شاید نام ERP زیاد به گوشتان خورده باشد. اما واقعا می‌خواهید بدانید سیستم ERP چیست؟ امروزه، کسب‌وکارهای بیشتری تمایل دارند راه‌حلی برای صرفه‌جویی در هزینه ها، منابع انسانی و مدیریت کسب و کار به کار بگیرند. یکی از رایج‌ترین راهکارها استفاده از سیستم‌های ERP است.
این نرم‌افزار یک کسب‌وکار را به طور کامل به دنیای دیجیتال تبدیل می‌کند. ERP یک راهکار نرم‌افزاری است که توسط همه انواع صنایع و مشاغل مورد استفاده قرار میگیرد. چه در حال اداره یک سازمان کوچک باشید یا شرکت‌های بزرگ، اگر بدانید مزایای ERP چیست، باور پیدا خواهید کرد که یکی از بهترین ابزار موجود برای دستیابی به هدف کارآمدی هر سازمانی است.
ERP چیست؟
نرم افزار ERP مخفف Enterprise Resource Planning نوعی « برنامه سازمانی » در نظر گرفته می‌شود که برای برآوردن نیازهای نرم‌افزاری یک سازمان و بهبود عملکرد کسب و کار طراحی شده است.
سیستم‌هایERP معمولاً تمام جنبه‌های عملیات کسب‌وکار را پوشش می‌دهند. نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی را می‌توان برای خودکارسازی و ساده‌سازی فعالیت‌های فردی در سراسر یک کسب و کار یا سازمان، مانند حسابداری و تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت ریسک، انطباق، و عملیات زنجیره تأمین استفاده کرد.
عملکرد و اجزای اصلی سیستم‌های ERP چیست؟
اگر عملکرد ERP را بشناسید بهتر خواهید دانست ERP چیست. حوزه‌های عملکرد معمول نرم افزار ERP شامل مدیریت موجودی ( تدارکات، مدیریت انبار، برنامه‌ریزی )، برنامه‌ریزی و کنترل تولید و یا حسابداری مالی و صورت‌حساب، حسابداری هزینه، کنترل خرید/ فروش و بازاریابی، مدیریت فایل‌های اصلی، مدیریت داده‌های محصول و مدیریت اسناد است.
یک سیستم ERP با کاهش تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای بهینه فرایندها کار می‌کند. آن هم در حالی‌که همچنان سودآوری و بهبود کسب‌وکار را تضمین می‌کند. سیستم ERP با سایر برنامه‌های کاربردی متفاوت است؛ زیرا به دیگر ماژول‌های سازمانی شما اجازه می‌دهد تا با یک پایگاه‌داده کار کنند. این سیستم داده‌ها را از بخش‌های مختلف کسب‌وکار جمع‌آوری می‌کند و در یک مکان مرکزی قرار می‌دهد تا در دسترس کارکنانی که به آن نیاز دارند، قرار گیرد.
