‌تواند به جلوگیری از خطاها و اشتباهات در پردازش اطلاعات منجر شود. همچنین با استفاده از سامانه مرخصی و مأموریت، اطلاعات به سرعت پردازش می‌شود که می‌تواند چابکی بیشتر را به همراه داشته باشد. نکته مهم این است که سامانه ثبت مرخصی می‌تواند به افزایش شفافیت و عدالت در اعطای مرخصی کمک کند که این موضوع می‌تواند به افزایش رضایت و تعهد کارکنان منجر شود و بهره وری و عملکرد آنان را بهبود بخشد.

گزارش گیری در سامانه ثبت مرخصی و مأموریت

با سامانه مرخصی و مأموریت، مدیران می‌توانند به راحتی مرخصی‌های پرسنل را مدیریت کنند و از طریق یک پنل کاربری ساده و کارآمد، درخواست‌های مرخصی را تأیید یا رد کنند. این سامانه قابلیت تنظیم محدودیت‌های مرخصی برای هر پرسنل را داراست و همچنین امکان ثبت مأموریت‌های پرسنل را نیز فراهم می‌کند.

گزارش‌های مربوط به ثبت مرخصی و مأموریت می‌توانند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه تهیه شوند. برای ثبت و گزارش‌گیری دقیق از سامانه مرخصی و مأموریت، نرم افزار‌های مدیریت منابع انسانی و نرم افزار‌های حضور و غیاب کارکنان باهم ارتباط می‌گیرند، به طوری که به صورت خودکار اطلاعات را جمع‌آوری کرده و امکان تولید گزارش‌های مختلف را فراهم می‌کنند.

همچنین، این سامانه قابلیت گزارش‌دهی جامع را داراست که به مدیران اجازه می‌دهد تا به راحتی اطلاعات مربوط به مرخصی‌ها و مأموریت‌های پرسنل را از نرم افزار مأموریت دریافت و مشاهده کنند و برای تصمیم‌گیری‌های منطقی‌تر و هوشمندانه‌تر در حوزه مدیریت منابع انسانی از آن بهره ببرند. به طور کلی، داشبورد گزارش‌دهی سامانه مرخصی و نرم افزار مأموریت، امکانات و ویژگی‌های مناسبی برای مدیریت مرخصی و مأموریت پرسنل را فراهم می‌کند و باعث بهبود عملکرد و بهره وری در سازمان‌ها می‌شود.

4/5 - (4 امتیاز)

سوالات متداول

رایج‌ترین سوالات در مورد نرم‌افزارهای آی‌کن. ما به مشتریان خود در هر لحظه کمک می‌کنیم!

بله. کلیه دسترسی‌ها در سامانه مرخصی و مأموریت بر پایه نقش کاربر بوده و علاوه بر این، با اتصال مستقیم و یکپارچگی نرم افزار مأموریت با سایر سیستم‌های مرتبط، اطلاعات مأموریت به صورت خودکار و بدون دخالت کاربر به بخش مالی و حسابداری منتقل خواهد شد. بدین ترتیب ریسک خطاهای ناشی از اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد.

دریافت انواع گزارش‌ها از سامانه مرخصی و مأموریت آی‌کن، این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا مانده مرخصی پرسنل و همچنین گزارش کارکرد و ورود و خروج آن‌ها را از سیستم دریافت کنند. این گزارش‌ها به خوبی نشان می‌دهند که یک کارمند تا چه حد به قوانین سازمان در خصوص حضور به موقع و انضباط روی تردد، پایبند بوده است.

بله چنانچه از سیستم تحت وب آی کن برای ثبت مرخصی و مأموریت خود استفاده کنید، قادر خواهید بود در هر زمان و به وسیله هر دستگاهی از جمله تلفن همراه یا تبلت که به اینترنت متصل باشد، به این سامانه دسترسی داشته باشید.

تاکنون بیش از 3500 سازمان و کسب و کار معتبر به آی کن اعتماد کرده اند!

پخش ویدیو

سازمان حفاظت محیط زیست آذربایجان غربی

برزگری؛ رئیس اداره پژوهش و فناوری اطلاعات

محصولات مورد استفاده (از سال 1391 ):

اتوماسیون اداری
فرم ساز
پخش ویدیو

شرکت آب و فاضلاب روستایی خراسان شمالی

علی‌اصغر ملول؛ مدیر فناوری اطلاعات

محصولات مورد استفاده (از سال 1393 ):

اتوماسیون اداری
پخش ویدیو

شرکت صنعتی معدنی گل گهر سیرجان

فاطمه عباسی؛ کارشناس ارشد برنامه‌ساز

محصولات مورد استفاده (از سال 1394 ):

گردش کار و سرویس‌ها
گزارش ساز
اتوماسیون اداری
فرم ساز
در حال بارگذاری ...