پورتال سازمانی طراحی‌شده در سیستم ICAN Enterprise BPMS، شامل مجموعه‌ای از فرم‌های از پیش تعریف‌شده در سیستم است كه كاربر از طریق آن وارد سیستم شده و نسبت به تهیه نمونه‌های جدید از فرم‌های سازمان و اجرای فرآیندهای مربوطه اقدام می‌نماید.
كلیه فرم‌های پورتال به صورت كامل قابل سفارشی‌شدن و تغییر توسط كاربران توسعه‌دهنده سیستم می‌باشند، یعنی كاربران می‌توانند هرگونه تغییری را در آنها داده و آن را مطابق با نیاز سازمان بازنویسی نمایند.
پورتال چیست؟
پورتال پایگاهی است بر روی وب که به تبادل اطلاعات با کاربران می‌پردازد. پورتال اطلاعات را از منابع مختلف جمع‌آوری و به کاربران خود ارائه می‌دهد تا آنها نیازهای خود حول محور اصلی فعالیت پورتال را بصورت مجتمع در یک پایگاه واحد بدست آورند.
کلمه Portal در فرهنگ لغت به معنای دریچه و درگاه ترجمه شده است. اما در هنگام استفاده در دنیای فناوری اطلاعات، پورتال درگاهی است به دنیایی مجازی که کاربر در آن می‌تواند تمام نیاز مرتبط خود با موضوعی که پورتال پوشش می‌دهد را برآورده سازد. برای مثال در پورتال یک بانک، کاربر می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به وضعیت حساب بانکی خود و واریزی‌ها و دیگر تراکنش‌های بانکی خود را رصد نماید و فعالیت‌های مرتبط را انجام دهد.
پورتال می‌تواند تمامی امکانات و خدمات پیش‌بینی‌شده را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم سازد.
انواع پورتال
دسته‌بندی بر اساس محتوا
در این دسته‌بندی باید به این سوال پاسخ داد:
چه سیستم و اطلاعاتی توسط پورتال ارائه می‌‌‌شوند؟
- ۱. پورتال‌های اطلاعاتی (Information Portal): پورتال‌هایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش میدهند.
- ۲. پورتال‌های کاربردی (Application Portal): پورتال‌هایی هستند که بیشتر ارائه‌دهنده سرویس هستند.
دسته‌بندی بر اساس مخاطب
در این دسته‌بندی باید به این سوال پاسخ داد:
مخاطب پورتال چه کسی است؟
- ۱. پورتال افقی (Horizontal Portal / Hortal): ارائه دهنده اطلاعات و سرویس‌های مختلفی است و افراد مختلف را پاسخگو میباشد. به عنوان مثال پورتالی که در آن خرید و فروش کالاهای مختلفی صورت می‌‌‌گیرد.
- ۲. پورتال عمودی (Vertical Portal / Vortal): بر روی عناوین خاص و یا سرویس‌های خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی میباشد. به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محصولات یک صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می‌‌‌یابد.
پورتال‌ها بر خلاف وب‌سایت‌ها به منابع و پایگاه‌های مختلف متصل هستند و دائما با آنها در حال تبادل اطلاعات بوده و در نهایت اطلاعات مورد نیاز کاربران خود را بصورت دسته‌بندی‌شده ارائه میدهند. البته این بدین معنا نیست که خود هیچ‌گونه اطلاعاتی منتشر نمی‌کنند، بلکه پورتال‌ها خود نیز قابلیت انتشار اطلاعات سازمان یا شرکت خود را دارند و در صورت لزوم با سایر پورتال‌ها به اشتراک می‌گذارند.