رایج‌ترین و اصلی‌ترین اجزای ERP به شرح زیر است:
- منابع انسانی ( مدیریت کارکنان معمولاً بالاترین اولویت و جزء برجسته ERP است )
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- هوش تجاری (BI)
- مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
- مدیریت موجودی
- مدیریت مالی/ حسابداری
ویژگی و مزایای نرم‌افزار ERP
- مزیت رقابتی:
پیاده‌سازی نرم افزار ERP به شما کمک می‌کند تا از رقبا جلوتر حرکت کنید، زیرا دیگر در معرض خطر اشتباه های پرهزینه کسب و کار قرار نمی‌گیرید که باعث شود برای جبران آن زمان و هزینه زیادی صرف کنید. - بهبود کارایی فرایند:
یک پلت فرم ERP فرایندهای تکراری را حذف می‌کند و نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات را تا حد زیادی کاهش می‌دهد که نه‌تنها بهره‌وری کاربر را بهبود می‌بخشد، بلکه احتمال داده‌های نادرست را که می‌تواند منجر به اشتباهات تجاری پرهزینه شود، از بین می‌برد. - پیش‌بینی دقیق:
نرم افزار ERP ابزارهایی را برای پیش‌بینی‌های دقیق‌تر در اختیار مدیران قرار می‌دهد که به کاربران نرم‌افزار کمک می‌کند تا قبل از هر اقدامی تمام شرایط را بسنجند. بدین ترتیب می‌توانند تمام مسائل مربوط به موجودی و فروش، خدمات مالی و مشتری و… را به‌درستی پیش‌بینی و برنامه‌ریزی کنند. - همکاری بخش:
همکاری بین بخش‌های مختلف، قسمت مهم و ضروری در کسب‌وکار است. از آنجایی که داده‌های وارد شده به ابزار ERP متمرکز و سازگار است، دلیلی وجود ندارد که بخش‌ها نتوانند با هم کار کنند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و هر زمان که لازم باشد همکاری کنند. - مقیاس‌پذیری:
مهم نیست که کسب و کار شما چقدر بزرگ یا کوچک است، اگر بدانید ERP چیست قطعاً با آن رشد می‌کنید، می‌توانید هر زمان که کسب و کار شما آماده گسترش باشد، کاربران جدید یا داده‌های جدیدی به آن اضافه کنید. فقط مطمئن شوید که راه‌حل سازمانی که انتخاب می‌کنید می‌تواند با کسب‌وکار شما رشد کند. - یکپارچگی اطلاعات:
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی به عنوان یک هسته مرکزی تمام اطلاعات را در یک مکان واحد نگهداری می‌کند. این بدان معنی است که می‌توانید پلتفرم‌هایی مانند نرم‌افزار CRM را با نرم‌افزار ERP خود ادغام کنید. - صرفه‌جویی در هزینه:
در هر کسب‌وکاری، شما می‌خواهید بازگشت سرمایه (ROI) داشته باشید و از اشتباهات پرهزینه اجتناب کنید. نرم افزار ERP با یک منبع اطلاعات دقیق و در لحظه، هزینه‌های اجرایی و عملیاتی را کاهش می‌دهد و به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا از منابع خود در سایر زمینه‌های موردنیاز استفاده کنند. - ساده‌سازی فرایندها:
ERP اجرای فرایندها را بین بخش‌های مختلف خودکار می‌کند و با کمک به کاربران در اجرای فرایندهای پیچیده، جلوگیری از ورود دستی و مجدد داده‌ها و بهبود عملکردهایی مانند تولید، تکمیل سفارش و تحویل، کارایی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. - افزایش بهره‌وری:
ERP با در نظر گرفتن سهولت در استفاده طراحی شده است و به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا از انجام کارهای زمان‌بر فاصله بگیرند. با خودکار کردن فرایندهای اضافی، کاربران زمان آزادتری برای کار بر روی پروژه‌هایی دارند که واقعاً به توجه و زمان بیشتری نیاز دارد. - انطباق با قوانین:
یکی از مزایای نرم افزار ERP که اغلب اوقات مورد توجه قرار نمی‌گیرد، این است که چگونه خود را با مقررات در صنعت تولید وفق می‌دهد و ارتباط برقرار می‌کند. پلتفرم‌های قدرتمند ERP برای پیگیری و نظارت بر قوانین و مقررات در صنعت طراحی شده‌اند. - انعطاف‌پذیر:
نرم افزار ERP می‌تواند با نیازهای یک کسب‌وکار در حال رشد سازگار شود و این اطمینان را ایجاد کند که پس از تغییر نیازها یا رشد کسب‌وکار، شما مجبور به خرید راهکار جدیدی نخواهید بود. - قابلیت اطمینان:
ERP داده‌های قابل اعتمادی را ارائه می‌دهد و با قابلیت به‌روزرسانی در لحظه، دقت و ثبات داده‌ها را بهبود می‌بخشد. با این کار، کاربران می‌توانند مطمئن شوند که همه داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها برای استفاده ایمن هستند.
