۶ اسفند ۱۳۹۶ اخبار آی کن۰ نظر
نرم افزار ERP چیست و چه مزایایی برای سازمان ها دارد؟

نرم افزار ERP مخفف کلمات Enterprise Resource Planning می باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا سیستم ERP یک سیستم فرایند محور است که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در سازمان ها و کسب و کار ها دارد. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی در قالب نرم افزاری مبتنی بر پایگاه داده های یکپارچه عمل می کنند. پیاده سازی و استفاده از نرم افزار ERP معمولا چهار هدف عمده را در سازمان ها محقق می کند. این اهداف شامل موارد زیر می باشد.

  • کاهش هزینه های بخش فناوری اطلاعات
  • افزایش کارایی فرایند تجاری سازمان
  • استاندارد سازی فرایند های سازمان
  • تسریع کننده نوآوری های سازمان در حوزه فرآیندهای تجاری

از ویژگی های نرم افزار ERP می توان به سازمانی بودن نرم افزار برای یکپارچه سازی ها اشاره داشت که قادر است در حوزه های مختلف عملیاتی و مدیریتی کلیه فرایند ها را یکپارچه نماید. سیستم ERP شامل حوزه های مختلفی از جمله تدارکات، خرید، فروش، تولید، نگهداری، بازاریابی، تعمیرات، منابع انسانی و مالی می باشد. همه این بخش ها در برنامه ERP به یکدیگر مرتبط هستند. همچنین از دیگر ویژگی این دسته نرم افزارها می توان به قابلیت زیر مجموعه داشتن آن اشاره داشت که یک سیستم ERP می تواند دارای چندین زیر مجموعه مختلف نیز باشد.

مفهوم یکپارچگی در نرم افزار ERP

برای مشخص شدن معنی یکپارچگی ERP باید گفت که این سیستم ها به گونه ای برنامه ریز شده اند که هر گونه اطلاعات مشابه را تنها یکبار در سیستم ثبت می کنند و از ثبت کردن پیاپی یک اطلاعات در بخش های مختلف جلوگیری می شود. در نتیجه ی این عمل کار ها تسریع شده و از افزونگی زیاد داده ها و سردرگمی افراد سازمان می کاهد. به طور مثال در صورتی که در سیستم ERP ما یک اطلاعات را برای یک بخش که مناسب آن کار است وارد کرده باشیم، در دیگر بخش ها نیز این اطلاعات قابل استفاده و مشاهده خواهد بود.

برای مثال می توان به ثبت کردن اطلاعات یک فرد در سیستم اشاره داشت که این اطلاعات می تواند توسط قسمت های تدارکات ، منابع انسانی ، تولید و… نیز قابل استفاده می باشد. همچین باید گفت که از اطلاعات ثبت شده در نرم افزار ERP می توان برای بخش های مختلفی به صورت تجاری، پرسنلی، مالی استفاده کرد. پس در صورتی که برای شرکت خود به دنبال یک سیستم یکپارچه ساز با این مشخصات هستید، استفاده از نرم افزار ERP برای شما بسیار سودمند خواهد بود که گروه و شرکت خود را به صورت بهینه و یکپارچه مدیریت کنید.

فرایند محور بودن نرم افزار ERP به چه معنا است؟

یکی از ویژگی های اصلی و جدا نشدنی سیستم ERP فرایند محور بودن آن است، که ما را در رسیدن به چهار هدف اصلی ERP که در ابتدای این مقاله نیز به آن اشاره شده است یاری می کند. توجه داشته باشید که ممکن است یک سیستم به صورت یکپارچه طراحی شده باشد ولی فرایند محور نباشد، ولی ساختار نرم افزار ERP به دلیل تحقق چهار هدف اصلی گفته شده به صورت فرایند محور عمل می کند.

برای بازتر شدن این موضوع بهتر است با یک مثال این قسمت را توضیح دهیم ، به طور مثال در نرم افزار ERP وقتی که به وسیله یکی از کارمندان درخواست کالا ثبت شود، درخواست کارمند باید از قسمت های مختلفی همچون تدارکات، بخش مالی، انبار، مدیریت و پرداخت عبور کند، تا از موجود بودن کالا و اثبات واریزی توسط بخش مالی مطلع شویم.