معایب نرم‌افزار ERP
مزایای یک سیستم ERP بلافاصله با پیاده‌سازی نرم‌افزار ارائه نمی‌شود، آنها مدت‌ها پس از اجرای سیستم مشهود خواهند بود. با این حال مواردی هست که به شما می‌گوید معایب ERP چیست:
- از آنجایی که نرم افزار ERP بسیار پیچیده است، توسعه آنها چالش‌برانگیز و پرهزینه است. هزینه یک راه‌حل سفارشی ممکن است نسبتاً بالا باشد. سیستم‌های ERP که قبلاً به صورت سفارشی ساخته شده‌اند، امکانات سریع‌تری دارند، اما هزینه لایسنس آنها نیز نسبتاً بالا است.
- پیاده‌سازی سیستم‌های ERP نیاز به نیروی کار بیشتر و منابع مالی بیشتری برای عملیاتی‌شدن و نگهداری دارد. با این حال، این واقعیت را در نظر بگیرید که این هزینه‌ها در نهایت به افزایش کارایی کسب و کار منجر خواهند شد.
- مقاومت در به اشتراک‌گذاری اطلاعات داخلی بین بخش‌ها می‌تواند کارایی و اثربخشی نرم‌افزار ERP را کاهش دهد.
- با توجه به پیچیدگی نرم‌افزار ERP، یادگیری حتی اصول اولیه یک سیستم برنامه‌ریزی منابع ممکن است مستلزم صرف زمان و تلاش زیادی باشد.
- استفاده کامل از سیستم‌های EPR، پیاده‌سازی، آموزش و سازگاری با راه‌حل جدید نیاز به زمان و صبر دارد.
- پیاده‌سازی نرم افزار ERP نیازمند تنظیمات دقیق است و ساختار یک سازمان باید هنگام طراحی سیستم‌ها، چه پکیج آماده یا سفارشی، در نظر گرفته شود.
چالش‌ها و محدودیت‌های استفاده از سیستم ERP چیست؟
- برنامه‌ریزی پروژه:
انتخاب سیستم ERP مناسب یکی از اولین چالش‌ها در پیاده‌سازی آن است. یکی از مشکلاتی که کسب و کارها در حین اجرای ERP با آن مواجه هستند این است که زمان و بودجه تخمین زده شده از آنها بیشتر است. اکثر کسب‌وکارها پیچیدگی، زمان و بودجه لازم برای پیاده‌سازی این سیستم را دست‌کم می‌گیرند. - کیفیت داده:
با توجه به تأثیر قابل‌توجه داده‌ها بر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان، کیفیت داده‌ها یک موضوع مهم در اجرای سیستم ERP است. داده‌های قدیمی که طی سال‌های گذشته جمع‌آوری شدند و در هنگام مهاجرت به یک سیستم ERP جدید در آن ذخیره می‌شوند، ممکن است کاملاً دقیق نباشند. - الزامات فنی و زیرساختی:
در بسیاری موارد سرورها و سخت‌افزارهای موجود در سازمان نیاز به ارتقا دارند و یا سرورهای جدید و مدرن باید خریداری شوند. کسب و کارها همچنین باید سرعت و پهنای باند دسترسی به اینترنت را نیز در نظر بگیرند، مگر اینکه از یک سیستم ERP تحت وب استفاده کنند. - مقاومت در برابر تغییر:
استقرار یک سیستم جدید سازمانی همیشه باعث ایجاد اضطراب و مقاومت در بین کارکنان می‌شود. پیاده‌سازی ERP نیز به دلیل مقاومت در برابر تغییر می‌تواند دشوار باشد. کارکنان می‌ترسند که این سیستم جایگزین آنها شود یا ارزش آنها کاهش یابد و نتوانند تمام فرایندها و رویه‌های کسب‌وکار را کنترل کنند.