در صورتی که ما از نرم افزار ERP استفاده کنیم، می توانیم با بررسی یک پرونده حسابداری و کلیک کردن بر روی آن، تمامی اتفاقاتی که برای ثبت درخواست کالا توسط بخش های مختلف سازمان ایجاد شده است را مشاهده کنیم و روند کلی آن را به سرعت و دقت ارزیابی نماییم. سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی بر اساس یک ساختار تعریف شده طراحی می شوند و معمولا یک دیتابیس مرکزی و مشترک دارند. به همین دلیل می توان اطلاعات مختلف را در هر بخش از سازمان در اختیار داشت.

مالی در نرم افزارERP

قسمت مالی در نرم افزار ERP تمامی بخش هایی که به نحوی با بخش مالی در ارتباط می باشند را به صورت کامل پوشش دهی کند. علت وجود این پوشش دهی به دو هدف اولیه اصلی ما در استفاده از این سیستم ها بر می گردد.

در صورتی که ما بخواهیم هزینه های مالی خود را در حوزه های مختلف کاهش دهیم در نتیجه کارایی و بهره وری سازمان نیز افزایش پیدا میکند. در بخش مالی در یک نرم افزار ERP تمامی تراکنش های مالی جهت مدیریت بهتر قابل دستیابی می باشد و با ورود به بخش مالی می توانید تمامی مواردی که برای بخش پرداخت و حسابداری و … صورت گرفته شده است را مشاهده کنید.

در نتیجه ما برای یک هر سازمانی با ابعاد مختلف نیازمند یک بخش مالی و نرم افزار ERP برای مدیریت و مشاهده موثر بودن کار های سازمان هستیم. به صورت کلی باید گفت که در سیستم ERP تمامی اتفاقاتی که باعث ایجاد یک وضعیت مالی می شود را از ابتدا تا انتها، می توان ارزیابی و بررسی نمود.

ویژگی های سیستم های ERP

  • از دلایل اصلی استفاده از سیستم ERP می توان به کاهش هزینه ها اشاره کرد. این کاهش هزینه می تواند شامل کنترل کردن موجودی های انبار، هزینه های حسابداری، عملیات، وقایع مالی و بازاریابی، کاهش هزینه‌های سفارش، کاهش هزینه تولید، کاهش هزینه‌های نگهداری سوابق و همچنین پشتیبانی باشد.
  • نرم افزار ERP به صورت یک سیستم یکپارچه بوده و قسمت های مختلف این سیستم با یکدیگر در ارتباط می باشند و شما می توانید حتی یک تراکنش مالی را به صورت ریز شده داشته باشید و نحوه ثبت آن را مشاهده کنید. که این موضوع در قسمت حسابداری و مالی نرم افزار ERP امکان پذیر خواهد بود. به طور کلی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان موجب ایجاد یکپارچگی سازمانی از نظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در بخش های مختلف می شوند.
  • نرم افزار ERP به علت اینکه یک سیستم جامع برای مدیریت یک سازمان است، می تواند یک پایه قوی و عالی را برای داشتن انبار داده های شما ایجاد نماید تا شما بتوانید به اطلاعات مورد نظرتان که می تواند برای بخش های مختلف باشد، به صورت خیلی سریع و دسته بندی شده دسترسی داشته باشید و بهترین تصمیمات را برای برنامه ریزی سازمان در راستای اهداف آن قسمت اتخاذ کرده و همه جیز را بهتر کنترل و مدیریت نمایید.
  • در ویژگی های اصلی قرار داده شده در نرم افزار ERP می توان به قابلیت برنامه ریزی داشتن کامل در یک سازمان اشاره داشت که بخش های مختلف سازمان در نرم افزار ERP می تواند به هماهنگی های لازم دست پیدا کنند و با یک دیگر در ارتباط باشند. در نتبجه منجر به بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندها می شود.
  • شما می توانید با استفاده از ERP به صورت قدرتمند بر روی بهبود کارآیی فرآیندها در جهت سود دهی بیشتر، افزایش شفافیت فرایند برای مشتری و افزایش رضایت مشتری کار کرده و به صورت هدفمندتر نسبت به گذشته اقدام نمایید.

تفاوت سیستم های‌ مدیریت اطلاعات (MIS) با ERP در چیست؟

  • همانطور که مشخص است برای یک سازمان هم می توان از یک سیستم مدیرت اطلاعات استفاده کرد و هم می توان برای این سازمان از سیستم ERP استفاده نمود. در این قسمت قصد داریم تفاوت این دو سیستم را برای شما بیان کنیم تا برای سازمان خود بهترین انتخاب را داشته باشید.
  • از اولین تفاوتی که این دو سیستم با یکدیگر دارند بسته های نرم افزاری است. در ERP این بسته ها به صورت مرتبط و مجتمع هستند و علت این موضوع یکپارچگی سیستم هایERP است. این در حالی است که سیستم MIS ممکن است دارای بسته های نرم افزاری مرتبط و مجتمع نباشد و در نتیجه به صورت یکپارچه عمل نکنند.
  • مورد بعدی نحوه تهیه بسته های نرم افزاری است، که بسته های نرم افزار ERP درون یک سازمان ایجاد می شود که باعث ایجاد یک بهینه سازی مناسب در هزینه ها و عملکر کلی سازمان می شود.
  • تفاوت اصلی ERP با سیستم های مدیریت اطلاعات بر اساس فرایند های مشخص شده است. این موضوع به این صورت است که در ERP می توانیم فرایند های کسب و کار را مشخص کنیم ولی در MIS باید وظایف کسب و کار مشخص گردد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به صورت فرایند محور است، در صورتی که سیستم های مدیریت اطلاعات لزوما این گونه نیستند.
  • در ادامه نیز باید گفت که MIS می تواند مرکز داده باشد ولی ERP به صورت یک پایگاه داده مرتبط و هماهنگ عمل می کند.

چرا در سازمان خود از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده کنیم؟

  • امروزه با پیشرفت پیدا کردن تکنولوژی و با بهینه تر شدن کار ها استفاده از نرم افزار های مختلف مدیریتی برای کاهش دادن هزینه ها از الزامات می باشد. استفاده از نرم افزار ERP در سال های اخیر بسیار محبوب شده و پر طرفدار شده است.
  • استفاده کردن از نرم افزار ERP موجب می شود تا فرایند های یک سازمان استاندارد سازی شده و سرعت کارها نیز افزایش پیدا کرده و در نتیجه سازمان دارای وضعیت بهینه تری نسبت به قبل باشد.
  • با استفاده کردن از ERP اطلاعات عملیاتی یک سازمان را یکپارچه می کنید و خیلی سریع تر کار های لازم اجرایی سازمان را توسط کارمندان خود پیش می برید.
  • از دیگر قسمت هایی که در بخش ERP دارای اهمیت می باشد، قسمت مالی است، می توانید با یکپارچه سازی بخش مالی یک سازمان از کاهش هزینه ها برخوردار شوید.
  • همچنین بخش اطلاعات مشتری نیز در نرم افزار ERP یکپارچه است. در نتیجه قسمت های مختلف سیستم و بخش های مختلف می توانند به اطلاعات مشتری ثبت شده، دسترسی لازم را داشته باشند. ( به طور مثال بخش مالی و سفارشات می توانند به اطلاعات مشتری ثبت شده دسترسی های لازم را داشته باشند.)
  • میتوانید با استفاده از نرم افزار ERP اطلاعات مناسب سازمان و یا شرکتی که در آن هستید را به صورت استاندارد و قابل استفاده دراورید.
  • به طور کلی باید گفت ، در صورتی که شما دارای یک سازمان در هر ابعادی هستید که باید بخش های مختلف این سازمان در ارتباط باشند، استفاده از نرم افزار ERP برای شما الزامی خواهد بود تا کارهای سازمان بهبود پیدا کرده و در راستای اهداف سازمانی خود پیش روید.
0 0 رای
رتبه بندی متن
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 دیدگاه
بازخورد درون خطی
مشاهده همه نظرات
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x