چه صنایعی از ERP استفاده می‌کنند؟
امروزه دیگر اکثر صنایع به خوبی آگاه‌اند ERP چیست؛ نرم افزار ERP را می‌توان در هر صنعتی برای کمک به کارآمدتر شدن یک کسب‌وکار استفاده کرد. این ابزار ارتباط مؤثری را ارائه می‌کند که می‌تواند اطلاعات بین بخش‌های داخلی و خارجی را مدیریت کند، پیروی از دستورالعمل‌ها را نظارت و به فعالیت‌های روزانه برای مدیریت پروژه‌ها رسیدگی کند. همچنین فرایندها و عملیات روزانه کسب‌وکار را در امور مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع، زنجیره تأمین و سایر عملکردها مدیریت می‌کند.
از آنجایی که اساساً نرم‌افزار برنامه‌ریزی سازمانی ارتباط نزدیکی با تولید دارد، راه‌حل‌های ERP به انواع صنایع تولیدی پاسخ می‌دهد. سیستم‌های نرم‌افزاری ERP بسیار متنوع هستند و بخش‌های کلیدی بسیاری از صنایع مانند ماشین‌آلات و قطعات صنعتی، ساخت‌وساز، هوافضا، صنایع غذایی و دارویی، هتلداری و… هستند.
چگونه نرم‌افزار ERP می‌تواند بهبودی در عملکرد سازمان داشته باشد؟
هدف اصلی یک سیستم ERP افزایش کارایی یک سازمان از طریق مدیریت و بهبود نحوه استفاده از منابع است. چرا که کلید اصلی رشد مؤثر و سودآوری کسب‌وکار، در بهبود و یا کاهش تعداد منابع لازم بدون به خطر انداختن کیفیت و عملکرد است.
توسعه اغلب بر اهدافی متمرکز می‌شود که با رشد کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان و همچنین تجزیه و تحلیل چالش‌های تجاری کسب‌وکار منطبق است. یک نرم افزار ERP با انجام یک تجزیه و تحلیل منظم از سیستم‌ها و فرایندها، شناسایی و حذف فرایندهای غیرضروری به بهبود عملکرد کسب‌وکارها کمک می‌کند.
سؤالات متداول:
۱) آیا می‌توان داده‌های فعلی را در سیستم جدید ERP بارگذاری کرد؟
بله. به‌راحتی می‌توانید داده‌ها را از هر سیستم فعلی به ERP منتقل یا تبدیل کنید.
۲) آیا نرم‌افزار ERP فقط برای کسب‌وکارهای بزرگ است؟
نرم افزار ERP برای تمام کسب‌وکارهای بزرگ، کوچک و متوسط عالی است.
۳) مدت‌زمان اجرای ERP چقدر است؟
طول دوره اجرا ممکن است بسته به نیازهای خاص و ماهیت هر سازمان متفاوت باشد.
۴) هزینه‌های پنهان نرم‌افزار ERP چیست؟
نرم‌افزار ERP هیچ هزینه پنهانی ندارد. تمام هزینه‌های اجرا، پیاده‌سازی و پشتیبانی از همان ابتدا مشخص خواهد بود.
۵) در انتخاب ERP چه مواردی را باید در نظر بگیرم؟
قابلیت سفارشی کردن و انتقال داده‌ها و اطلاعات قبلی به سیستم جدید از موارد مهمی است که باید به آن توجه کرد.
نتیجه‌گیری
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی در پیکربندی‌های مختلف کسب و کارها موجود هستند، اما مزایای آنها اساساً یکسان هستند. آنها مقیاس‌پذیرند، بهره‌وری و رضایت مشتری را بهبود می‌بخشند، داده‌ها را یکپارچه، عملیات کسب و کار را ساده و در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کنند.
در جامعه‌ای که محیط دائماً در حال تغییر است و در دنیای کسب‌وکارها، که سازمان‌ها برای به‌دست‌آوردن حاشیه سود بیشتر و بهره‌وری بالاتر، نسبت به رقبای خود رقابت سختی دارند، سیستم‌های ERP نقش کلیدی ایفا می‌کند. این فناوری می‌تواند به طور قابل‌توجهی خلاقیت، کارایی و بهره‌وری کسب‌وکار را افزایش دهد و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا در بازار رقابتی، با توانایی تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیر رقابت کنند.
